Делопроизводство и документооборот на предприятии

Что такое делопроизводство и документооборот

• Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
• Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
• Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
• Если необходимо, оформляется официальный ответ.
• Последний этап – оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.

Документационное обеспечение управления

В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии

• назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
• эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
• регистрацию документа при его отправке адресату.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Что такое делопроизводство? Ведение делопроизводства и документооборота

Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков. Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом – следят за их движением.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Делопроизводство и документооборот на предприятии

В какой ситуации констатирующую часть лучше начинать словами «На основании», а когда «В целях», «Во исполнение», «В связи с» или «В соответствии»? Как грамотно ссылаться на нормативные правовые акты и иные документы, их конкретные положения? Что в тексте можно сокращать?

Организация делопроизводства и документооборота в организации

Они подготавливаются на основании внутренних документов.

Организация делопроизводства

Исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, замечаниях, уточнениях. Порядок согласования и визирования документов, как правило, четко регламентируется инструкцией по делопроизводству в организации. Затем исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Практики организации делопроизводства и документооборота на современном предприятии

Помимо внешней документации регистрации может подлежать ряд внутренних документов (для организаций с разветвленной территориально удаленной структурой, документы из головного офиса в подчиненную структуру): распорядительные документы, исходящие документы, служебные записки, протоколы и акты. Эти документы создаются в системе на основании различных шаблонов, которые уже содержат штрихкод, поэтому специальная распечатка и наклеивание штрихкода на эти документы не требуется.

Общее и кадровое делопроизводство — это организационная необходимость

От того насколько грамотно организован процесс документооборота напрямую зависит финансовый успех деятельности предприятия. Руководителям следует подбирать грамотный персонал, регулярно отравлять секретарей на повышение квалификации и следить за изменениями в законодательстве.

Ведение делопроизводства в организации, учреждении

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например:

Организация и ведение делопроизводства на предприятии

«ДЕЛО» содержит все необходимые инструменты и механизмы для организации работы с документами и автоматизирует такие процессы, как вынесение резолюций на документы, выдача поручений, контроль исполнения документа или его отдельных пунктов, согласование проекта документа, отслеживание движения документа в организации, взаимодействие исполнителей в процессе работы над документом и др.;

Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

СУЭД должна соответствовать существующей информационно организационной структуре предприятия группы предприятий и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры. СУЭД рис. 4 приложение предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая 1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно распорядительных документов подсистема Электронный архив 2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов подсистема Ввод стандартных форм документов 3. управление делопроизводством создание, обработка и систематизация архивного хранения документов подсистема Делопроизводство.

Делопроизводство и документооборот на предприятии

Один из важнейших этапов организации работы с документами – это проведение контроля исполнения документов. Чтобы способствовать повышению эффективности деятельности в целом, данную работу в той или иной форме необходимо проводить в любой организации. Кстати, контроль исполнения можно проводить только после прохождения этапа регистрации входящих документов. Различают два основных направления проведения контроля: по существу поставленных вопросов [. ]