Как правильно передать в архив карточки т-2 в 2020—

Содержание

1 Зачем нужна карточка Т-2
- 1.1 Где хранятся личные карточки формы Т-2
2 Сроки хранения личных карточек
- 2.1 Что отражает личная карточка работника
3 Что такое карточка Т-2
- 3.1 Хранение и ведение карточек Т-2
- 3.2 Срок хранения личных карточек в 2020 году
4 Заполнение формы Т-2 по разделам
5 Пункт 1. Заполнение шапки
- 5.1 Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды
6 Можно ли обойтись без личной карточки
- 6.1 На основании каких документов заполняется личная карточка
- 6.2 Хранение
7 Тема: Хранение документов уволенных сотрудников
- 7.1 Оформление т2 с сдаче в архив
- 7.2 Личную карточку сотрудника можно заполнить по шаблону

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как правильно передать в архив карточки т-2 в 2020 и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Личная карточка работника существует в виде формы Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Ее заполняют на каждого принимаемого вновь сотрудника. И хотя с 01.01.2013 унифицированные формы уже необязательны, этот документ сохранил статус обязательного для всех. О правилах заполнения можно прочитать в статье «Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника».

Зачем нужна карточка Т-2

Первые два раздела можно заполнить сразу — на основе документов, предоставленных новым работником. Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы.

Где хранятся личные карточки формы Т-2

После расторжения трудового договора ЛКР попадает в архив организации. В соответствии с Перечнем типовых архивных документов, утвержденным Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010, остаются они там 75 лет. Но статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 гласит, что это распространяется только на дела, заведенные до 01.01.2003. Если позже, то достаточно 50 лет хранения.

Форму карточки работодатель вправе разработать самостоятельно. Но можно использовать и одну из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (с 2013 года оно стало не обязательным для применения):

Сроки хранения личных карточек

трудовом договоре;
Ф. И. О. и дате рождения;
месте рождения и гражданстве;
владении иностранными языками;
образовании;
профессии;
стаже работы;
состоянии в браке;
семье;
удостоверении личности;
местах жительства (по месту регистрации и фактическом);
номере телефона;
связи с воинской обязанностью;
кадровых перемещениях;
аттестациях;
повышении квалификации;
переподготовке;
наградах;
отпусках;
праве на социальные льготы;
увольнении;
иных данных.

Что отражает личная карточка работника

75 лет — срок хранения документов, оформление которых завершено до 2003 года, а также в отношении лиц, находившихся на госслужбе, не являвшейся гражданской госслужбой;
50 лет — для документов, делопроизводство по которым завершилось после 2002 года.

При приеме на работу на каждого сотрудника нужно оформить внутренний документ, который называется личная карточка. Что именно следует в ней отразить и на каком основании? По какой форме вести этот документ? Как долго хранить личную карточку Т-2? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.

Что такое карточка Т-2

Отсутствие личных карточек является нарушением трудового законодательства. За это работодатель может быть оштрафован в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. Для юрлиц размер штрафа составляет от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а для ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб. При повторном нарушении штрафы увеличиваются: до 70 тыс. руб. для юрлиц, и до 20 тыс. для ИП. Точно такая же ответственность наступает и за ошибки, допущенные при заполнении формы № Т-2 (решение Московского городского суда от 18.07.19 № 7-7127/2019, 7-7207/2019, 7-7210/2019, 7-7126/2019, 7-7154/2019).

Хранение и ведение карточек Т-2

ВНИМАНИЕ. Согласно положениям пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, негосударственные организации вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, а не использовать форму № Т-2. При этом такой первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ (письмо Роструда от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1 ). Однако имеются случаи, когда трудинспекция штрафовала организации за ведение личных карточек не по унифицированной форме. И такой подход находил поддержку у судей (решения Забайкальского краевого суда от 04.02.19 по делу № 7-21-46/2019 и по делу № 7-21-44/2019).

Если работодатель сдает образовавшиеся в процессе его деятельности документы в госархив, то личные карточки по завершении указанных сроков подвергаются экспертизе ценности и могут быть переданы на постоянное хранение (аналогичное положение содержал и Приказ № 558).

трудовом договоре;
Ф. И. О. и дате рождения;
месте рождения и гражданстве;
владении иностранными языками;
образовании;
профессии;
стаже работы;
состоянии в браке;
семье;
удостоверении личности;
местах жительства (по месту регистрации и фактическом);
номере телефона;
связи с воинской обязанностью;
кадровых перемещениях;
аттестациях;
повышении квалификации;
переподготовке;
наградах;
отпусках;
праве на социальные льготы;
увольнении;
иных данных.

Срок хранения личных карточек в 2020 году

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Заполнение формы Т-2 по разделам

договор о принятии на работу;
приказ, выписанный работодателем;
паспорт;
трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
свидетельство о пенсионной страховке;
диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Как заполнить шапку личной карты работника

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Личные карточки заводят на каждого сотрудника. И неважно, сколько человек работает в компании: у каждого должна быть личная карточка. Это правило для ИП, ООО, ЗАО, фермерских хозяйств, садоводческих товариществ и всех остальных работодателей.

Личная карточка сотрудника — документ, в котором есть вся информация о человеке: от номера телефона и адреса до даты увольнения. Личные карточки помогают, если нужно быстро узнать, где живет сотрудник, сколько раз он ходил в отпуск и есть ли у него дети.

Личную карточку сотрудника можно заполнить по шаблону

Мы собрали в таблицу все разделы личной карточки по форме Роскомстата. Таблица поможет выбрать разделы для своей формы, понять, какие документы и сведения запрашивать у сотрудника, и разобраться с заполнением непонятных граф.

В течение всего периода работы в компании здесь будет вноситься информация о всех изменениях, которые будут отражаться также в трудовой книжке работника. Первоначальная запись должна содержать сведения о приеме на работу.

Трудовое законодательство обязывает работодателей формировать на каждого сотрудника личную карточку. Необходимость ее ведения закреплена пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Расскажем, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2.

Для чего нужна личная карточка работника?

Законодательство устанавливает срок заполнения трудовой книжки после приема на работу — 7 дней, но для личной карточки его не определяет. Однако кадровики склонны придерживаться аналогичного срока и записи в трудовой книжке и форме Т-2 заполняются параллельно.

С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение. А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения.

Пункт 1. Заполнение шапки

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

Можно ли обойтись без личной карточки

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

На основании каких документов заполняется личная карточка

Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Мы каждые восемь-десять лет сдаём все архивные дела нашего предприятия в городской государственный архив. А существует ли какая-нибудь нормативная документация, через сколько лет нужно освобождать архив на предприятии и передавать его в город?

Давайте в личное дело запихнём, как сотрудник прекрасно шашлык жарит, когда по профсоюзной путёвке совместно с коллективом на природу выезжает в честь какого-нибудь дня шахтёра или металлурга-высотника (не знаю конкретный профиль вашего предприятия). И не забудьте указать, что весельчак он и рубаха парень. В общем душа компании во время праздников и свой в доску во время посиделок в обеденный перерыв.

Хранение

Как написано в начале статьи, что личное дело – это вся информация касающаяся деятельности работника на данном предприятии или организации. К примеру, выступал он с лекцией на собрании перед коллективом, будьте добры, в протокол занесите и личное дело положите. Допустим, принимал участие в субботники по облагораживанию заводской территории, приколите справку, сколько мешков с мусором он собрал или деревьев посадил.

Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся). Порядок организации текущего хранения личных дел следующий: личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников.

Тема: Хранение документов уволенных сотрудников

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела. Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников.

Оформление т2 с сдаче в архив

В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных¦¦карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их ¦¦должностные лица: ¦¦а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту ¦¦работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к ¦¦постановке их на воинский учет; ¦¦б) ведут и хранят