Как правильно запросить информацию по служебной записке из другого отдела—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как правильно запросить информацию по служебной записке из другого отдела и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Пример 3

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Письмо о переводе на удаленную работу

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Сообщаю вам о звонках на личный мобильный телефон представителями компании «Медицинские услуги». В ходе этих звонков меня настойчиво склоняли пройти медицинское обследование в данной клинике. Прошу ответить на следующие вопросы:

• Если она уже была опубликована в СМИ или сети Интернет.
• Запрашиваемая информация относится к категории ограниченного доступа.
• Вам ранее уже давали ответ на данный вопрос.
• В запросе просят дать правовую оценку действий государственного или муниципального органа или провести какую-то другую аналитическую работу.

Закон об обеспечении доступа к сведениям

Ответ по существу направляют в течение тридцати дней с момента регистрации обращения. Если подготовка требует большего времени, допустимо продление срока до сорока пяти дней. Но с обязательным уведомлением об этом гражданина в течение семи дней с момента получения запроса (ч.6 ст. 18).

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов.

Содержание «командировочной» служебной записки

• дата отъезда и возвращения;
• цель поездки или ссылка на приказ о командировке;
• сведения о транспортном средстве (название, модель, марка, регистрационный номер);
• описание приложений – путевого листа, кассовых чеков, документов на проживание, заправку авто и т.п.

Примеры написания служебных записок

Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде. Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

• уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
• внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
• побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

• о запросе информации;
• о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
• о направлении в служебную поездку или командировку;
• о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

• полные данные и должность руководителя, который вправе издать приказ о поощрении сотрудника;
• должность и ФИО должностного лица, составившего документ;
• просьба о премировании конкретного работника или нескольких человек. В обязательном порядке указывается причина премиальных доплат, их размер и время (число и месяц) выплаты;
• полная информация о работнике (его должность и ФИО без сокращений);
• дата подписания служебной записки (день, месяц и год);
• подпись составителя документа.

• быстро и эффективно решить текущие производственные задачи;
• уведомить должностное лицо о существующих проблемах;
• внести предложения о разрешении конфликтной ситуации;
• согласовывать намеченные действия;
• запросить нужную информацию или получить инструкцию;
• сопроводить иное сообщение;
• списать денежные средства;
• сделать необходимое объявление.

Что такое служебная записка?

Подписывается этот внутренний документ руководителем подразделения, его заместителем или любым иным уполномоченным должностным лицом. С этого момента он вступает в силу до момента удовлетворения просьбы или отказа в этом.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

1. Сотрудник создает служебку.
2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

• бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
• далее указывается наименование документа;
• вносится дата его составления и номер;
• описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
• ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Пример служебной записки

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

Требования к документу

Предложим пример составления обыкновенной служебной записки. Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:

Как правильно написать служебную записку

Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.

На текущий момент на территории отечественного государства действует государственный стандарт Р7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Для организационно-распорядительной документации имеется отдельная статья, где представлены основные особенности и нормативные указания. В пункте 5.15 располагается упоминание относительно СЗ. Важно отметить, что документ носит рекомендательный характер.

Оформление служебной записки по ГОСТ

При условии внесения пункта-отсылки к ГОСТ представленные нюансы нужно будет соблюдать. В самом документе детальное регулирование относится к внешнему виду, особенностям оформления на различных типах бумаги, в том числе регулирование по форматированию. По краям должны располагаться поля 10 и 20 мм справа и слева соответственно. Все документы должны заполняться только на русском. Справа в верхнем углу вписывается адресат, слева наименование бумаги, дата регистрации, регистрационный номер. В заголовке должна отражаться суть служебной записки.

Общее определение

• текст следует оформлять четкими шрифтами, которые легко читаются (Times New Roman, Calibri, Arial, в некоторых случаях допускается Verdana);
• размер шрифта от 12 до 14 pt;
• стандартным межстрочным интервалом считается 1-1,5;
• выравнивание по ширине листа;
• вверху страницы производится нумерация арабскими цифрами;
• отступ абзаца 1,25 см.

Докладная (служебная) записка и ответ на неё. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Докладная записка — это образец документа информационного характера, который применяется в делопроизводстве, а так же в производственных и трудовых отношениях, как написать докладную записку? Составление и оформление докладной записки. Отзыв на исковое заявление (образец). на сайте! Скачать бесплатно образцы и бланки документов. Как написать докладную записку. Образцы и примеры докладной записки. Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Докладная записка составляется для информирования руководства предприятия или структурного подразделения о произошедшей ситуации, о некоторых фактах и прочее.

Следующие:

К примеру, гр-н Соловьев отсутствовал на работе 4 часа и 30 минут, из-за чего на него написали докладную. Руководитель вызвал Соловьева «на ковер» и потребовал изложить на бумаге причины его отсутствия на работе в форме объяснительной. Факты должны быть описаны в хронологической последовательности, шаг за шагом, чтобы в целом вырисовывалась яркая и понятная картина.

Срок хранения служебной записки

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558, СЗ необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Образцы служебных записок для разных случаев

• наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что именно необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Служебная записка – очень интересный и важный справочно-информационный документ. В подсистеме справочно-информационных документов (или информационно-справочных), которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Именно в этот период реальная автоматизация делопроизводства и проекты внедрения СЭД активно влияли на процессы унификации документов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации[1]. Из самого назначения служебной записки следует, что:

Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы?

Бывает, что при внедрении СЭД мы сталкиваемся с подобной ситуацией. Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. При этом специалисты заказчика считают, что они согласовывают служебную записку с приложениями (проектными документами), тогда как на самом деле нужно согласовывать проектную документацию, а служебная записка является просто сопроводительным документом. Маршрут согласования в этом случае должен диктоваться проектной документацией. Аналогичная история встречается при согласовании закупочной документации, планов и т.д.

Правильный выбор основного документа для согласования

Если да, то в проекте СЭД следует сосредоточиться на разработке электронного бланка (электронного шаблона), который необходимо будет поддерживать: – классификаторами вопросов (заголовков), адресатов, типовых резолюций, типовых сроков исполнения; – счетчиками для регистрации (или нет, т.к. не все служебные записки подлежат обязательной регистрации); – метаданными о локализации электронного оригинала, сроке хранения, разрешении изготавливать бумажную или электронную копии, передаче (или нет) на архивное хранение в связи с другими документами, необходимости конвертации в архивный формат (или нет) и другими метаданными, которые отражают процессы управления документами в СЭД.

Такие записки оформляются также в произвольном виде. К ним могут прилагаться ксерокопии необходимых документов. Чаще всего такие записки оформляются на имя директора одной фирмы от главы другой. В случае переговоров с контрагентом обязательно надо оформить два экземпляра служебной записки. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером надо забрать себе и хранить этот документ до тех пор, пока проблема не решится.

Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.

Что это такое?

Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, – это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2019, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2019 по 05.12.2019, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.

Классификация докладных записок

Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует. Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных.

Образцы докладных записок

Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.

Если с буквы ЗАКОНА и для самостраховки (недаром есть мнение опытных бизнесменов, что в бизнесе нельзя доверять никому), то все, что работник передает или высылает в адрес своего руководителя, должно быть ДОКАЗУЕМО. Что это означает?

Трудовой кодекс РФ не содержит никаких условий и требований, предъявляемых к письменному обращению работника к работодателю, касающихся необходимости регистрации такого обращения либо согласования его с кем-либо.

Трудовой кодекс Российской Федерации

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.