Как прошиваются и описываются приказы—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как прошиваются и описываются приказы и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Для типовых документов осуществляется произведение трех проколов при помощи специальной иглы либо шила. Отверстия располагаются на одинаковом расстоянии друг от друга (три сантиметра), начиная с центрального, которое должно быть расположено ровно посередине листа.

Сшивание материалов проводится с левой стороны стопки. От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра). Используемая для продевания нить должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров. Изначально прошнуровка начинается с центрального отверстия с конца документа и протягивается, пока оставшийся хвост нити не составит 15 сантиметров. Затем иголка вставляется в самый верхний прокол, протягивается до нижнего отверстия и снова в центральное. В конечном итоге завязывается узел с концами не менее 6-8 сантимтеров. Поверх образованного узла наклеивается заверительный лист.

Порядок прошивки

Когда нумерация пропущена или нарушена основательно, необходимо переписать номера листов заново. Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер. Если прошивка уже была скреплена заверительной надписью, в ней также производятся исправления.

  • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  • канцелярский клей;
  • ножницы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Документы, подвергающиеся прошивке

  • 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
  • 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  • 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  • 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  • 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
  • 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
  • Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
  • Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

Длина нити

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Прошитые документы нуждаются в обязательном заверении. При этом совсем не обязательно в таковом случае обращаться к нотариусу – заверение производится самим лицом, ответственным за составление такового документа. Заключается оно в уже упомянутом выше скреплении концов нити прошивки бумагой. Эта бумага приклеивается на задний лист документа или на обложку, на ней наносится количество листов и информация о прошивке, а также подпись ответственного лица.

Большинство государственных структур и органов устанавливают свои собственные нормативы делопроизводства, касающиеся подачи необходимых документов. Поэтому прежде чем подшивать документы для подачи в какое-либо учреждение, следует уточнить в его канцелярии правила, по которым таковые документы должны сшиваться. В отношении внутреннего документооборота таковые правила могут быть утверждены как отдельным приказом руководства, так и непосредственно фигурировать в правилах внутреннего распорядка или должностных инструкциях ответственных лиц.

Как прошивать документы: основные нюансы и нормативные акты

  • Прошивка в две дырки. Это – самый простой способ прошивки, так как прошить документы таким образом можно просто при помощи дырокола и ниток, без использования шила или иглы. В таком случае оба конца нити пропускаются через сделанные в листах документа отверстия сверху вниз и связываются с задней стороны.
  • Прошивка в три дырки. Прошивка в три дырки выполняется чаще всего уже с использованием иглы, однако можно использовать и дырокол. Основное правило – все отверстия должны располагаться строго на одной линии, поэтому лучше всего предварительно разметить их. Расстояния между отверстиями должны быть равны и не превышать 3,5 сантиметра. Сшить документы в три дырки можно следующим образом – сначала игла продевается с тыльной стороны в среднее отверстие в документах, после чего продевается через верхнее отверстие с передней стороны и снова вдевается с тыльной стороны уже в нижнее отверстие. После этого иголка снова вдевается с передней стороны в среднее отверстие документа, нитки обрезается и связывается с торчащим из средней дырки концом.
  • Прошивка в четыре дырки. Этот метод позволяет сшить документы в четыре дырки, однако на практике такая прошивка применяется относительно редко. Прошивается такой документ, начиная с тыльной стороны со второй дырки сверху. После неё нить заводится в верхнее отверстие и снова выводится через второе на переднюю сторону. Потом прошивается третье отверстие, нить выводится через четвертое и снов проводится в третье, после чего завязывается узлом.
  • Прошивка в пять дырок. В целом, такой способ сшить документы позволяет обеспечить максимальную надежность прошивки при относительной возможности выполнить данную процедуру вручную. Он подразумевает прошивку в пять дырок. Она проводится аналогичным способом, как в случае с тремя или четырьмя дырками. Прошивают, начиная от средней дырки с тыльной стороны, двигаясь в любую сторону. Точно таким же образом, как и в предыдущих вариантах сшивания, необходимо возвращаться по верхней стороне в те же самые отверстия. Для такого метода сшивания также применяют и специальные машинки.
  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).
  • Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
  • Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.
Рекомендуем прочесть:  Расчет Пенсии В Зоне Осселения В Тульской Области

Какими нитками сшивать документы?

Эти свободные концы приклеиваются бумажной наклейкой размерами 3-4 см так, чтобы она закрыла собой только часть ниток. Концы должны быть видимы. На наклейке необходимо сделать заверительную надпись, в которой указывается буквально следующее: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью N-ное количество листов (дата, подпись)». Это должна быть подпись руководителя или лица, в чьи полномочия входит регистрация документооборота в данном журнале. Затем ставится печать, которая должна оставить оттиск как на бумажной наклейке с заверительной надписью, так и на обложке или листе журнала, к которому приклеены свободные концы ниток.

Как заполняется графа 1 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Если предыдущую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них завершили на определенном номере, например, на 1000, то следующую книгу начинать с номера 1001 или с номера 1?

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна присутствовать у каждого работодателя.
Согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
В Правилах ведения и хранения трудовых книжек установлены определенные требования: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил).
Требований, как мы видим, совсем немного. Несоблюдение их может обернуться ощутимыми потерями для работодателя в виде штрафов.

Материалы по теме:

Обычно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – КУДТК) заменяют, когда заканчивается предыдущая, когда она исписана до последней строки. Но бывает, что замену приходится производить раньше. Так, нередко, устроившись на новую работу, кадровик обнаруживает, что КУДТК ведется в компании не по утвержденной форме.
Гострудинспекция при проверках зачастую обнаруживает, что КУДТК ведется работодателем по «своей» форме или после утверждения новой формы в 2003 г (Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) работодатель завёл КУДТК по старой форме, действовавшей прежде, – видимо, взял книгу из старых запасов.
Если КУДТК ведется работодателем по своей собственной форме, то к этому претензии при проверке со стороны инспектора будут однозначно. К старой форме КУДТК проверяющие могут быть еще не так строги.
Сегодня мы рассмотрим порядок замены старой книги учета трудовых книжек (которая велась «не по форме») на новую утвержденной формы.

В нём дается определение копии — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия, естественно, должна быть заверенной, в письме заверенной копией называется копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Собственно, всё логично и просто.

Однако он определяет, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (статья 23), а упорядочение архивных документов – это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (статья 3).

Рекомендуем прочесть:  Забмрают Ли Присиавы Наличные

Точка зрения законодательных органов

  • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;
  • п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
  • п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;
  • п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).
  • ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  1. Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
  2. Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
  3. Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
  4. Снова пускаем нить в среднее отверстие.
  5. Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Процесс сшивания

Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации. Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

Следующим шагом будет проставление нумерации для каждой страницы. Проставленная нумерация помещается в правый верхний угол лицевой стороны страницы. Опись при нумерации не учитывается. Все иллюстрации должны нумероваться с другой стороны листка.

Процесс сшивания документов

Как правило, в делопроизводстве прошивка требуется для кадровой и бухгалтерской отчетности, на хранение которой отводится более 10 лет. Исключение составляет Федеральная Налоговая Служба. В этот орган с 2013 года позволено подавать документы без прошивки.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Где купить журналы?

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, т.е. созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия), создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Входящие документы

  • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
  • Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

Напомним, что раньше контролирующие органы допускали представление подшивок, заверенных на обороте последнего листа, только для многостраничных документо Для остальных же заверительную визу нужно было ставить на каждом лист В нынешних разъяснениях Минфина подобной оговорки нет. То есть подшивка может объединять в себе разные документы (например, и накладные, и счета-фактуры).

13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

  • Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
  • Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  • Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Обязанности

  • Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
  • Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
Ссылка на основную публикацию