Нужно ли ставить синюю печать на фирменном бланке организации при написании гарантийного письма

  • составляется на фирменном бланке организации формата А4 (если такой бланк имеется);
  • текст должен быть изложен в деловом стиле;
  • не допускаются размытые выражения, не содержащие особой смысловой нагрузки;
  • текст должен быть сухим, четким и ясным;
  • обязательно наличие подписи руководителя организации, а также подписи главного бухгалтера (в случае, если дело касается выполнения тех или иных финансовых обязательств, а также гарантии оплаты);
  • должно содержать печать юридического лица;
  • следует подробно расписать, на основании чего возникли правоотношения, какие гарантии предоставляются, в какие сроки будут произведены определенные действия и т.д.;
  • при необходимости к документу следует приложить все бумаги, с которыми должна будет ознакомиться вторая сторона;
  • бланк должен содержать все реквизиты юридического лица.

Гарантийные письма представляют собой одну из форм деловой переписки, которая сегодня активно используется многими компаниями. Гарантийное письмо имеет несколько отличий от подобных документов, а если знать правила оформления, то составить его можно быстро.

Особенности

Действующее законодательство не содержит каких-либо требований к форме гарантийного письма, а также порядку его написания. Однако при его составлении все же необходимо руководствоваться общепринятыми правилами деловой переписки.

Смысл проистекает из самого названия — это документ, выражающий волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, к примеру: оплата задолженности, выполнение определенных, взятых на себя, обязательств, совершение определенных действий.

Выражение «гарантийное письмо» подразумевает под собой достаточно широкий спектр документов, объединяющий в себе одно — кто-то что-то кому-то гарантирует. В данном материале мы раскроем вам, как правильно написать гарантийное письмо, приведем образцы разных гарантийных писем, а также поясним для чего они вообще нужны.

Что должно содержать гарантийное письмо

  • от кого исходит, и кому адресовано данное письмо, иными словами, стороны;
  • реквизиты стороны-гаранта, адрес, контакты;
  • дата документа, и, если вы ведете тщательное делопроизводство в своей компании — исходящий номер документа;
  • суть изложенного — кто, что гарантирует, в какие сроки;
  • должность, ФИО должностного лица, подписавшего письмо;
  • печать организации, кроме случаев подписи письма представителем по доверенности; в этом случае понадобятся данные об этой доверенности;
  • если составлял исполнитель — данные и контакты исполнителя.

Несмотря на то, что закон никак не предусматривает форму гарантийного письма, неверно составленный документ может стать причиной объявления его недействительным. Основной причиной, по которой гарантийное письмо может быть признано ничтожным, является нечёткость формулировок, невозможно точно определить намерения автора.

Исходя из содержания документа бланк должен обязательно содержать шапку, собственно текст с обещанием выполнить обязательства, а также дату, подпись и расшифровку подписи должностного лица, представляющего компанию. Поэтому за основу бланка можно взять такой.

Гарантийное письмо об оплате товара. Образец заполнения

Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.

  1. Гарантийное письмо об оплате задолженности или на оплату приобретенного товара. Этот документ чаще всего используется в отношениях фирм и компаний. Таким письмом компания подтверждает обязательства – своевременно осуществить оплату за услуги/товары, что были предоставлены в долг.
  2. Гарантийное письмо на выполнение работ. В таком документе, помимо номера/даты «исходящего» и адресата, обычно указываются сами обязательства (к исполнению), их объем и сроки. Формулировки — «Гарантируем…», «Настоящим гарантируем…» и пр. А также реквизиты, подпись с расшифровкой и печать.
  3. Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя. Этот документ нужен для регистрации юр/лица, не имеющего своего помещения и арендующего площадь. По запросу арендатора собственником помещения оформляется подобный документ (то есть, подтверждение юридического адреса компании), который по сути является гарантией предоставления организации указанного в регистрационных документах помещения в аренду. Стоит отметить, что отсутствие этого письма не может стать поводом для последующего отказа в регистрации.
  4. Гарантийное письмо на поставку товара.В этом документе обычно пишут об обязательствах поставщика относительно сроков и количества товаров/услуг. Письмо должно максимально четко отвечать ранее подписанному вами договору.
  5. Гарантийное письмо о трудоустройстве.Данный документ создается на бланке предприятия-адресата. В тексте письма указывается – кому, от кого и по какой специальности предоставляются гарантии в трудоустройстве.
  6. Гарантийное письмо приема на работу. Этот документ являет собой подтверждение подписания договора на базе трудовых отношений между работодателем и самим сотрудником. Такое письмо часто требуется предоставить в ФМС при, например, отправлении сотрудника в другую страну. Также письмо используется в качестве юридического документа, при традиционном трудоустройстве и регулировании отношений «работник/работодатель».
  7. Гарантийное письмо для приглашения иностранца. Его составляет юридическое лицо, по приглашению которого в страну прибывает для работы иностранный гражданин. В письме указывают, что организация обязуется обеспечить такого работника жильем, регистрацией, медицинской и прочей помощью на весь срок его пребывания в РФ. Все доходы при депортации сотрудника организация тоже обязуется взять на себя.
Рекомендуем прочесть:  Взятка администрация

Одна из неотъемлемых составляющих деловых отношений – это деловая переписка. Одним из видов которой, в свою очередь, является гарантийное письмо. В нем отправителем выражаются обещания/гарантии осуществления каких-либо действий относительно адресата, напрямую связанных с интересами адресата. Письмо это – не официальное обязательство, а подтверждение обязательств, которые берет на себя отправитель. Каждое гарантийное письмо в обязательном порядке подписывается руководителем организации, имеет соответствующие печати и регистрируется через канцелярию компании.

Как оформить гарантийное письмо – нюансы составления гарантийного письма

Большая часть подобных документов начинается с фраз «Настоящим письмом заверяем (гарантируем)…» или «Ввиду договора, подписанного между нашими компаниями и осуществленной предоплаты…», и пр. При условии, что речь в письме – о гарантиях оплаты, в обязательном порядке указываются реквизиты банка. Также к письму нередко прикладывают копии определенных документов, если в этом есть необходимость.

В связи с тем, что гарантии в письменной форме содержат в себе определенные обязательства, то отправителем и составителем его должна быть сторона, которая является плательщиком или должником. Требования к документу зависят от составителя:

Кто может составлять такое письмо?

Несмотря на то, что гарантия в письменной форме не упоминается в законодательстве как юридический документ, при возникновении разногласий между сторонами о невыполнении каких-либо обязательств, он должен сыграть роль доказательной базы для его получателя в том, что должник давал обязательство о выполнении условий договора, но не выполнил их. В связи с этим необходимо выполнять некоторые требования, касающиеся правильного составления документа и включения всех необходимых пунктов в его содержание.

Как правильно составить?

  • иностранцев в РФ или при отправке россиян для работы в другую страну;
  • граждан, принимающих участие в программах по переселению;
  • бывших заключенных, освободившихся условно-досрочно;
  • молодых специалистов или студентов.
  • Данные о стороне, которая его составила, а также о том, кому адресовано письмо.
  • Дата.
  • Суть гарантии, включая сроки и другие составляющие.
  • Должность и ФИО лица, поставившего подпись.
  • Печать компании.
  • Подпись исполнителя.

Что нужно учесть при составлении?

В данном документе предоставляется гарантия о том, что в установленный срок будет окончена работа или оказана услуга, согласно условиям договора. В случае его поэтапного исполнения возможно прописать несколько дат. Также исполнитель гарантирует надлежащее качество, которое соответствует тем или иным стандартам.

Оплата и погашение задолженности

Однако при предъявлении в разных государственных инстанциях (например, в налоговой инспекции при постановке юрлица на учет или в миграционной службе при трудоустройстве иностранца) документ принимается как подтверждение действий владельца помещения, в первом случае или работодателя, во втором случае. Поэтому здесь можно говорить о гарантийном письме как об имеющем юридическую силу документе.

Ни для кого не секрет, что время от времени на пути каждого предпринимателя встречаются непорядочные покупатели, поставщики, исполнители работ или услуг. Если в ваших отношениях действует предоплата, то гарантийное письма может и не понадобится. Конечно, не с каждым партнером надо начинать общение с требования гарантийного письма. Если у вас есть служба безопасности, то ситуация намного упрощается. Ее специалисты перед каждой сделкой проверяют контрагентов, наводят подробные справки. Если же такой службы нет, то попросите будущего партнера назвать вам своих некоторых клиентов. Обзвоните их и спросите, насколько точно выполняются условия сделок. Кроме того, можно поинтересоваться о порядочности и платежеспособности партнера, с которым планируется сделка, у своих знакомых по профессиональной среде. И поставщики, и покупатели в определенной отрасли всегда одни и те же, поэтому их обязательно знают и другие ваши партнеры.

Рекомендуем прочесть:  Как сделать запись о совместительстве в трудовой книжке задним числом в другой организации—

Правила написания гарантийного письма

Если же одна из сторон все-таки нарушила обязательства по договору, то вторая сторона вправе начать выяснять с ней отношения в суде. Но в досудебных переговорах стороны могут заключить мировое соглашение, итогом которого станет гарантийное письмо. Поводом для предоставления гарантийного письма может быть и не предстоящий суд. Невыполненные обязательства по договору могут сразу же привести к переговорам, и чтобы пострадавшая сторона не обращалась в арбитраж, чтобы не применялись штрафные санкции, предоставляется гарантийное письмо. Чаше всего в нем говорится, что покупатель обязуется выполнить просроченные финансовые обязательства, к такому письму прилагается график погашения задолженности. Далее получатель письма следит, чтобы все сроки по письму соблюдались. Если же и они нарушаются, то мирового решения вопроса уже не получится, стороны встречаются в суде.

Особенности написания письма об оплате долга

Опытные бизнесмены очень хорошо знают это понятие и довольно часто пользуются документом под названием «гарантийное письмо». Если вы только начинаете вести свой бизнес, то обязательно изучите эту информацию, она поможет вам ориентироваться в сложных процессах сотрудничества с многочисленными партнерами.

Подобные документы – наиболее распространенные. Гарантийное письмо от организации об оплате, образец которого представлен в конце статьи, свидетельствует о том, что компания приняла на себя обязательство по оплате товаров, услуг или задолженности в определенные сроки.

Об оплате счета, задолженности

Гарантийное письмо – вид деловой переписки между юрлицами. Документ в письменной форме подтверждает намерение адресанта выполнить обязательства, условия в заранее определенные сроки и в запрашиваемых стороной объемах. Подобное подтверждение используется, если стандартной договоренности недостаточно. Также обычно гарантийное письмо применяется, если заключение стандартного договора по каким-либо причинам нецелесообразно.

Разновидности гарантийных писем

Достоверность юридического адреса подтверждается так: собственник помещения пишет гарантийное письмо о том, что он предоставляет учредителю юридический адрес. В дальнейшем сотрудник налоговой инспекции звонит по указанному в документе номеру. Если он не получит ответ или подтверждение гарантии от собственника помещения, то указанный в письме адрес будет признан недостоверным, и заявитель получит отказ в регистрации компании.

ФЗ, некоммерческая организация должна иметь печать со своим полным наименованием на русском языке. Поскольку бюджетное учреждение является такой организацией, то требование о наличии печати распространяется и на него.*

Как правильно написать гарантийное письмо (образец, бланк)

Мы хотим оспорить данный документы. Поскольку сделаны они недобросовестным сотрудником. Аноним 20.11.2007, 08:02 В последние годы стало модным буквально понимать выражение «пвчать на подпись …».
Её и лепят прямо на подпись. Не разберёшь ни печать, ни подпись.Правда, в банке такое не проходит…А в остальных случаях можно и от ворот поворот получить, тем более в суде не докажешь, чья подпись стоит, т.к. она заляпана.Для подделок — класс, вроде бы и то и это есть, но непонятное… vuqar_43 26.01.2009, 18:16 Скажите пожалуйста если на расписке об уплате денег есть печпть но нет подписи человека который принял деньги правомочен ли документ vuqar_43 26.01.2009, 18:19 Скажите пожалуйста если на расписке обподписи человека который принял деньги правомочен ли документ уплате денег есть печпть но нет saigak 26.01.2009, 18:37 Оттиск печати касается окончания наименования должностного лица.

Какую ставят печать на письмах и документах

Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.

Ссылка на основную публикацию