Содержание
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек (см. также п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.
Заверение трудовой книжки с 2021 года: образец заверенной копии
Рассмотрим его на конкретных образцах. Внимание! Эти документы помогут вам оформить предоставление заверенных копий трудовых книжек работникам в соответствии со всеми требованиями трудового законодательства и ГОСТов: Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно Новые правила заверения трудовой книжки, которые действуют в 2021 году, вступили в силу с 1 июля 2021 года.
Правильное заверение трудовой книжки в 2021 году: образец
Напомним, что с этой даты начал действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2020.
Для чего необходима копия ТК
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.
Где можно заверить документ
Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
- на документе ставится отметка «Верно»;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
- указывается дата заверения;
- с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.
Копировать необходимо все страницы, в которых сделаны записи. Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки. А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.
Новые правила заверения копии трудовой книжки в 2021 году
- В качестве подтверждения наличия работы у человека для кредитной организации при оформлении запроса на кредит.
- Для подтверждения сведений, указанных в анкете, например для получения определенных документов.
- Для определения длительности общего стажа, а также постоянства работы на последнем месте. Эта информация часто является необходимой кредитным организациям.
- Для определения причин увольнений с предыдущих мест. Такая информация может быть важной для нового работодателя, если человек пытается трудоустроиться на дополнительную работу.
- Для подтверждения трудоустройства при оформлении льгот и пособий.
До недавнего времени ксерокопия документа требовалась для оформления загранпаспорта. Но, со вступлением в законную силу Приказа ФМС РФ №320 в 2013 году, такая необходимость отпала. То есть гражданин имеет право не предоставлять трудовую книжку. Теперь, чтобы подтвердить трудовую деятельность, необходимо просто заполнить соответствующее поле в анкете.
В конце заявления ставится дата составления и подпись. Заявление рассматривается работодателем не более 3 дней. После чего работодатель издаёт приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника. Например, это может быть специалист по кадрам.
Как правильно заверить копию трудовой книжки — образец заверенной ксерокопии
Поэтому требование сотрудников паспортного стола о предъявлении трудовой книжки, считается неправомерным. В этом случае гражданин имеет законное право не выполнить это требование. А также пожаловаться на действие сотрудника.
Трудовая книжка представляет собой юридически значимый документ, поэтому подойти к вопросу оформления его заверенной копии необходимо с особым вниманием. Во время работы на официальной основе книжка хранится у работодателя, и именно от несет ответственность за его должное заполнение и сохранность. Если гражданин не работает по трудовому договору, трудовая хранится у него на руках.
Как правильно заверить работодателем?
Предоставление в банк – самая распространенная причина появления необходимости оформления копии трудовой книжки. Если в момент подготовки документа сотрудник официально трудоустроен, дубликат он получает в компании. Для этого им составляется заявление, на основании которого кадровиком заверяется и выдается копия, с учетом всей правил, указанных в предыдущем пункте.
Образец заверения для банка
Получить копию трудовой книжки может каждый сотрудник. Для этого ему необходимо оформить специальное заявление и передать его специалисту, несущему ответственность за внесение записей в документ и его хранение. Чаще всего в качестве такового работодатель назначает кадровика.
- отсутствие подписи лица, на которое оформлена трудовая книжка (если заверяется каждая страница, она должна присутствовать везде);
- не везде есть слова «Копия верна» или «Верно»;
- не везде проставлена печать;
- оттиск печати не задевает краем изображение на копии;
- отсутствие надписи о том, что работник продолжает трудиться в организации на текущий момент;
- отсутствие указания о том, где хранится трудовая книжка;
- заверяющий сотрудник не имеет соответствующих полномочий.
Если заверяется только одна страница, то копии всех страниц трудовой книжки должны быть правильно сшиты. Это делается так:
В 2020 году действует новый ГОСТ, предписывающий делать ещё одну надпись на копии книжки, — указывать, в какой именно организации хранится оригинал (например, «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Тензор» в деле № 23 за 2019 год», дата, подпись должностного лица, штамп). Это правило действует в случае, если копия требуется для предоставления в стороннюю организацию. Образец такого заполнения можно увидеть на иллюстрации:
Порядок заверения
- заверение копии каждого листа трудовой книжки;
- заверение копии только одного листа после того, как все копии сшиты вместе.
Если выбран второй вариант, при сшивании копий необходимо указать на каждой номер страницы. При утрате хотя бы одной из страниц (или если они не прошиты) заверенная копия книжки будет недействительна. Если копии сделаны с двух сторон, заверять нужно каждую из них. Изображение на копии должно быть контрастно, хорошо читаемо. Оттиск печати организации при этом должен задевать хотя бы частично саму копию — штамп, проставленный на белом поле листа, не будет считаться действительным.
При подаче в территориальный Фонд социального страхования (сокращенно — ФСС) документации по назначению сотрудникам различных пособий и выплат бухгалтеру надлежит составить и заполнить опись соответствующих бумаг.
Нормативно-правовая база и бланк
Опись заявлений и документов, необходимых для назначения и выплаты застрахованным лицам соответствующих видов пособий, — это обязательный для оформления регистр. Он заполняется строго по форме, утвержденной Приказом ФСС № 578 от 24.11.2017. Опись документов в ФСС (бланк скачать 2020 года можно далее) применяется в обновленном виде, начиная с 29.12.2017.
Как заполнить опись в ФСС
После оформления шапки документа специалисту необходимо заполнить табличную часть. Таблица состоит из пяти колонок, в которых указывают порядковую нумерацию, Ф.И.О. сотрудников, которым назначается пособие, виды выплат, а также краткое наименование и количество страниц документальных оснований для выплат.
Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора. Это законно, а работодатель обязан все документы предоставить в те же сроки – до трех дней (62-я и 89-я статьи ТК, 7-я ст. Правил).
- Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом:
- адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
- указываются ФИО и должность работника;
- обращение именуется «Заявлением»;
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст. ТК (при этом работник не обязан указывать причину, а работодатель не вправе ею интересоваться, но, если сотрудник захочет указать, что «копия нужна для предоставления в банк», никто ему помешать не может);
- заявление подписывается работником собственноручно, указывается дата составления обращения.
- Руководитель, рассмотрев заявление в срок не позднее 3-х дней, издает приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника (например, инспектора отдела кадров).
- Уполномоченное лицо бесплатно изготавливает ксерокопии всех страниц трудовой книжки. При этом можно использовать любое копировальное оборудование, но дубликаты должны получаться разборчивыми, любые полосы, подчистки и исправления недопустимы.
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?
Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.
- обратившись в организацию, в которой он в данный момент работает;
- обратившись к нотариусу (этот вариант применяется, если человек нигде не работает официально, либо организация ликвидирована, и книжка имеется у него на руках).
В каких случаях может понадобиться копия трудовой книжки
Если у гражданина есть на руках заверенный вариант копии трудовой книжки, значительно упростится процесс восстановления утерянного ранее документа. Из нашей статьи вы узнаете, как правильно оформить копию трудовой книжки, образец будет представлен далее.
Похожие публикации
В ряде случаев гражданам может потребоваться копия трудовой книжки. Такой документ может быть принят в некоторых ведомствах и учреждениях только при условии, что он правильно оформлен. Как правильно сделать копию трудовой книжки? На протяжении какого срока она имеет юридическую силу? Ответы на эти и другие вопросы — в нашем материале.
Загрузка...
