Возмещение денег за бензин

Содержание

Возмещение работнику расходов на бензин для личного авто, используемого в служебных целях, может уменьшать вашу прибыль

Судьи считают – можно, если расходы обоснованы и имеют производственную направленность. Например, положительное для налогоплательщика решение приняли арбитры Западно-Сибирского округа (постановление от 26.09.2014 № А46-15928/2013), проанализировав заключенные с работниками договоры об использовании ими личного транспорта в служебных целях. В договорах предусматривалось, что работники обязаны:

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

Минфин ограничил компенсацию топлива за использование личного транспорта в служебных целях

Минфин России в письме от 19 августа 2020 г. № 03-03-06/1/48789 «Об учете в целях налогообложения прибыли организаций стоимости горюче-смазочных материалов, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях» ответил на вопрос налогоплательщика о нормах отнесения на затраты организации стоимости бензина и дизельного топлива, возмещенного работникам, использующим личные автомобили в служебных целях. Стоимость ГСМ, как уточнили чиновники, можно отнести на уменьшение прибыли только в пределах установленных лимитов.

Получи компенсацию и пособие

  • соглашение об использовании личного автомобиля, входящее в трудовой договор;
  • соглашение об эксплуатации авто, оформленное отдельным договором (данный вариант удобнее тем, что в случае изменений порядка выплаты компенсации в связи с ростом цен на ГСМ или чем-то еще, соглашение будет проще переоформить).

Компенсация ГСМ

Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем. Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.

Рекомендуем прочесть:  Расписка о получении ключей от помещения—

Возмещение денег за бензин

— для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документы <15>. Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательно <16>. Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;

Компенсации за использование личного авто сотрудника

Минфин России и раньше указывал, что, по его мнению, расходы на ГСМ включены в состав компенсации и не должны признаваться расходами по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). При этом финансовое ведомство ссылается на действовавший в то время документ — письмо Минфина России от 21 июля 1992 года № 57 (далее — Письмо № 57), касающееся условий выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок. Причем пункт 3 Письма 57, действительно, указывал, что в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат и на ГСМ.

Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо

Данный способ не требует большого количества бумаг. Достаточно личного заявления водителя, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации. На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы.

Что выгоднее: арендовать машину у сотрудника или компенсировать ему расходы

Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

Возмещение денег за бензин

К примеру торговый представитель сдает в конце месяца путевой лист, и указал в нем пробег 3200 км, приложив соответственно чеки с АЗС. При каталожном расходе вашего автомобиля 8,2 л/100 км вам должны заплатить за 262,4 литра бензина (3200*8,2/100), что сейчас составляет приблизительно 9446,4 руб (262,4*36 руб.). В некоторых организациях оплата ГСМ фиксированная и не зависит от ваших пробегов — дали 7000 руб. на месяц и вертись как хочешь.

Выплачиваем работнику компенсацию за — использование автомобиля

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начислени я пп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н . Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Рекомендуем прочесть:  Российские Журналы Входящие В Базу Агрис 2020

Возмещение расходов на ГСМ и ремонт

Использовать в работе автомобили сотрудников можно по разным основаниям. Если заключен договор аренды, то обычно расходы на ГСМ возмещаются в полном объеме на основании авансовых отчетов сотрудника и учитывать их нужно по правилам, изложенным в статье. Однако некоторые работодатели платят сотрудникам компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Размер компенсации можно установить любой. Но вот учесть при УСН получится только сумму в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А норма эта незначительна: 1200 либо 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя авто (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). Причем данная выплата уже включает в себя стоимость ГСМ, а также износ и технический ремонт автомобиля (п. 3 письма Минфина России от 21.07.92 № 57). Соответственно если вы платите компенсацию, то такой статьи расходов, как ГСМ, у вас в налоговом учете уже не будет.

Компенсация за использование личного автомобиля

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

Учет компенсаций ГСМ

  • организация, выплачивающая компенсации работникам, должна оформить с работниками соглашения о выплате компенсации и (или) выпустить приказ (другой внутренний локальный нормативный акт), где зафиксированы размеры компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат;
  • от каждого сотрудника, получающего компенсацию, необходимо получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства и ПТС, которые будут подтверждать, что используемый автомобиль принадлежит сотруднику;
  • выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
  • компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количе-ства календарных дней в месяце;
  • за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается, то есть сумма к выплате рассчитывается пропорционально количеству отработанных дней.

Учет оплаты топлива для личных автомобилей сотрудников

Прежде всего, для каждой машины нужно установить норму расхода топлива на один километр. Если для автомобиля есть норма, утвержденная Минтрансом России*, то следует придерживаться ее. Если такой нормы нет, организации придется разработать свою собственную (подробно о том, как рассчитать норму, читайте в статье «Практические советы по учету и списанию ГСМ»).

Ссылка на основную публикацию