Деловое письмо отказ

Деловое письмо отказ

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой. Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны.

Юридическая консультация

Практика написания деловых писем не всегда подразумевает написание писем позитивного содержания. Бывают и письма-претензии , и жалобы , и письма-отказы. О них мы и поговорим в этой статье. Говорить « нет» и так непросто , да еще и деловой этикет требует делать это так , чтобы сохранить и отношения , и имидж партнера , максимально лояльного к собеседнику. В этой статье мы подробно рассмотрим структуру писем-отказов; здесь же вы найдете образцы речевых клише для написания этих писем.

9 секретов как написать письмо-отказ

Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.

Деловое письмо отказ

К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ. Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях. Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.

Как грамотно написать письмо отказ

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

УЖ ПОСЛАЛА ТАК ПОСЛАЛА

И дело уже не в нашей нелюбви к адресату, а в графике платежей! Причем чем меньше ситуация зависит от нашей воли, тем лучше. Кредит предоставляется только на таких условиях «в соответствии с положениями устава банка» — хорошо. Рядовой сотрудник не может повлиять на устав, он в данном случае пешка, стрелочник… Требование обусловлено «предписаниями Министерства Финансов Российской Федерации и нормативами Центрального Банка России…» — еще лучше. Эти гады наверху не позволяют нам дать вам кредит – представляете, какая наглость!

Примеры писем-отказов на английском языке с переводом

Спасибо за Ваше предложение организовать семейный выходной для наших сотрудников, но мы вынуждены Вам отказать. Сейчас у нас сезон продаж с одной стороны и сезон отпусков с другой, поэтому мы просто не можем позволить себе дополнительный выходной на данный момент. Я вернусь к рассмотрению Вашего предложения осенью или зимой.

Этикет делового письма

Общие правила составления деловых писем касаются любой переписки, будь то письмо, в котором обговаривается встреча, или это письмо-отказ несостоявшемуся партнёру. Структура практически всегда одна и та же, её можно просто запомнить, а вот содержание характеризует автора, а в его лице и компанию, которую он представляет, как цивилизованного, корректного и грамотного собеседника. Переписка очень часто является эмоционально затратной и сложной работой, поскольку общение с помощью электронных средств стало одной из главных и в принципе неотъемлемой частью работы делового человека.

Деловое письмо отказ

Особенно, если вы потратили много времени на прохождение различных этапов собеседований, то будет неправильно оставлять HR-менеджера в неведении, почему вы отклоняете предложение. Тем не менее, нет необходимости вдаваться в подробности и говорить о том, что другая компания вам предложила лучшие условия или, что вы всю прошедшую неделю провели в мучительных раздумьях по поводу своего решения. Самое лучшее, что вы можете сделать — это честно и кратко объяснить причину, почему вы не принимаете предложение.

Деловое письмо отказ

4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.

Деловое письмо отказ

Итак, решение принято: ответить отказом. Вы не можете удовлетворить просьбу, принять предложение, вам невыгодно сотрудничество и т. д. В этой неприятной, в общем-то, ситуации есть один положительный момент: ответ надо дать письменно, а значит, к нему можно подготовиться. Существует определенная техника отказа с пониманием, для того чтобы ответ был воспринят без негатива. Т. е. чтобы достичь нужного эффекта и произвести желаемое впечатление, надо постараться поставить себя на место адресата и убедить его в том, что вы на его стороне, но помочь в данный момент ничем не можете. В конце концов, как говорят философы, «нет» — это не диагноз, это краткосрочная перспектива. В другое время, при других обстоятельствах ваш ответ мог бы быть положительным, и такой вариант не исключен в дальнейшем. Даже если вы сами сейчас в это не верите, ситуация может измениться самым неожиданным образом, поэтому избегайте категоричных отказов. Вместе тем ваш ответ должен быть твердым, обоснованным и лаконичным, а также предельно вежливым, выдержанным в деловом стиле, ведь это официальный ответ.

Деловое письмо отказ

Недавно проходил тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

Техника делового письма

Неуважительный тон всегда ощущается вашим оппонентом. Послание такого рода формирует отрицательное отношение как к предмету разговора и автору письма. Профессионалы советуют большое внимание обращать на тон документа. Особенно это относится к написанию писем, содержащих отказ. Подробно уделим внимание этике делового письма на примере письма-отказа. Для начала, необходимо сформулировать причины отказа и обоснование своей позиции, и только потом перейти к констатации факта. Используйте следующие обороты: «Ваш запрос не может быть удовлетворен по причине…»; «К сожалению, мы вынуждены ответить отказом на Вашу просьбу»; «Глубоко сожалеем, но удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным».

Деловое письмо отказ

Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой может многое зависеть, ведь именно он должен убедить адресата в правомерности написания письма. Если это письмо-ответ на запрос, на приглашение, письмо-благодарность, то уже в первом же предложении будет уместным вежливо выразить благодарность.