Содержание
Выражение «гарантийное письмо» подразумевает под собой достаточно широкий спектр документов, объединяющий в себе одно — кто-то что-то кому-то гарантирует. В данном материале мы раскроем вам, как правильно написать гарантийное письмо, приведем образцы разных гарантийных писем, а также поясним для чего они вообще нужны.
Что такое гарантийное письмо
Смысл проистекает из самого названия — это документ, выражающий волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, к примеру: оплата задолженности, выполнение определенных, взятых на себя, обязательств, совершение определенных действий.
Что должно содержать гарантийное письмо
- от кого исходит, и кому адресовано данное письмо, иными словами, стороны;
- реквизиты стороны-гаранта, адрес, контакты;
- дата документа, и, если вы ведете тщательное делопроизводство в своей компании — исходящий номер документа;
- суть изложенного — кто, что гарантирует, в какие сроки;
- должность, ФИО должностного лица, подписавшего письмо;
- печать организации, кроме случаев подписи письма представителем по доверенности; в этом случае понадобятся данные об этой доверенности;
- если составлял исполнитель — данные и контакты исполнителя.
- Реквизиты получателя.
- Наименование компании.
- Должность, Ф. И. О. руководителя или его официального представителя.
- Данные отправителя: наименование учреждения с Ф. И. О. директора или Ф. И. О. физического лица, юридический адрес с контактным номером телефона.
Как правильно оформить?
- Отправитель прописывает текст кратко, не упоминая необходимых пунктов. Во избежание трудностей рекомендуется обязательно указывать основания, которые привели к появлению правоотношений сторон, гарантии, а также конкретные сроки для их осуществления.
- В документе присутствуют формулировки, которые можно трактовать двояко. Рекомендуется использовать краткие и четкие фразы, которые при определенных обстоятельствах смогут выручить отправителя.
- Отсутствие реквизитов адресанта: подобное нарушение может привести к тому, что документ утратит юридическую силу.
- Гарантийное письмо не содержит необходимые бумаги для ознакомления второй стороны. Требуется прикладывать эти документы.
- Документ составлен на нескольких листах, однако отправитель не прошил их и не пронумеровал. Чтобы избежать подобной ситуации, на каждой странице ставится номер с подписью, а листы прошиваются.
- В гарантийном письме отсутствует дата его оформления, а также подпись составителя – руководителя компании.
Ошибки при заполнении, и что делать, чтобы не допустить их?
ООО «Строитель-плюс» в лице генерального директора Александрова Алексея Сергеевича, ОГРН 123456789, предоставляет офисное помещение площадью 70 м2, расположенное по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Звенигородская, 54, для государственной регистрации ООО «Уютная квартира» и гарантирует после регистрации заключить договор аренды на срок в 12 месяцев с 20 сентября 2016 г. по 20 сентября 2017 г. Указанный адрес может быть использован в качестве местонахождения ООО «Уютная квартира» в его учредительных документах.
С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.
Определение и юридические нормы
Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.
Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора
Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д.28, кв.115, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.04.2016 г., заключенного с ООО «Терция» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 16.06.2016 г.
Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.
Оформление документа
Обязательная проверка рекомендаций — одно из основных правил работы рекрутеров и менеджеров по персоналу. Методики проверки рекомендаций внекоторых компаниях разрабатываются специальнодля полной оценки соответствия кандидата необходимым требованиям. Вопросы, которые кадровикиобычно задают бывшим работодателям, касаются точности заполнения кандидатом анкеты, круга его обязанностей на прежнем рабочем месте, его профессиональных достижений. Следует отметить, что в анкетах существует специальная графа, где нужно указать координаты тех, кто дает рекомендации. Интересуются также, истинна ли причина увольнения «по собственному желанию», а еще — личнымикачествамикандидата, пытаютсярасширить сведения о его личностных качествах, потенциале. В общем, рекомендательные письма ставят своей целью подтвердить квалификацию желающего устроиться на работу.
Какие бывают печати?
Чаще всего работодателю некогда заниматься составлением рекомендаций,и поэтому самому работнику будет проще самостоятельно составить текст документа илисправку о той работе, которую он выполнял на предприятии, обязанностях и,конечно, успешно реализованных проектах.
Комментируя поданную автором информацию о гарантийном письме, мне захотелось обратить внимание, что оно (письмо) представляет собой форму делового обращения, имеющую заранее установленную цель – это взятие на себя автором письма конкретных обязательств.
Сфера применения гарантийных писем весьма обширна: так, его используют коммерческие фирмы для налаживания договорных отношений, а также оно может понадобиться при регистрации организации для подтверждения ее будущего местоположения.
Пишем правильно
Так, Гражданским кодексом РФ (ст. 431) определяется способ толкования соглашения сторон, который, безусловно, применяется в юриспруденции ко всем юридически значимым документам – это буквальное толкование значений содержащихся в тексте документа слов и выражений.
Отметим, что указанные рекомендованные формы письменного запроса организация может представить на фирменном бланке, изготовленном типографским способом (при этом проставление печати организации не обязательно), или на обычной бумаге с обязательным проставлением печати.
В характеристике следует отказаться от таких общих слов, как «надежный», «компетентный», «добросовестный» и т.д., лучше приводить конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, а также эти самые примеры надежности и компетентности. Можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний, трудолюбие, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества. Например: самостоятельно освоил программное обеспечение; самостоятельно и успешно проводил интервью с кандидатами на вакансии; эффективно руководил подчиненными и т.п. Здесь же можно сравнить работу рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично,и соответственно причины ухода из организации.
Что должно содержать письмо-рекомендация?
— В связи со спецификой кадров к нам,как правило,не приходят с рекомендательными письмами. Журналиста в основном характеризуют его опубликованные материалы, работы, фотографии. Конечно, если наши сотрудники уезжали в другие города,мы составляли рекомендательные письма. В таком документе обычно отмечаются творческие успехи, деловые качества, которые характеризуют сотрудника как хорошего профессионала.
Часто в деловом документообороте компании встречается гарантийное письмо на поставку товара. Оно бывает необходимо, если нарушаются сроки, оговоренные в договоре. Аналогичной разновидностью является гарантийное письмо о выполнении работ. В таких документах могут указываться:
По своей сути форма гарантийного письма предполагает обязательное размещение реквизитов стороны-отправителя (гаранта). Их можно размещать «в столбик» в левом или правом верхнем углах документов. Для организаций и частных предпринимателей в реквизитах обязательно указывается:
Реквизиты гарантийного письма
В деловой переписке между компаниями и/или индивидуальными предпринимателями гарантийное письмо является частым видом официального документа. Такая бумага имеет юридическую силу, выполняет ряд функций и обязательно составляется по всем правилам документооборота.
Практика присутствует в учебном процессе студентов: учебная, производственная, а так же преддипломная. В данном документе предприятие выступает гарантом прохождения практики студента, обучение требуемым теоретическим и практическими знаниям.
Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.
Как составить?
Ранее, когда бланки организаций и предприятий изготавливались исключительно типографским способом и каждый из них имел свой регистрационный номер, действовало правило, согласно которому печать на письме, отпечатанном на бланке, не ставилась.
- подпись индивидуального предпринимателя;
- печать (при ее наличии);
- количество прошитых страниц. Если гарантийное письмо не прошито, каждая страница должна быть пронумерована и подписана отдельно.
Какие письма нужно заверять печатью
- фразы не должны быть расплывчатыми, долгие рассуждения неприемлемы. В противном случае ваш получатель не поймет суть ваших требований или будет сомневаться в ваших гарантиях. Искренность и доброжелательность помогут настроить контрагента на принятие положительного решения в вашу пользу;
- применяйте официальный стиль изложения, не усложняйте предложения — они должны быть просты и конкретны;
- жаргон, устаревшие, неупотребляемые слова (архаизмы) и двусмысленные слова не должны присутствовать в деловой переписке;
- будьте грамотны — пишите без ошибок.
- не нужно использовать деепричастные и причастные обороты;
Образец гарантийного письма об оплате задолженности
Протасову Главному редактору Издательского дома «Медиадом» Н.В.Семиной Ставится ли на гарантийных письмах печать? Да, всегда Да, только если они касаются кадровых вопросов Нет Как оформляют отметку о наличии приложения, не названного в тексте письма? Указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют Указывают число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют 7.
При написании гарантийного письма стоит учесть лишь то, что, если письмо составляется от имени юридического лица, оно должно составляться на бланке юридического лица и содержать необходимые реквизиты. От физического лица гарантийное письмо может быть написанное в произвольной письменной форме. Гарантийное письмо об оплате задолженности (документ оформляется обязательно на бланке организации, должен быть подписан главным бухгалтером, а также руководителем, должна быть проставлена фирменная печать).
Агентство Бизнес-Нововведений
Образец гарантийного письма об оплате Гарантийное письмо о выполнении работ (составляется аналогично, но гарантии предоставляются на выполнение определенного вида работ в определенный срок) Образец гарантийного письма о выполнении работ Такой документ, как гарантийное письмо можно использовать не только для урегулирования взаимоотношений между юридическими лицами, его можно использовать и во взаимоотношениях физических лиц.
Ставится ли печать на гарантийном письме?
No 573-ст. Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований. В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует. Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:
Гарантийное письмо – обязательство лица выполнить условия договора перед другим лицом. Есть письма о выполнении работ, отгрузке и о поставке товара, оказании тех или иных услуг. В законодательстве РФ отсутствуют правила, регламентирующие составление таких документов. Необходимо придерживаться норм делопроизводства и использовать при составлении текста конкретные, однозначные формулировки. Рассмотрим, как написать гарантийное письмо.
Основные положения
В письме необходимо указать согласие работодателя на принятие на работу сотрудника, готовность обеспечить его конкретной должностью. Также рекомендуется прописать трудовые, социальные и прочие гарантии, которые получит подчиненный.
О приеме на работу
Гарантийное письмо – вид деловой переписки между юрлицами. Документ в письменной форме подтверждает намерение адресанта выполнить обязательства, условия в заранее определенные сроки и в запрашиваемых стороной объемах. Подобное подтверждение используется, если стандартной договоренности недостаточно. Также обычно гарантийное письмо применяется, если заключение стандартного договора по каким-либо причинам нецелесообразно.
Загрузка...
