Нужно ли издавать приказ об остатках отпусков на конец года

Содержание

При составлении графика отпусков на 2021 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Более того, при предоставлении работнику отпуска (в данном случае истец ушла в очередной оплачиваемый отпуск) ему оплачиваются все дни отпуска, следовательно, и тот день отпуска, в который работника отозвали, также ему уже оплачен. (Апелляционное определение СК по гражданским делам Волгоградского областного суда от 03.04.2015 по делу № 33-3464/2015)

Перенос отпуска

В силу части 2 статьи 125 ТК РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Отзыв из отпуска

Этап 3. Получение согласия. Согласие работника на отзыв является обязательным условием. Для пресечения возникновения спорных вопросов, такое согласие должно быть получено в письменной форме. В согласии работник должен указать: свои данные, занимаемую должность, непосредственно согласие и дату, с которой работник досрочно выходит из отпуска, желаемую дату предоставления неиспользованной части отпуска.

Статья 123 ТК РФ обязывает всех работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и работники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения необходимо согласовать с выборным органом объединения работников.

Как правильно составить график отпусков

Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.

Особенности графика отпусков в 2021 году

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. « Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14‑дневной части отпуска »). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск. На нашем сайте имеется много материалов о графике отпусков. Возможно, Вы не обо всех запасах ресурса знаете. Но все они могут Вам пригодиться в работе!

График отпусков: включение отпусков за прошлые периоды в график

Нужно ли включать в график отпусков работников, с которыми трудовой договор заключен менее чем на год (принятые для замены временно отсутствующего работника, сезонники и пр.). Есть среди таких и льготники, их спрашивать об отпуске, ставить им отпуск в график или просто потом компенсацию при увольнении выплатить?

Материалы по теме:

Недавно очередной раз столкнулись с такой заурядной ошибкой в одной организации, которая и штрафом серьезным грозит в случае проверки Гострудинспекции, и работодателя подводит, когда надо наказать работника. А ведь так легко ее не допускать — просто нужно всё упомнить)))

Рекомендуем прочесть:  Вопрос ответ юристу бесплатно

Однако, готовя такой документ в муниципалитете, необходимо иметь в виду не только нормы трудового права, но и местное законодательство. Оно будет касаться того, в какой форме готовится график, как формулируется, составляется и готовится приказ об его утверждении, а также кто уполномочен его подписывать и утверждать.

Трудовое законодательство определяет график отпусков как документ, который показывает, когда и на какой срок уходят в отпуск сотрудники организации. Как оформляется этот документ, обязательно ли его утверждение, и какие требования законодатель предусмотрел для составления графика? Подробнее об этих и других нюансах составления и утверждения графика отпусков узнаете в нашей статье.

Нужно ли утверждать?

  • «Утвердить график отпусков… согласно приложению к настоящему приказу».
  • «Руководителю отдела кадров – довести график до сведения сотрудников и обеспечить выполнение его в течение … календарного года».
  • «Главному бухгалтеру – предусмотреть при планировании графика расходов организации необходимость выделения средств на равномерную выплату отпускных платежей».

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Как составить график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

После согласования конкретных дат будущего отпуска сведения указываются в графике отпусков. Утвержденный руководителем организации, график отпусков, становится обязательным к исполнению документом. Причем он обязателен не только для работников, но и для работодателя (ст. 123 ТК РФ). Так, в общем случае, перенести утвержденный отпуск на другой срок без согласования этого вопроса с самим работником, работодатель не может.

График отпусков обязателен к составлению

Сразу скажем, что никаких препятствий для этого в действующем трудовом законодательстве нет. Прямой запрет на такие действия не установлен. Поэтому неиспользованный отпуск за предыдущий период вполне можно включить в график отпусков на будущий год. В принципе, такой подход позволит не забыть про неиспользованный отпуск и вовремя предоставить его сотруднику, не допустив нарушения законодательства (письмо Роструда от 01.03.2007 №473-6-0).

Отпуск за прошлый год не использован

На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация. Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.

Зачастую у кадровиков, особенно в преддверии нового календарного года и подготовки к составлению графика отпусков, возникает справедливый вопрос: нужно ли утверждать сам график или подготовку к его составлению отдельным приказом. Какие обязательные реквизиты отразить в документе, должен ли его подписывать руководитель. Опираясь на нормативы действующего законодательства, разберём этот вопрос.

Для чего может понадобиться приказ о графике отпусков

Если следовать таймингу, график отпусков на 2019 год должен быть утверждён до 17 декабря 2018 года. Следовательно, разработать, подготовить и согласовать график со всеми заинтересованным лицами нужно уже к первым числам декабря.

График отпусков — как составить и утвердить (видеоинструкция)

  1. В шапке документа указывается:
    • Наименование предприятия — согласно уставным документам (полное и сокращённое название).
    • Реквизиты распоряжения — порядковый номер (возможно кодирование документа для систематизации), дата, можно указать город подписания документа (необязательно).
  2. Преамбула приказа должна содержать ссылку на нормативный акт, согласно которому запускаются все действия (здесь — статья 123 ТК РФ).
  3. В основной части нужно:
    • Отметить ключевую цель распоряжения — утвердить график отпусков к определённому периоду.
    • Прописать конкретные шаги, даты и ответственных лиц по каждому действию.
    • Нелишним будет напомнить начальникам отделов, что нужно учитывать нормы права и первым делом согласовывать отпускные периоды со льготниками.

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

Образец приказа на график отпусков для 2021 года

  • необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
  • обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
  • непременность ознакомления с ним каждого работника;
  • обязательность его как для работника, так и для работодателя;
  • создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Сроки выдачи приказа законодательно не регламентированы. Однако, согласно ст. 123 ТК РФ, сотрудник должен быть уведомлен об отпуске не позднее, чем за 14 дней до его начала в соответствии с графиком отпусков.

Для каких отпусков составляется приказ

Согласно ст. 136 ТК РФ, сотрудник должен получить отпускные не позднее, чем за три дня до ухода в отпуск. Следовательно, у сотрудников бухгалтерии и кадровой службы есть полторы недели для оформления документа и расчета с момента фиксации ознакомления. Документ также может быть оформлен заблаговременно (за две недели), где сотрудник поставит подпись на нижней строке или оборотной стороне.

За сколько времени до отпуска издается приказ

Унифицированная форма Т-6 регламентирована Постановлением Роскомстата №1. При этом закон допускает создание собственного шаблона или бланка, руководствуясь внутренней политикой. Однако приказ всегда должен содержать все основные пункты и разделы, которые рекомендованы Правительством. Заполняется в следующем порядке:

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков требуется обязательно согласовать с профсоюзной организацией (если такая функционирует на предприятии), а также ознакомить с ним каждого сотрудника под подпись. Он составляется в свободном формате, но обычно работодатели используют типовую форму Т-7.

Как составить

Обычно оформление приказа работодатель доверяет сотруднику отдела кадров, юристу либо своему секретарю. Ответственный за составление распоряжения выбирается исходя из наличия необходимого уровня знаний, владения основами Трудового кодекса России.

  1. Отдел кадров или иное уполномоченное подразделение, на которое локальными актами организации возложены такие обязанности, готовит его в виде отдельного документа, оставив место под резолюцию руководителя юридического лица. Затем уже руководитель, ознакомившись с результатами работы, ставит отметку «Утверждаю», свою подпись и печать организации, а также дату, когда произошло утверждение. С этого момента документ приобретает законную силу.
  2. Порядок предоставления отпускного времени так же готовится кадровой службой или иным уполномоченным сотрудником или подразделением, однако затем руководитель издаёт отдельный приказ либо распоряжение, которым уже и утверждается разработанный документ.

Как документ приобретает законную силу?

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Распространенные ошибки при составлении документа, как их избежать?

Прежде всего, разберёмся, должен ли порядок предоставления отпусков обязательно утверждаться руководством фирмы. Да, это так: ч. 1 ст. 123 ТК РФ указывает, что составление (и, как следствие, утверждение) – обязанность работодателя. Если этого не происходит, возможна ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Однако как на практике утверждается эта документация?

После того как отдых сотрудников распланирован с учетом производственной необходимости и пожеланий, документ согласовывают с руководством, а с его содержанием знакомят весь персонал. На этом этапе возникают сомнения: нужно ли утверждать график отпусков приказом или достаточно подписи генерального директора на самом документе с расписанием отдыха сотрудников?

Как сформировать план отдыха сотрудников предприятия

Приказ об утверждении графика отпусков — это распорядительный документ, с помощью которого в организации вводят план предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам. Некоторые считают это распоряжение необязательным, но оно существенно облегчает жизнь кадровиков.

Нужно ли утверждать график

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается приказ. Необходимость его составления предусматривают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включаемой в него информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения расписания в действие, сколько для назначения лиц, ответственных за его исполнение, и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий. Еще один плюс заключается в том, что наличие распоряжения подтверждает согласование с руководством и утверждение самого плана. Особенно это важно, когда организация не использует унифицированную форму Т-7, а при разработке собственного бланка могла что-то упустить.

Ссылка на основную публикацию