Бизнес процессы юридического отдела

Организация эффективной работы юридической службы

Описанный подход к организации юридической службы и организационная структура относятся к функциональному подходу организации работы. Теперь несколько слов о проектном подходе. В чем заключается этот подход? Проектный подход или проектная организация работы юридической службы — это временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи (проекта). Смысл ее состоит в том, чтобы собрать в одну команду квалифицированных сотрудников службы для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества, не выходя за пределы установленной сметы. Когда проект завершен, команда распускается.

Разработка внутренней структуры юридического департамента компании

Отдельное внимание хотелось бы уделить вопросам обучения сотрудников юридического департамента. Очень важным планировать затраты на постоянное обучение сотрудников и общение их с профессиональной средой. Семинары, курсы повышения квалификации для сотрудников, которые занимаются обеспечивающей деятельностью в юридическом департаменте, и тренинги по управлению для сотрудников, которые отвечают за управление ресурсами холдинга. В то же время не менее важно так построить работу юридического департамента, чтобы создать условия для обмена информацией и опытом между сотрудниками внутри юридической службы. Это особенно актуально, если сотрудники юридической службы находятся в территориальном отдалении друг от друга. Руководитель юридической службы может организовывать семинары, на которых сотрудники юридического департамента будут обсуждать какую-то актуальную проблему из практики или новое законодательство, судебную практику. Этот подход позволяет не только обменяться мнениями, но и создать общую правовую позицию, формировать общие взгляды внутри юридического департамента. Это мощный командообразующий инструмент.

Организация структуры и управление юридической фирмой

• Биллинг и учет рабочего времени
• Управление проектами (делами) Клиентов
• Электронный документооборот и делопроизводство по делам Клиентов
• Согласования документов и действий с Клиентами
• CRM, продажи, управление клиентской базой
• Поиск и привлечение Клиентов
• Задачи, поручения, встречи, почта
• Ведение юридических дел клиентов (директора, юр. адреса, участники, аффилированность)

Управление бизнес-процессами юридической деятельности

16 Немного о компании Компания «ГЛОС»: 1.клиенто-ориентированная компания – успех и процветание партнеров имеют приоритетное значение для компании; ориентация в работе, в первую очередь, направлена на требования бизнеса партнеров; 2.активно растущая и развивающаяся компания на рынке информационных технологий – обладает знаниями и опытом в области современных информационных технологий ; 3.развивает и адаптирует передовые информационные технологии с учетом текущих и перспективных потребностей Заказчиков ; 4.партнер крупнейших мировых производителей оборудования и программного обеспечения. Одно из ключевых направлений работы компании «ГЛОС» является разработка систем электронного документооборота на платформе Lotus Notes.

Карта покрытия бизнес процессов юридического отдела

1. Маршруты бизнес-процесса
2. Карта бизнес-процесса
3. Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса
4. Стандартные формы бизнес-процесса
5. Регламент выполнения бизнес-процесса
6. Документирование бизнес-процесса
7. Матрицы бизнес-процесса
8. Описание стыков бизнес-процесса
9. Блок-схемы бизнес-процесса
10. Развернутое описание бизнес-процесса
11. Вспомогательные описания бизнес-процесса

Бизнес процессы юридического отдела

В моей практике работы над крупным инфраструктурным проектом в области энергетики с самого начала участвовали корпоративные юристы, специализирующиеся в сфере проектного финансирования(они создавали необходимую корпоративную структуру), которые при необходимости привлекали экспертов в области корпоративного финансирования (на стадии переговоров с банками) и в области интеллектуальной собственности (по вопросам новой технологии), а также слияний и поглощений. Поскольку над проектом работало сразу несколько отделов, единое информационное пространство было жизненно необходимо, и его удалось создать без ущерба для конфиденциальности. Командный подход также очень важен для формирования единой корпоративной культуры.

Как автоматизация работы юридического департамента влияет на оптимизацию целого предприятия, Журнал «Группа компаний»

Соответственно, у юристов должны быть инструменты, для того чтобы они могли эффективно выполнять свою работу. Как минимум, они должны иметь возможность найти все те документы, которые необходимы, не копаясь при этом в развалах документации в смежных подразделениях (в бухгалтерии или финансовой службе).

Бизнес процессы юридического отдела

• Объединить всех разрозненных юристов и юридические подразделения по всем офисам и представительствам, независимо от территориального нахождения в единой структуре с единым руководством из головного офиса.
• Учитывая крайнюю степень децентрализации управления компанией, граничащую с бесконтрольным бардаком, вывести всех юристов из под подчинения региональных руководителей и подчинить единому директору по правовым вопросам в головном офисе.
• Создать единое информационное поле для работы всех юристов компании.
• Автоматизировать управление юридическим департаментом, увязав всех юристов в единую информационную сеть. Для данной цели на основе имеющегося в компании софта был разработан продукт “Team room”.
• Переработать бизнес-процессы в юридическом департаменте, убрать все дублирующие и ненужные функции, добавив недостающие.
• Переработать все необходимые процедуры с целью увеличения эффективности и снижения их громоздкости.
• Автоматизировать весь возможный юридический документооборот, архивы, процедуры согласований и т.д.
• Подробный анализ загрузки юридического персонала и выявление мест непродуктивного расходования ресурсов и времени.
• Пересмотр штатного расписания и обязанностей сотрудников юридического департамента.
• Пересмотреть систему мотивации юристов, установив ее таким образом, чтобы оплата труда мотивировала сотрудников на успешное и своевременное выполнение своих обязанностей.
• Создать эффективную систему внутреннего обучения юристов и регулряного обмена опыта между ними.
• Передача ряда функций на аутсорсинг (особо сложные и специфические функции перепоручить внешним исполнителям, специализирующимся на вопросах такого рода: работа по защите интеллектуальной собственности, регистрации торговых знаков, дью-дилидженс, слияния и поглощения и т.п.).
• Последовательный анализ каждой выполняемой функции на предмет ее реальной потребности, оптимальности выполнения, обеспеченности ресурсами.
• Организация удаленного обмена информацией по защищенным электронным сетям и удаленного доступа ключевых сотрудников к базам данным и системам управления бизнесом.
• Рекомендовали все-таки избавится от сотрудника, увольнять которого нам запретили (он реальный источник очень многих проблем компании).

Выстраиваем структуру юридического департамента

Если выбирается вариант с полным сопровождением своей деятельности бизнес-единицей самостоятельно, то необходимость coдержать большой штат в головной компании отпадает, но возрастает необходимость в укомплектованном штате каждой бизнес-единицы, и наоборот.

Описание и регламентация бизнес-процессов

3) Многие руководители, имея хороший управленческий опыт, не имеют элементарных знаний в области экономики предприятия, нет профессионального владения инструментарием менеджмента и маркетинга в управлении. Как следствие, любой проект реформирования или консалтинга начинается не с диагностики и поиска подходов к решению, как на западе, а со структурирования задачи и выяснения, для чего это надо и надо ли вообще. После выработки общего понимания начинается не стадия выполнения, а период обучения топ–менеджеров тем методам работы, которые западные консультанты априори считают самим принципом ведения бизнеса. Также немаловажно и то, что некоторые менеджеры не успели перестроиться на новые принципы хозяйствования — в подсознании еще есть остатки административно-командной системы.

Бизнес процессы юридического отдела

• заранее предвидеть и анализировать правовые риски;
• мыслить бизнес-категориями клиента;
• коммуницировать с людьми в зависимости от их рода занятий и положения в обществе;
• самостоятельно организовывать свою работу;
• быть быстрым, но при этом достаточно гибким в принятии важных решений.

Юридическая служба холдинга: экзотика или необходимость

3.Распределение ответственности за управление рисками между наемным менеджментом и собственником (кто за что отвечает — политика делегирования ответственности: за какие риски отвечает юридическая служба холдинга, принятие каких рисков возможно на уровне дочерней компании).

Правовой журнал «Legal Insight»

В рамках оценки эффективности юридического департамента оценивается эффективность основных юридических процессов (например, договорно-правовой и претензионно-исковой работы; разработки, правовой экспертизы и согласования локальных нормативных актов; правового сопровождения трудовых правоотношений). Анализ таких процессов проводится для повышения качества, оптимизации и сокращения сроков осуществления, создания или углубления собственной экспертизы (выделения специализаций), а также корректировки объема работ, передаваемых внешним консультантам.

Дудин Алексей Сергеевич

Разобравшись с сутью бизнес-процессов, гораздо легче воспринимать и понимать любые другие источники информации, посвященные данной теме. Так, например, если мы сейчас вернемся к упоминавшемуся ранее стандарту ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные определения и словарь», то данное там определение деятельности по преобразованию входов в выходы станет теперь простым и понятным.

Бизнес-процессы в 1С

Далее по правой кнопке мыши в списке задач на этапе «Отразить первичный контакт по сделке» установить статус «Выполнено» (или кнопкой «Выполнено» в форме задачи), после чего автоматически будет создана новая задача «Квалифицировать клиента по сделке» . Эту задачу нужно заполнить и выполнить по аналогии с предыдущей.