Как правильно сшить документ с 4 дырками расстояние между дырками—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как правильно сшить документ с 4 дырками расстояние между дырками и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Документы для внутреннего пользования предоставляются в соответствии с требованиями локальных актов, утверждённых руководителем предприятия (организации, учреждения). Одно из распространённых исключений – документы для предоставления в налоговую службу.

Количество документов необходимо проставлять в стикере двумя способами – цифрами и прописью. Стикер подписывает специалист, готовивший том к архивации. Сбоку тома наклеивается ещё один стикер с указанием принадлежности архива, наименования подразделения и номера тома.

В 4 отверстия

После прессовки документов необходимо наметить линию сгиба для скрытия хвостов сшивки. Для увеличения прочности загнутый край можно промазать клеем. Отверстия в толстой пачке бумаги наиболее удобно проделывать с помощью дрели и тонкого (до Ø2 мм) сверла. Ещё один вариант прокалывания толстой пачки бумаги – с помощью длинного острого шила с деревянной ручкой. Вместо обычных шерстяных ниток при многослойной сшивке лучше использовать прочную капроновую нить.

  • сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
  • сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • заново вдеть иглу в отверстие №1;
  • завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
  • приклеить лист прошивки;
  • заверить.

Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него. На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года). Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.

Регламент, регулирующий нормы прошивки документов нитками

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов. Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол. Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Рекомендуем прочесть:  Декларация налоговая фото

Как правильно сшить документы

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным. Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4. Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

Необходимые материалы для прошивки документов

Ключевое отличие методов друг от друга – количество отверстий и расстояние между ними. По этому критерию выделяют способы, рассчитанные на 2,3,4 и 5 дырочек. Дополнительного иногда применяется угловой вариант прошивки. Однако он подходит ограниченному числу бумаг (не для дел и отчётов).

Пошаговые инструкции как прошить документы нитками

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

  • С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
  • Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие.

Как правильно сшивать документы

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

В две дырки

Листы в документе должны быть пронумерованы. Их можно пронумеровать вручную, а можно прямо напечатать с номерами. Если Вы шнуруете один документ с несколькими листами, то лучше сразу напечатать с нумерацией страниц. Будьте внимательны. Первый лист сшитого документа тоже должен быть пронумерован. При печати с нумерацией страниц иногда на первом листе номер не печатается. Если сшиваются несколько документов в один пакет, то нумеровать нужно вручную. При этом необходимо обеспечить, чтобы внутренняя нумерация в документах отсутствовала или не вносила путаницы.

Схема 4 используется при подготовке документов для сдачи в архив, для регистрации ИП, ООО и т.д. Прошивка выполняется только один раз. Ширина между проколами не менее 3 см, от левого борта до прокола 1,5-2 см. Правила сшивания документации нитью читать тут.

Рекомендуем прочесть:  Купить обменную карту беременной

Обложки

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Заверение прошитых документов

  • Кадровая документация по итогам текущего года
  • Документация бухгалтерии
  • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  • Документы для налоговой
  • документы для сдачи отчетности в ПФР
  • документы в различные отделы банка
  • документы на тендер
  • копии уставных документов
  • документы при заключении особо важных соглашений
  • книги учета прибыли
  • нотариально удостоверенные копии и переводы
  • при подготовке документации к сдаче в архив

Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

В пять дырок

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

  1. приказы личного и общего состава,
  2. а также штатное расписание.
  1. актами выполнения работ,
  2. накладными,
  3. кассовыми книгами,
  4. авансовыми отчетами,
  5. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
  6. оборотными ведомостями,
  7. путевыми листами,
  8. счетами-фактурами,

Как правильно сшить документы

Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять. Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности.

  1. Нитью и иглой можно воспользоваться в том случае, когда документ имеет небольшой объем.
  2. При помощи дырокола и нити. Такой способ подходит для более объемных дел.
  3. С помощью дрели и шуруповерта. Такой вариант подходит только для очень большого объема документов.
  4. В типографиях используют автонумератор и переплетный станок. Услугами профессионалов можно воспользоваться в том случае, если необходимо обработать большое количество бумаг в сжатые сроки. Архивы и типографии прекрасно справляются с подобными заданиями, оформляя все быстро и правильно.
  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Как сшивать дела в 4 дырки

Правила прошивки документов На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов.
Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

Ссылка на основную публикацию