Как сделать замечания в договоре при согласовании в электронном виде—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как сделать замечания в договоре при согласовании в электронном виде и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Что придает юридическую силу электронному договору

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Все записи ЭДО разделены на папки: «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Архив», «Удалённые». Напротив каждого документа в папке обозначен статус: «Требует согласования», «Требует обработки», «Подписать и отправить». При необходимости администратор может создать другие папки и статусы. СЭД автоматически создаёт протокол перемещений документа, который можно посмотреть онлайн, передать или распечатать.

Внутренний ЭДО

Простые и неквалифицированные подписи подходят для внутреннего и внешнего документооборота, но требуют отдельного соглашения. Их используют в ЭДО с деловыми партнёрами, в арбитражном суде и при обмене документами с физическими лицами. Часть услуг портала «Госуслуги» можно получить с простой подписью, но этот вид ЭП не подходит для работы с контролирующими органами (ФНС,‎ ФСС, ПФР) и электронными торговыми площадками. Поэтому многие организации, работающие по ЭДО, заказывают КЭП для должностных лиц.

Как подписать документ из СЭД на бумаге

После внесения правок пользователь нажимает кнопку «Подписать и отправить». СЭД автоматически проверяет сертификат ЭП, форму и внесённые данные. Если система обнаружит ошибку, пользователь увидит сообщение. СЭД не отправит документ контрагенту, пока ошибку не исправят.

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации. Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения. Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

• направить на ознакомление, указав список лиц и сроки;
• лично указать исполнителей, направив им задание со сроками исполнения;
• внести текстовую резолюцию, вернув документ инициатору рассмотрения для перепоручения конкретным исполнителям.

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

Сроки согласования

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

На что обратить внимание при составлении листа

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Согласование проекта договора преследует цель не просто составить договор, удовлетворяющий обе стороны – заказчика и исполнителя — в части поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ, а также в части оплаты, но и провести анализ финансовых и юридических аспектов для дальнейшей минимизации возможных рисков, связанных с исполнением соглашения. Поэтому так важно соблюдать порядок согласования договоров, а также понимать всю ответственность, накладываемую на начальников подразделений, участвующих в данном процессе.

Служба делопроизводства контролирует соответствие структуры проекта действующим в организации нормативным документам, стилистические и грамматические аспекты, а также оформление идентификационных реквизитов документа.

Основные нюансы при оформлении листа

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

Стороны допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложений и дополнительных соглашений к нему, подписанных одной стороной, сканированных и направленных другой стороне по адресам электронной почты, указанным в разделе __ настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Стороны также признают юридическую силу всех прочих документов уведомлений, претензий, направленных друг другу в электронном виде во исполнение настоящего договора по указанным адресам электронной почты.

На что смотрят суды

В связи с этим, чтобы суд принял электронную переписку допустимым доказательством, необходимо придать ей юридическую силу путем включения в договор условия об электронной переписке с обязательным указанием электронных адресов, с которых будет осуществляться переписка.

Что предусмотреть в договоре

Несмотря на то что электронная переписка уже давно существующий способ связи, суды не выработали единого подхода к её оценке, разъяснения высших судов по использованию электронной переписки тоже отсутствуют.

Итак, наше письмо готово, но еще не отправлено. В нем сформировался комментарий, в котором есть все заданные нами параметры. Проверьте его еще раз, чтобы ничего не упустить. Если все корректно и хорошо, нажимаем «отправить».

В первую очередь ставим галочку в поле «Кнопки голосования». В поле правее задаем параметры (просто вписываем вручную) «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Не согласовано». Это ключевой момент – так простое электронное письмо получает функцию согласования документа.

Коллеги! Блог переехал. Старые статьи остаются здесь, но актуальны они на момент написания. Будьте пожалуйста внимательны! Новые статьи, много видео здесь: http://vk.com/thebestsecretary или в инстаграм documenty_i_arhiv . На вопросы отвечаю быстрее всего через инстаграм. Жду вас там. ©Евгения Кожанова

Согласующее лицо, прочитав вложение, может выбрать один из заданных нами параметров: согласовано, не согласовано, согласовано с замечаниями. Для этого нужно кликнуть по нему. Независимо от того, какой из вариантов ответа был выбран, в центре появится окошко – программа спросит, желает ли пользователь как-то прокомментировать свой ответ или нужно изменить его перед отправкой?

Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения этого обычно рекомендуют:

Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например служебные записки, часть приказов и распоряжений по основной деятельности.

Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается платно аккредитованным удостоверяющим центром. Ее наличие на электронном документе законодатель приравнивает к «живой» подписи с печатью на бумажном документе. Усиленная квалифицированная ЭП используется для взаимодействия с контролирующими органами (например, ФНС, ПФР, ФСС), для межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами (например, она обязательна для электронных счетов-фактур).

— гарантийные обязательства (при необходимости) (к примеру, гарантия качества: если в период гарантийной эксплуатации товара (12 месяцев) обнаружатся дефекты, поставщик обязан их устранить за свой счет в течение 30 (тридцати) календарных дней с момента составления сторонами соответствующего акта с перечнем обнаруженных недостатков или с момента получения от заказчика соответствующей претензии);

Формирование проекта договора

Как правило, у организатора закупок не возникает вопросов к протоколу разногласий, который соответствует требованиям процедуры и содержит указание на неточность данных в проекте договора (например, исправление банковских реквизитов, орфографических ошибок и др). Однако на практике бывают случаи, когда поставщик (подрядчик, исполнитель), изучив более подробно условия предстоящей сделки, просит в протоколе разногласий изменить, к примеру, порядок оплаты, срок поставки, место доставки груза и пр. В таком случае заказчик имеет право не принимать заявленные новые условия контрагента и повторно направить ему исходную редакцию проекта договора. В случае несогласования в надлежащей форме условий, указанных в протоколе разногласий, по общему правилу договор считается незаключенным.

Отказ заказчика от протокола разногласий

— внесение обеспечения исполнения договора (форма, размер, порядок возврата) (по необходимости) (к примеру: 1) исполнение договора обеспечивается внесением денежных средств на указанный заказчиком счет, на котором в соответствии с законодательством РФ учитываются операции со средствами, поступающими заказчику. Обеспечение исполнения договора возвращается поставщику при условии надлежащего выполнения своих обязательств по договору в течение 30 банковских дней со дня исполнения обязательств по договору поставки; 2) исполнение договора обеспечивается предоставлением банковской гарантии, выданной банком, который соответствует требованиям, установленным Правительством РФ. Срок действия банковской гарантии должен превышать предусмотренный договором срок исполнения обязательств, которые должны быть обеспечены такой банковской гарантией, не менее чем на один месяц) ; [2]