Договор использования личного авто в служебных целях

Личный автомобиль в служебных целях: компенсация или договор аренды? (Зайцева С

Более того, по вопросу об экономической обоснованности Минфин заметил: компенсация, выплаченная за время, когда имущество в служебных целях не используется (например, когда сотрудник находятся в отпуске, командировке, на больничном), в целях налогообложения не учитывается <9>.

Использование личного автомобиля в служебных целях: договор, компенсация, проводки

Вся предоставленная документация должна подтверждать эксплуатацию для нужд предприятия, а не для нужд сотрудника. Но стоит иметь в виду, что решение об оплате использования личного автомобиля в служебных целях руководитель принимает в определенный период времени, при этом необходимо учитывать:

Получи компенсацию и пособие

Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.

Использование личного автомобиля в служебных целях: как всё оформить

Возмещение расходов за использование личного транспорта предусмотрено ст. 188 ТК РФ, согласно которой организация возмещает работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества для служебных целей. При использовании личного автомобиля к таковым можно отнести:

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2020

• Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
• Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
• Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
• Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
• Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях, как оформить

Решить многие вопросы относительно налоговой базы для предприятия можно путем заключения договора аренды либо безвозмездного использования. Впрочем, в данном вопросе многое зависит от вида деятельности предприятия. На практике первый вариант неэффективный, поэтому часто используется именно второй.

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

Договор использование личного автомобиля в служебных целях

Локальный акт организации — согласно него руководителем сотрудникам может быть установлен разъездной характер работы. Законодательство не определяет, что такое разъездной характер работы, поэтому его можно установить самостоятельно, основным показателем может быть норма при которой работа будет считаться разъездной, пример, при разъезде более 3 часов в день; более 7 раз в неделю и тд. Чтобы узаконить акт достаточно издать положение об использовании автомобиля или о разъездной работе, он может установить и разовое использование; 2.

Используем личный автомобиль работника в служебных целях

Обратите внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина РФ N 57, от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Договор использования личного авто в служебных целях

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).

Использование личного транспорта в служебных целях

Порядок возмещения затрат работника и размеры выплат определяются актами трудового законодательства, а при отсутствии данных актов – соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме. У бухгалтера может возникнуть вопрос: как разработать такой порядок (соглашение) об использовании личного авто?

Компенсация работнику за использование личного транспорта

• Путевой лист — документ, подтверждающий эксплуатацию автотранспорта в интересах компании. Форму документа компания вправе разработать самостоятельно с учетом положений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 (в ред. от 18.07.2020) № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
• Кассовые чеки АЗС.
• Отчеты сотрудника с приложенными чеками (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).
• Журнал регистрации служебных передвижений.

Образец договор об использовании личного автомобиля в служебных целях

Конкретный размер за использование личного автомобиля ничем не регламентируется, при его определении нужно учитывать, как интенсивно будет использоваться средство и связанный с этим технический износ (амортизация). Обычно руководители принимают решение компенсировать в твердой сумме, выплата чаще всего производится ежемесячно. Также нужно предусмотреть, как будет выполняться оплата ГСМ , обслуживания, ремонта.

Использование личного транспорта в служебных целях

В соответствии с гражданским законодательством предприятие может заключить договоры аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа. В каждом случае с сумм выплат в пользу арендодателя надлежит удержать НДФЛ, кроме того, расходы на арендную плату уменьшат базу по налогу на прибыль.