Нужно ли оформлять приказ на отпуск если есть график отпусков

Нельзя требовать заявление от работника даже тогда, когда необходимость его предоставления прописана в локальном акте организации. Независимо от того, есть ли такое заявление или нет, при наличии графика отпусков работодатель обязан предоставить отпуск в тот период, который указан в графике.

• женщины, просящие об отпуске перед декретом или сразу после него;
• несовершеннолетние работники;
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
• отдельные категории сотрудников, имеющие на это право в соответствии с ТК РФ и федеральными законами.

Нужно ли заявление, если отпуск не по графику

Необходимость подготовки заявления на отпуск зависит от того, как он указан в графике: в виде точной даты или месяца. Если отпуск прописан в графике точной датой, то писать заявление не нужно. Если в графике указан только месяц, то с сотрудника желательно взять заявление с указанием точной даты.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
• работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Штраф за отсутствие графика отпусков

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2021 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

Работодатель может настаивать. Более того, во многих компаниях даже закреплено в документах, что работник ОБЯЗАН подавать заявления на отпуск (даже если он предоставляется по графику). Но тут важный момент – даже если работник не подаст заявление, но работодатель будет обязан предоставить ему отпуск. И более того – уведомить работника в письменном виде.

Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска работодатель ОБЯЗАН уведомить о нем работника под роспись (ст. 123 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1), не позднее чем за 3 дня – выплатить работнику отпускные (ст. 136 ТК РФ). То есть, правила ТК РФ обязывают работодателя уведомить об отпуске по графику отпусков. Проще говоря – напомнить.

Нормы ТК РФ в 2019 году

Работнику может понадобиться отпуск не по графику отпусков на 2019 год. ТК РФ не содержит запрета на предоставление незапланированных отпусков. Однако период отпуска нужно согласовать в работодателем. Следовательно, в отпуск не по графику работник может пойти ТОЛЬКО подав заявление. Оно и будет являться основанием для оформления приказа на отпуск. Если заявления нет, то и непонятно почему работник находится в ежегодном отпуске.

Особых правил относительно ознакомления сотрудников с графиком отпусков в законодательстве нет. Поэтому не играет роли, в какой форме вы получили подпись сотрудников — на отдельном листе ознакомления, в специальной графе самого графика отпусков или иным способом. Главное — чтобы работники увидели утвержденный вариант графика, а у работодателя осталось письменное подтверждение факта ознакомления каждого члена трудового коллектива с этим документом.

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Судьи считают, что в графике отпусков должны найти отражение как основные, так и дополнительные отпуска, на которые работник имеет право: за работу во вредных условиях, ненормированный рабочий день и другие (Решение Свердловского облсуда от 01.09.2015 № 72-974/2015).

Ошибка 3. В графике отпусков не проставлена дата начала отпуска

Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.

1. Название организации.
2. Данные сотрудника – его ФИО, должность, структурное подразделение, табельный номер.
3. Период работы, за который предоставляется отпускной отрезок.
4. Отдельными строками прописываются разные виды отдыха, которые берутся одновременно, а затем проставляется итого – сколько дней отпуска было оформлено.

Обратите внимание, что отменяться могут не только ежегодные очередные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные. Запрещено применять данную меру к несовершеннолетним и к беременным. Также не получится отменить дополнительный отрезок, который дается сотруднику за вредные или опасные условия труда.

Отзыв работника

Работа организации сопровождается составлением определенного вида документации на каждом ее этапе. Все действия сотрудников и юридического лица должны быть документально обоснованы и подтверждены. Все, что не изложено письменно и не закреплено подписью ответственного лица, не считается обоснованным. Приказы – это бланки верхнего порядка. Они выражают волю последней инстанции в организации – директора.

Работа с персоналом, кадровая работа — сфера однообразных и чётко урегулированных законом документальных действий нанимателя. В условиях стабильности компании основная её часть приходится не на привычные уху обывателя приёмы, увольнения и переводы, а на текущую работу с сотрудниками (продление трудовых отношений, обучение, исполнение обязанностей, больничные, отпуска). Самый весомый и отнюдь не простой сегмент рутинной работы — оформление отпуска — действие в несколько этапов с большой вариабельностью ситуаций и соответствующих им нюансов.

Общие сведения о ежегодном отпуске

Сложно представить работника, который в пылу труда способен забыть о том, когда же для него запланирован отпуск. Тем не менее закон строго, под угрозой неблагоприятных последствий (норма ч.2 ст. 124 ТК — только способ выражения недовольства сотрудником, но ведь за нарушение трудового законодательства нанимателя и оштрафовать могут) обязывает нанимателя уведомить работников о грядущем отпуске. Форма уведомления законом не утверждена, поэтому организации вправе использовать самостоятельно разработанные бланки. Следует лишь отметить, что, как и любое уведомление, это должно быть зарегистрировано в соответствующем журнале.

Издание приказа

Для удобства учёта использованных отпускных дней (во времена отсутствия специального ПО) служили карточки формы Т-2. На сегодняшний день мало кто ими пользуется, однако обязанность заполнять документ не отменена. О каждом отпускном периоде в карточку сотрудника вносится запись.

Согласно положениям трудового кодекса, каждый официально трудящийся гражданин, проработавший на одном только предприятии минимум 180 дней, имеет право на отдых, который будет оплачиваться работодателем, исходя из среднего заработка за предыдущие годы. Если речь идет о бизнесе, коммерческих предприятиях и фирмах, заточенных на предоставлении услуг, то такие сотрудники могут уйти в отпуск на 28 дней. Законодательство предусматривает введение отдельных дополнительных сроков для сотрудников силовых ведомств, гражданских служащих, бюджетных учреждений, которые работают не круглогодично. В любом случае отпуск гражданина, даже если тот работает неполный день или неделю, должен насчитывать не менее 28 дней.

Зачем нужен график

На вопрос, нужно ли писать заявление на оплачиваемый отпуск, если на работе есть график отпусков, трудовой кодекс отвечает отрицательно. Но письменное прошение работника может потребоваться в ряде других случаев.

Писать ли заявление в течение года

Важно! Документ должен быть составлен и опубликован для всех служащих не менее чем за 14 дней до старта нового астрономического года. Чтобы сведения о сроках отдельного человека были внесены в график, заявление писать не надо – достаточно устной просьбы.

В основной части нужно дать указание утвердить график на соответствующий календарный год. Ознакомление сотрудников с документом не является обязанностью работодателя. Но если руководство настаивает, в унифицированную форму Т-7 можно добавить специальные поля для ознакомления, где можно будет расписываться и проставлять дату. Если все же решите ознакомить всех, кто работает в организации, с этим документом, напишите об этом во втором пункте распоряжения. Но тогда обязательно укажите ответственного за эту процедуру. Чаще всего им становится сотрудник отдела кадров либо секретарь.

Оформляем «шапку»

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Кто и когда составляет распоряжение?

В дальнейшем утвержденному графику должны следовать как руководство компании (которое не имеет права самовольно не отпустить сотрудника в отпуск в утвержденные в графике сроки), так и сотрудники (которые не вправе нарушать сроки ухода в отпуск).

Как вариант, можно к графику отпусков оформить лист ознакомления. В нем каждый работник будет ставить подпись и дату ознакомления с документом. Если сотрудник откажется ставить подпись, что ознакомился с графиком отпусков, нужно составить акт по данному факту.

Изначально нужно издать приказ о подготовке графика отпусков и собрать информацию от сотрудников. Кроме того, при небольших размерах компании достаточно направить уведомления, в которых указать просьбу предоставить сведения о точных датах начала и окончания периода отпуска и количества дней. Если сотрудник делит отпуск на части, нужно, чтобы одна из них была не меньше 14-ти дней.

Шаг 1 — Определение работников, которые не включаются в график отпусков

Чтобы избежать конфликтных ситуаций с работниками, а также претензий со стороны трудовой инспекции, лучше ознакомить персонал с графиком отпусков. В него включаются две дополнительные графы — для подписи сотрудника и даты ознакомления.

У нас в графике отпусков есть отпуска с 13, 20 и 27 апреля. Но наше предприятие не работает согласно Указу Президента. Т.е. издать приказ о предоставлении отпуска некому. Директора на работе нет. Если он издаст приказ дома, то ознакомить с ним работника не сможет, в компании нет электронного документооборота. О начале отпусков работники знают, уведомлены 27 марта. Начнутся ли эти отпуска у работников без приказа? Как быть с отпускными? Выплатить их невозможно. Доступ к банку в офисе, офис закрыт.

Наш работник имеет высшее образование, полученное в 1995 году (дипломированный специалист). Сейчас поступил в магистратуру и требует от нас предоставить учебный отпуск, утверждая, что степени магистра у него нет, следовательно, это будет новый уровень образования. Так ли это?

Материалы по теме:

Руководитель отдела совмещает обязанности веб-мастера. Согласно ПВТР и трудовому договору ему, как руководителю, положен ежегодный основной отпуск + ежегодный дополнительный за руководство (3 дня). Веб-мастеру дополнительный отпуск не предусмотрен. Должен ли работник в эти 3 дня, когда он отдыхает как руководитель, выполнять работу веб-мастера?

1. Для заполнения используются только установленные унифицированные формы.
2. Бланки заполняются печатным методом.
3. Весь информационный блок излагается канцелярским языком и основывается исключительно на нормах общегосударственных, федеральных и локальных актов.
4. Только при предоставлении ежегодных отпускных периодов заполняется строка с периодом работы. В остальных случаях она остается пустой.
5. Подписывать обязан генеральный директор или временный заместитель, который исполняет его обязанности.
6. В бланке могут прописывать нюансы по возложению временных обязанностей на иного сотрудника.

Работа организации сопровождается составлением определенного вида документации на каждом ее этапе. Все действия сотрудников и юридического лица должны быть документально обоснованы и подтверждены. Все, что не изложено письменно и не закреплено подписью ответственного лица, не считается обоснованным. Приказы – это бланки верхнего порядка. Они выражают волю последней инстанции в организации – директора.

Виды приказов об отпусках

Отсутствие работника по причине взятого отпускного периода хоть и установлено в обязательном порядке по ТК РФ, заранее распланировано в графике, но все же должно быть подтверждено еще и приказом для каждого работника отдельно. Выйдя на отдых, сотрудник получает отпускную компенсацию и обязан отбыть его полностью. Самовольно возвращаться на рабочее место ранее указанного срока сотрудник не имеет права. Поэтому если возникает необходимость в преждевременном прерывании отдыха, то делать это можно только по распоряжению руководства и никак иначе.

На законодательном уровне сроки подачи заявления на отпуск до его начала не регламентируются конкретной величиной. Однако, ориентируясь на нормы Трудового Кодекса, определяющего порядок и сроки начисления денежных средств за время нахождения в отпуске, документ лучше составить не позднее чем за три дня до его начала. Поскольку эти же нормы определяют обязательства работодателя уведомить работника об отпуске не позднее чем за 14 дней до его начала, то верным решением при определении сроков подачи заявления будет ориентирование именно на эти сроки.

Заявление на отпуск является документом, оформленным работником. В нём отображена его просьба о предоставлении времени для отдыха. Параметр определяется в соответствии с действующими нормативными актами, регламентирующими право каждого работника на отдых в минимальном размере 28 календарных дней при условии выполнения обязанностей в соответствии с трудовым договором на протяжении шести месяцев. Особые условия труда, а также специфический социальный статус работника, обязывает работодателя выделить ему дополнительное время отдыха. По согласованию сторон дни отпуска могут быть разбиты на несколько частей, при этом одна из них не должна быть меньше 14 дней.

О графике отпусков

Заявление подлежит рассмотрению непосредственным руководителем сотрудника. Документ подаётся в отдел кадров, а оформляется на имя работодателя. Руководитель подразделения должен завизировать заявление, что свидетельствует о его уведомлении о предстоящем событии, влекущим за собой необходимость обеспечения производственного процесса без участия конкретного работника. Завизированный документ передаётся на рассмотрение руководителю субъекта хозяйствования, который пишет на документе резолюцию о своём решении, а также о назначении замещающего работника на момент отсутствия заявителя.

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Образец приказа на график отпусков для 2021 года

• необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
• обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
• непременность ознакомления с ним каждого работника;
• обязательность его как для работника, так и для работодателя;
• создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.