Содержание
- 1 Как оформить возмещение транспортных расходов сотруднику
- 2 Работник приобрел материальные ценности в интересах организации, представил чек
- 3 Возмещение расходов работника
- 4 Возмещение работодателем расходов работника
- 5 Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета
- 6 Получи компенсацию и пособие
- 7 Учёт компенсации затрат сотрудникам компании
- 8 Возмещение личных расходов сотруднику
- 9 Статья 188 ТК РФ
- 10 Статья 188 ТК РФ
- 11 Бухучет и отчетность
- 12 Статья 188 ТК РФ
- 13 Статья 188
- 14 Расходы на командировки «чужих» работников
- 15 Компенсация работнику за использование личного транспорта
Как оформить возмещение транспортных расходов сотруднику
Интернет не только позволяет гражданам сэкономить временной ресурс при покупке билетов на любой вид транспорта, но и вызывает некоторые трудности. Нередко сотрудники организации задаются вопросом о том, как предоставить подтверждение приобретения билетов в режиме онлайн.
Работник приобрел материальные ценности в интересах организации, представил чек
Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией. Так, в частности, в письме Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 специалисты финансового ведомства указывают на то, что денежные суммы, потраченные работником на приобретение товаров и услуг для нужд организации и возмещаемые такому работнику организацией через кассу по расходному ордеру с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц, так как не несут для работника организации — физического лица экономической выгоды (смотрите также письмо Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).
Возмещение расходов работника
ПБУ 1/2008 п.7.1 гласит: если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ . Компания прописывает в учетной политике способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.
Возмещение работодателем расходов работника
- расходы при направлении работника в служебную командировку (ст. 168 Трудового кодекса РФ);
- расходы, связанные с переездом на работу в другую местность (ст. 169 Трудового кодекса РФ);
- расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ) ;
- расходы при использовании личного имущества работника (ст. 188 Трудового кодекса РФ).
Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета
Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.
Получи компенсацию и пособие
При этом договор между сотрудником и нанимателем не должен быть устным — условия использования автомобиля работника и выплаты ему компенсации должны быть закреплены в трудовом договоре. А поскольку законом не установлены конкретные суммы компенсаций и порядок их выплаты, об этом также должно быть упомянуто в тексте договора. Возмещению подлежат:
Учёт компенсации затрат сотрудникам компании
Работникам, чьи должностные функции предусматривают регулярные разъезды, компания обязана возмещать затраты в связи с рабочими поездками, в том числе расходы на проезд. Список подобных профессий и должностей работников надо утвердить в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Этими же документами нужно закрепить порядок, условия и размеры компенсирования расходов на поездки. Работодатель может сам установить, чья работа относится к разъездной.
Возмещение личных расходов сотруднику
Если документы оформлены на имя сотрудника, то операцию лучше оформить через куплю- продажу между сотрудником и организацией, в противном случае организация не сможет учесть расходы. При данном методе сотруднику придется по данной операции подать декларацию по форме 3-НДФЛ, однако уплачивать налог он не должен, т.к. налоговая база будет равна 0.
Статья 188 ТК РФ
5. Соглашение сторон трудового договора о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме. Оно может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. В любом случае письменная форма такого соглашения является обязательной.
Статья 188 ТК РФ
Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 (СЗ РФ. 2002. N 7. Ст. 691) установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц; свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц; мотоциклы — 600 руб. в месяц.
Бухучет и отчетность
Расходование на указанные цели другой наличности, полученной не в качестве выручки за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, законодательством не запрещается. Денежные средства могут быть получены, например, в качестве займа от физического лица.
Статья 188 ТК РФ
Расходы на выплату компенсации работникам бюджетных учреждений и организаций, использующим для служебных поездок личные легковые автомобили, производятся в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели по смете соответствующих учреждений, организаций.
Статья 188
5. В соответствии с Законом об образовании педагогическим работникам федеральных государственных образовательных учреждений (в т. ч. руководящим работникам, деятельность которых связана с образовательным процессом) в целях содействия их обеспечению книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями выплачивается ежемесячная денежная компенсация в размере 150 руб. в федеральных государственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и соответствующего дополнительного профессионального образования, в размере 100 руб. — в других федеральных государственных образовательных учреждениях. Педагогическим работникам государственных образовательных учреждений, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации, указанная денежная компенсация выплачивается по решению органа государственной власти субъекта Российской Федерации в размере, устанавливаемом указанным органом, муниципальных образовательных учреждений — органом местного самоуправления.
Расходы на командировки «чужих» работников
Если в договоре содержится условие о том, что заказчик компенсирует подрядчику расходы по командированию работников сверх цены договора, то это связано с повышенными рисками для обеих сторон, ведь согласно ст. 41 НК РФ данная сумма не может рассматриваться доходом подрядчика, следовательно, в составе выручки у него будет учтена лишь сумма вознаграждения по договору.
Компенсация работнику за использование личного транспорта
- имущество, которое будет эксплуатироваться, и его характеристики;
- основания владения имуществом (в собственности, на основании доверенности, договора и др.);
- порядок эксплуатации;
- срок эксплуатации;
- величину компенсации за эксплуатацию имущества;
- величину реальных затрат, связанных с такой эксплуатацией;
- документы, обосновывающие эксплуатационные затраты;
- порядок и сроки платежей.