Конечный продукт в должности офис менеджера

Таким образом, система статистик является незаменимым инструментом управления: разработав систему показателей на текущий период, владелец может по первому требованию получать объективную картину положения дел на предприятии и незамедлительно принимать соответствующие меры. Используя этот инструмент, руководитель может эффективно управлять компанией, затрачивая минимум времени и не вникая в специфику деятельности каждого отдела.

Ценный конечный продукт каждого сотрудника должен соответствовать стратегическим целям компании. Если менеджер не ощущает себя частью предприятия, то у него не может сформироваться понимание, что его работа — это звено в цепочке других бизнес-процессов. Он не понимает, что должен выдавать конкретный результат, который служит сырьём для деятельности следующего звена. До сотрудника необходимо доносить мысль, что он в определённой степени отвечает за общий успех компании, поскольку некачественное «сырьё» приводит к производству плохой продукции.

ЦКП руководителя

Однако в общем смысле ЦКП бухгалтера заключается в обеспечении сохранности активов организации, которое достигается путём безупречного ведения документов по финансовым операциям (учёту) и выражается в системе отчётности.

Для кого-то важно, чтобы пылесос был тихим, чтобы не разбудить грудного ребенка. Аллергики оценят высочайшее качество фильтрации. А молодоженам, живущим на съемной квартире нужна компактная модель, чтобы легко можно было забрать пылесос на новое место жительства. Поэтому, ЦКП продавца бытовой техники – именно закрытие потребностей! А уже для этого он должен использовать товар из своего магазина.

Как сформулировать ЦКП для своих сотрудников и всей компании:

На самом деле, чтобы сотрудники начали работать на результат одного только знания ЦКП не достаточно. Давайте разберемся, как на практике добиться того, чтобы сотрудники не только знали свой ЦКП, но и выполняли его, стремились к результату КАЖДЫЙ ДЕНЬ!

Примеры ЦКП отделов.

Для примера: мой ЦКП – это внедренные инструменты управления на предприятиях заказчика. Владелец, руководители и сотрудники обучены и применяют внедренные инструменты, нагрузка на владельца снизилась, прибыль выросла.

В резюме необходимо отразить несколько предыдущих мест работы, причины увольнения, контакты людей, которым можно позвонить и поинтересоваться об опыте и личностных характеристиках кандидата. Целесообразно написать о своём семейном положении, увлечениях и хобби.

Наличие фотографии – положительный момент для кандидата, работодатель должен знать, чьё резюме рассматривает. Офис-менеджер – лицо компании, и работодателю небезразлично, кто её будет представлять.

Профессиональные

• обладать определёнными знаниями, навыками и умениями в области офис-менеджмента;
• профессионально применять свои знания и умения на практике;
• уметь работать с документами, знать принципы организации документооборота, правила формирования архива;
• быть уверенным пользователем компьютера и другой офисной техники;
• досконально знать процесс документооборота, работать с входящей и исходящей почтой, знать правила её регистрации, вовремя доводить резолюции руководителя до структурных подразделений, следить за сроками исполнения сотрудниками компании отписанных им документов, отправлять исходящую корреспонденцию почтой или курьером;
• иметь навыки административного управления;
• уметь быстро печатать, знать принципы и правила составления тех или иных документов (приказы, распоряжения, инструкции, указы);
• оперативно распоряжаться полезными знаниями (контакты аварийных служб, электрика, сантехника, службы доставки обедов);
• знать иностранные языки (не всегда), хотя в некоторых компаниях знание определённого иностранного языка – главное условие для кандидата, и этом случае офис-менеджер должен свободно говорить, читать и писать на иностранном языке;
• уметь грамотно говорить и писать, излагать свои мысли хорошим литературным языком;
• владеть навыками делового этикета.

Что примечательно, функциональные обязанности офисного менеджера часто путают и с секретарской работой, причем не только обыватели, но и сами руководители. Однако, в отличие от менеджера, секретари лишены властных полномочий и ограничены исключительно технической работой, в большей степени занимаясь организацией труда своего непосредственного руководителя.

Секретарь или офисный менеджер – кто действительно нужен руководителю?

К тому же такое совмещение предоставит больше возможностей для проявления хозяйственником своих других профессиональных качеств, станет поводом для дополнительного сближения с руководством и приобретения новых навыков. Например, можно дорасти до референта, совмещая представительские, журналистские и аналитические функции, которые будут оценены на порядок выше, чем менеджерская работа.

Секретарская работа оплачивается на порядок ниже менеджерской, и это нужно учитывать при трудоустройстве. Поэтому заступая на должность офис-менеджера, важно четко определить спектр выполняемых функций, всячески открещиваясь от выполнения обязанностей личного секретаря. Стоит настоять на том, что объем выполняемой работы в рамках совмещенных обязанностей пойдет в ущерб работе офиса, а поэтому руководителю нужен отдельный личный секретарь.

В то же время многие отечественные компании часто «размывают» тонкую грань между этими профессиями, определяя офис-менеджера в качестве личного помощника руководителя. Такой подход, по меньшей мере, неправилен – организация офисного быта не может быть полноценной, если занимающийся ей специалист будет одновременно занят задачами своего руководителя.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Общие положения

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

1. За халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность – вина сотрудника, за которую необходимо отвечать.
2. За разглашение конфиденциальной информации. В трудовых договорах и должностных инструкциях необходимо внимательно читать пункты о конфиденциальности информации. За ее разглашение чаще всего можно лишиться работы.
3. За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы.
4. За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности – это также сфера ответственности сотрудника.

1. На предоставление полной информации. Для выполнения тех или иных заданий офис-менеджер имеет право требовать предоставления того объема информации, включая конфиденциальную, какой ему необходим.
2. Озвучивать рационализаторские предложения. Если для организации офисной работы необходимы новшества или дополнительные распоряжения гендиректора, то менеджер вправе предлагать их ввести.
3. Требовать надлежащих условий работы. Если служебные обязанности невозможно выполнять из-за отсутствия необходимых условий, офис-менеджер может потребовать их создать.
4. Действовать в рамках компетенции. Изучив должностную инструкцию, работник вправе принимать самостоятельно решения и давать распоряжения, но только в рамках своей компетенции.

Права офис-менеджера

Отзывы работников, которые трудятся на этом фронте, касаются, прежде всего, высокого спроса на данную профессию: получив определенный опыт работы в этой сфере, найти себе более высокооплачиваемое место не составляет труда. Те навыки административно-хозяйственной деятельности, которые приобретаются в процессе работы, актуальны в повседневной жизни. К тому же работа офис-менеджером позволяет развить свои коммуникативные навыки.

Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.

Обязанности менеджера

Отзывы работников, которые трудятся на этом фронте, касаются, прежде всего, высокого спроса на данную профессию: получив определенный опыт работы в этой сфере, найти себе более высокооплачиваемое место не составляет труда. Те навыки административно-хозяйственной деятельности, которые приобретаются в процессе работы, актуальны в повседневной жизни. К тому же работа офис-менеджером позволяет развить свои коммуникативные навыки.

Ответственность

Сложнее найти работу человеку без опыта такой работы. Здесь придется сделать упор на теоретические знания менеджмента, на свою креативность и прочие сильные стороны своего характера и личные достоинства соискателя.

Обычно на должность офис-менеджера назначаются лица, имеющие средне-специальное или высшее образование, опыт работы не менее одного года, наличие специальных курсов по профилю, знание ПК (Word, Exсel), знание 1С, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие печатать с высокой скоростью. Обязанности для резюме руководителя офиса определяются такими личными качествами:

Общие положения

• встречать посетителей офиса, отвечать на звонки, сортировать корреспонденцию по приоритету;
• снабжать сотрудников всем необходимым для их профессиональной деятельности;
• вести учет расходов на нужды канцелярии;
• сортировать документацию и распределять по отделам на предприятии;
• организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
• сообщать начальству немедленно о любых проблемах и форс-мажорных обстоятельствах.

Обязанности

Общие обязанности офис-менеджера закреплены в Трудовом кодексе РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019). Менеджер обеспечивается правами и гарантиями, которые прописываются в должностной инструкции. В резюме такого специального раздела не существует, но кандидату необходимо понимать, что в зависимости от рода деятельности предприятия, его права могут отличаться. В общем руководитель административно-хозяйственной службы наделяется правами:

В каждой компании общепринятая должностная инструкция отличается по содержанию, но имеются общие положения, остающиеся в неизменном виде. Работа офис-менеджера и его обязанности в подробностях прописаны в этом документе. Вот общие положения, касающиеся работника:

• Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
• Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
• Выполнение копий ценной документации по поручению руководства

Прямые должностные обязанности

Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.