Возмещение командировочных расходов учредителю

Возмещение командировочных расходов учредителю

Состав и формы первичных учетных документов, необходимых для оформления тех или иных фактов хозяйственной жизни, утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в час­ти 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Как оплатить «командировку» учредителя общества

• потребуют удержать с этих сумм НДФЛ п. 1 ст. 210, ст. 211 НК РФ . А если удержать налог невозможно (например, фирма оплатила билеты и проживание со своего расчетного счета и до конца года никаких выплат учредителю не будет), по окончании года — сдать на него справку 2-НДФЛ с сообщением о невозможности удержать нало г п. 5 ст. 226 НК РФ ;
• исключат эти суммы из налоговых расходов как переданные безвозмездн о п. 16 ст. 270, п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ ;
• не согласятся с вычетом НДС по расходам на билеты, проживание, бензин и т. п.

Азбука Учета

По Правилам ведения бухгалтерского учета, подотчетные суммы выдаются только сотрудникам данного предприятия. И учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника, которому выдаются в подотчет наличные деньги и устанавливаются сроки предоставления авансового отчета, возврата наличных неиспользованных сумм.

Командировка учредителя

Следовательно, если компания выдала учредителю деньги из кассы до поездки, вся полученная сумма является доходом учредителя (п. 1 ст. 210 НК РФ). Из нее компания, как налоговый агент, должна удержать НДФЛ по ставке 13% и уплатить его в бюджет (п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ). Отчитываться по этой сумме после поездки учредитель не должен.

Учредитель тратится на компанию

Нередки случаи, когда материнская компания направляет своего представителя на собрание учредителей дочерней компании, издав приказ о командировке. В этом случае у материнской компании возникнут командировочные расходы. На наш взгляд, такие расходы могут быть приняты головной организацией в налоговом учете, так как они связаны с деятельностью, направленной на получение доходов. Ведь средства, вложенные в уставный капитал дочерней компании, являются финансовыми вложениями и должны принести дивиденды.

Расходы учредителя при расчете налога на прибыль

Нередки случаи, когда материнская компания направляет своего представителя на собрание учредителей дочерней компании, издав приказ о командировке. В этом случае у материнской компании возникнут командировочные расходы. На наш взгляд, такие расходы могут быть приняты головной организацией в налоговом учете, так как они связаны с деятельностью, направленной на получение доходов. Ведь средства, вложенные в уставный капитал дочерней компании, являются финансовыми вложениями и должны принести дивиденды.

Возмещение командировочных расходов учредителю

Фактически имеем ситуацию, когда, с одной стороны, Закон о прибыли разрешает относить к составу ВР командировочные расходы учредителей как членов руководящих органов предприятия в пределах фактических расходов командированного лица, а в бухучете следует руководствоваться только Инструкцией №59.

Расходы на командировки «чужих» работников

Данный вывод поддерживает и УФНС России по городу Москве в письме от 29.12.08 г. № 19–12/121858, где указано также и на то, что если сотрудники головной иностранной организации не являются работниками российской организации, и расходы на их командировки в Российскую Федерацию непосредственно не связаны с деятельностью российской организации, направленной на получение доходов, то такие расходы не учитываются ею при формировании налогооблагаемой прибыли.

Возмещение командировочных расходов учредителю

— Учредитель нашей фирмы не является сотрудником. Однако он вместе с нашим сотрудником — юристом иногда ездит в командировки в Санкт-Петербург и во Франкфурт. Там они решают рабочие вопросы с компаниями, которые поставляют нам оборудование и обучают наших инженеров. Можем ли мы оплачивать учредителю командировочные расходы и какие?

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

Командировочные расходы

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Учет расходов по командировкам в некоммерческих организациях

В соответствии с пунктом 15 Инструкции № 62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство предприятия принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.

Учет командировочных расходов: нестандартные налоговые ситуации

Поездка сотрудника, состоящего в гражданско-правовых отношениях с организацией, производится в интересах организации и обусловлена выполнением работ по гражданско-правовому договору. Поэтому компенсация вышеуказанных расходов не может являться доходом физического лица и не должна включаться в налогооблагаемую базу по НДФЛ.

Командировочные расходы учредителей: вне валовых расходов

• при смелом налоговом подходе расходы членов руководящих органов на деловые поездки в соответствии с учредительными документами могут быть возмещены этим физическим лицам на основании пп.5.4.8 ст.5 и пп.5.2.1 ст.5 Закона о прибыли, кроме суточных расходов. Эти расходы (кроме суточных) включаются в валовые расходы предприятия. Если же проводится выплата суточных, то независимо от суммы эти расходы не следует включать в состав валовых расходов. А учитывая тот факт, что пп.9.10.1 ст.9 Закона об НДФЛ, в котором речь идет о порядке налогообложения сумм командировочных расходов, ссылается на нормы пп.5.4.8 ст.5 Закона о прибыли, суммы суточных следует облагать НДФЛ. При этом остальные расходы не считаются налогооблагаемым доходом физических лиц;
• осторожный подход, в свою очередь, не позволит включить понесенные расходы в состав валовых, а суммы возмещения, выплаченные физическим лицам, следует обложить НДФЛ.

Оформление командировки: документы, расходы, проводки

Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен. Организация самостоятельно устанавливает величину суточных, которую планирует выплачивать работника при направлении в командировку, и фиксирует ее в коллективном договоре, образец которого можно скачать здесь, или в локальных актах организации.