Содержание
Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как правильно выразить текучку служебной записке и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Для чего нужна служебная записка
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Кто может писать служебную записку
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
Такой документ составляется сотрудником, на которого она пришла. Составляют ответ после изучения документа и обсуждения видов согласования. В ответе не должны содержаться сложные речевые обороты, необходимо писать кратко и по делу. Служебную записку подписывает специалист или руководитель отдела.
Служебная записка – письменный документ, который несет вспомогательную функцию, например, запрашивать информацию, выдавать инструкцию, извещать о чем-либо. В статье будет подробно рассказано, как использовать его возможности для успешной коммуникации в компании.
В каком случае требуется?
Цель записки – согласовать какие-либо вопросы или объяснить что-либо коллеге в деловых аспектах. Такая документация регистрируется в специальном журнале (номер записки обозначен в шапке документа).
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Образцы для разных случаев
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Записка о выплате премии
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Подана служебная записка директору колледжа на недобросовестно выполненные работы по ремонту музыкальных инструментов. Качество и количество работ не соответствует смете. Служебная записка зарегестрирована. В течение какого времени директор должен отреагировать и провести работу по этой записке. Каким законом или статьями эти сроки определены?
Подписывается этот внутренний документ руководителем подразделения, его заместителем или любым иным уполномоченным должностным лицом. С этого момента он вступает в силу до момента удовлетворения просьбы или отказа в этом.
Пример служебной записки
- быстро и эффективно решить текущие производственные задачи;
- уведомить должностное лицо о существующих проблемах;
- внести предложения о разрешении конфликтной ситуации;
- согласовывать намеченные действия;
- запросить нужную информацию или получить инструкцию;
- сопроводить иное сообщение;
- списать денежные средства;
- сделать необходимое объявление.
Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.
Особенности электронного документооборота
Электронная служебная записка – это уведомляющий документ, составленный и отправленный в электронном виде. Внутренняя политика некоторых организаций разрешает обмениваться информацией и деловой документацией по сети с использованием информационных технологий.
Алгоритм составления служебной записки
Преамбула может быть краткой или развернутой, должна плавно подводить читателя к сути вопроса. В ней могут содержаться ссылки на те или иные факты или документы, которые послужили поводом для написания служебной записки.
- дата отъезда и возвращения;
- цель поездки или ссылка на приказ о командировке;
- сведения о транспортном средстве (название, модель, марка, регистрационный номер);
- описание приложений – путевого листа, кассовых чеков, документов на проживание, заправку авто и т.п.
Главная цель, которую преследует любая внутренняя корреспонденция – оперативное управление, то есть наиболее быстрое и эффективное решение любых возникших вопросов и/или проблем. Особенности служебной записки в том, что она призвана:
Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может
Прошу Вас провести согласование проведения акции по ТМ «Фрутоняня», имеющей целью увеличение розничных продаж соков данной торговой марки и рост дистрибуции.
Акция планируется к проведению в период с октября по ноябрь 2016 года в г. Рязани и г.
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
- бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
- далее указывается наименование документа;
- вносится дата его составления и номер;
- описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
- ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Пример служебной записки
- о запросе информации;
- о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
- о направлении в служебную поездку или командировку;
- о премировании сотрудников.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
- адресат (должность, фамилия и инициалы)
- от кого (должность, фамилия и инициалы)
- оглавление (служебная записка о …)
- обстоятельства-основание составить документ (поручение, приказ, проверка). Или общее – довожу до Вашего сведения, сообщаю и т.п.
- вывод (просьба, требование) – в связи с изложенным …
- приложение (при необходимости документально подтвердить факты)
- дата и подпись с расшифровкой
О правилах оформления служебной записки информацию мы разместили отдельно. Раскрыли требования ГОСТа о шрифтах, двусторонней печати, размерах полей и т.п. Если в Вашей организации руководитель не счел важными иные требования. И не оформил свои пожелания в виде локального нормативного акта. Тогда необходимо применять именно локальный акт и требования руководителя.
о проведении встречи с представителем ООО “КрайВодСнаб”
Место проведения встречи: комната для переговоров в гостинице “Центр города”. Расходы на аренду комнаты и буфетное обслуживание составили 12 000 (двенадцать тысяч) рублей. Документы, подтверждающие расходы, прилагаю.
Цель создания докладной – необходимость в информировании руководства, поэтому она и передается директору организации, его заместителю или другому ответственному сотруднику, в соответствии с локальными документами. Ответственно лицо должно рассмотреть предоставленную записку, после чего принять решение и посредством резолюции дать старт его исполнению.
Считается, что единообразной формы, которой должны соответствовать содержание и оформление записки нет. Это не так, поскольку составление внутренних документов организации регламентировано, по крайней мере, общими правилами написания делового письма.
Схема составления записки на провинившегося сотрудника
Каждый из сотрудников организации имеет закрепленные за ним посредством определенных документов (трудового договора, должностной инструкции) должностные обязанности. При приеме на работу до сотрудника со стороны нанимателя должна быть донесена информация о перечне задач, которые работник он обязан выполнять в соответствии с подписанным им трудовым договором, а невыполнение обязанностей – прямое нарушение этого договора.
- уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
- внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
- побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
С какой целью она составляется
Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.
Правила составления
Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
- Отчетные. Предполагают информирование об окончании работ или этапов, исполнении распоряжений;
- Информационные. Составляются регулярно для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ;
- Инициативные. Содержат предложения, рекомендации.
Докладная записка — образец объяснительной
Этот документ используют для пояснения обстоятельств событий и фактов. Составляет работник предприятия на имя вышестоящего должностного лица.
Служебная записка — пример написания и журнал учета
Если служебные или докладные записки составляют не все сотрудники организации, то образец объяснительной может потребоваться рано или поздно любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие из них лучше всего подходят для того или иного случая.
Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:
Деятельность любой организации, независимо от формы собственности, масштабов и сферы производства, не обходится без деловой документации.
Полномочия собственника или первого руководителя определены трудовым законодательством. Однако, в силу объективных обстоятельств, работодатель не в состоянии самостоятельно контролировать работу каждого из подчиненных персонально. Одной из форм донесения до сведения руководителя тех или иных фактов, является докладная записка.
Остановимся подробнее, отвечая на вопросы, касающиеся содержания докладных, требований к форме документа.
Что такое докладная записка?
Докладная записка является одной из обязательных составляющих при оформлении документации дисциплинарных взысканий, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации № 299, действующему в редакции от 17.07.2019.
Загрузка...
