Как сдаются карточки форма т.2 в архив после увольнения сотрудника—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как сдаются карточки форма т.2 в архив после увольнения сотрудника и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

Трудовой договор

После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников. Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации. В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся). Порядок организации текущего хранения личных дел следующий: личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников.

Тема: Хранение документов уволенных сотрудников

В связи с таким противоречием, допущенным Государственной архивной службой Республики Беларусь, автор рекомендует хранить все трудо­вые договоры и контракты 75 лет. Заголовок дела» указываются фамилия, имя и от­чество уволенного работника. Образец оформления внутренней описи дела с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с.

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Внимание Следовательно, если контракты включены в состав личных дел, то они имеют срок хранения 75 лет, а если на работника не ведется личное дело, стало быть, трудовой договор и контракт должны храниться 3 года после истечения срока действия договора или контракта.

Первые два раздела можно заполнить сразу — на основе документов, предоставленных новым работником. Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы.

Зачем нужна карточка Т-2

1. Общие сведения. Личные данные, образование, нынешняя профессия, номер трудового договора, стаж работы.
2. Сведения о воинском учете.
3. Прием и переводы на работу (в пределах этой организации) с указанием причин таких изменений и тарифных ставок.
4. Аттестация (если необходима).
5. Повышение квалификации (если проходил).
6. Профессиональная переподготовка (если проходил).
7. Награды и поощрения, подтвержденные документально.
8. Отпуска (виды, периоды, даты).
9. Социальные льготы (если имеет на них право).
10. Дополнительные сведения.

Где хранятся личные карточки формы Т-2

После расторжения трудового договора ЛКР попадает в архив организации. В соответствии с Перечнем типовых архивных документов, утвержденным Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010, остаются они там 75 лет. Но статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 гласит, что это распространяется только на дела, заведенные до 01.01.2003. Если позже, то достаточно 50 лет хранения.

Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».

Что содержит личная карточка Т-2

На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Заполнение. Подробный пример

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Чтобы личные карточки были оформленными надлежащим образом, заполняются все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой.
Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой.

Где хранятся личные карточки формы Т-2

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Статья о том, как заполнить личную карточку работника поможет вам не допускать ошибок в работе.

Запись в личной карточке об увольнении

Соответственно, кадровик вынужден далее дублировать вновь поступающую информацию: в компьютер вносить в обычном порядке, а в распечатанный и подписанный бланк — вписывать от руки. Работник подписывается под каждым зафиксированным передвижением.

• трудовом договоре;
• Ф. И. О. и дате рождения;
• месте рождения и гражданстве;
• владении иностранными языками;
• образовании;
• профессии;
• стаже работы;
• состоянии в браке;
• семье;
• удостоверении личности;
• местах жительства (по месту регистрации и фактическом);
• номере телефона;
• связи с воинской обязанностью;
• кадровых перемещениях;
• аттестациях;
• повышении квалификации;
• переподготовке;
• наградах;
• отпусках;
• праве на социальные льготы;
• увольнении;
• иных данных.

Что отражает личная карточка работника

Форму карточки работодатель вправе разработать самостоятельно. Но можно использовать и одну из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (с 2013 года оно стало не обязательным для применения):

Сроки хранения личных карточек

• 75 лет — срок хранения документов, оформление которых завершено до 2003 года, а также в отношении лиц, находившихся на госслужбе, не являвшейся гражданской госслужбой;
• 50 лет — для документов, делопроизводство по которым завершилось после 2002 года.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать это карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется, укажите документ, на основании которого брак расторгнут).

Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2, которая представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом на основании представленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.

Как заполнять

С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение. А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения.

Согласно практике делопроизводства личная карточка сотрудника необходим для учета работы сотрудника, а также фиксации изменений на период сотрудничества (награды, отгулы и т. д.). В частности, производится и кадровый учет увольнения с использованием личной карточки формы Т-2, что предусматривает достоверность данных о сотруднике, а также его увольнении.

Оформление карточки

При заполнении разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 N 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

1. Если неправильно заполнить поле кодирования (ошибки в записях или запись не относится к данному блоку), документ считается испорченным и его нужно переписать. Рекомендуем обращать внимания на вносимые коды либо оставить поля пустыми до момента сдачи карточки в архив.
2. ЕСли запись отсутствует или ответ отрицательный (не имею, не состою и т. д.) оставьте кодируемую часть пустой.
3. При указании дат месяц пишется полностью, а год состоит из 4 цифр: 5 мая 2018 г.
4. Даты нужно кодировать арабскими цифрами в порядке день/месяц/год: 02.05.2018.
5. При каждой записи в трудовой книжке, например, о переводе, работодатель обязан продублировать запись в личном деле и ознакомить сотрудника под подпись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)

Под личным делом подразумевается совокупность документов и сведений о конкретном работнике и его трудовой деятельности, систематизированных в определенном порядке. В общем виде личное дело представляет собой папку, в которую помещаются все документы, связанные с конкретным работником.

Что это такое?

• вначале туда помещают все сопутствующие бумаги (заявление об уходе, приказ и т.д.);
• далее эта папка помещается в особый раздел «Личные дела уволенных работников»;
• завершающим этапом является передача всех этих бумаг в архив организации.

Сколько хранятся?

• все папки расшиваются, а находящиеся внутри бумаги извлекаются,
• если в деле встречаются оригиналы каких-то документов, то их помещают в отдельный конверт и прикладывают к общему пакету,
• все содержимое группируют по хронологическому признаку, то есть от самого раннего к позднему (обычно это приказ об увольнении),
• затем составляется внутренняя опись личного дела,
• все страницы нумеруют, после чего подшивают в твердую обложку, на которую наклеивается листок с описанием.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников. Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации. В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

Архивное хранение

Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации. Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

Внимание Фея [e-mail скрыт] Россия, Красноярск #85[263902] 19 октября 2011, 6:01 мдя я личные карточки держу в личных делах, нет у образовательных учреждений денег на дополнительные папки.у знакомых была ГИТ на проверке, дык вообще сказали, чтоб они завели ящик с отделами спецательный Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Светлана-Омск [e-mail скрыт] Российская Федерация, Омск #86[263908] 19 октября 2011, 6:52 А у нас папки с личными карточками стоят в обыкновенном шкафчике…за стеклом… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Фея [e-mail скрыт] Россия, Красноярск #87[263924] 19 октября 2011, 7:48 у меня они в сейфе страаашном 195…какого-то года стоят.

При этом, данный перечень разделяет кадровые документы по видам и срокам хранения. Так, в соответствии с п. 658 указанного перечня, личные карточки работников, в т.ч., временных работников хранятся 75 лет. В соответствии с п. 657 — трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел хранятся 75 лет.

Достаточно ли наличия в архиве карточек Т-2 и трудовых договоров с дополнительными соглашениями к ним?

Ответ на вопрос: Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Читайте подробнее о по этой ссылке.