Конечный результат деятельности личного помощника

Друзья, также если возникнут вопросы после прочтения статьи, то можете задать их мне лично в социальных сетях или лучше написать в комментариях ниже, чтобы другие люди тоже могли получить ответ на эти вопросы.

Кому нужен удалённый личный помощник?

Сегодня я хочу начать разговор об интернет-профессии личный помощник и рассказать вам подробнее о данной возможности работать удалённо. Из этой статьи вы узнаете, что это за профессия, стоит ли начинать её осваивать, а также определите подходит она вам или лучше заняться чем-нибудь другим.

Кто такой личный помощник предпринимателя?

  • Формирование и настройка рассылок.
  • Умение монтировать несложные видео.
  • Редактирование фотографий, картинок, создание баннеров.
  • Умение делать лендинги.
  • Работа в вебинарных комнатах.
  • Работа с трафиком и рекламными сервисами.
  • Аналитика сайтов.
  • Позиции начального уровня (0): помощник администратора офиса, секретарь на ресепшен — ресепшионист (Receptionist), административный координатор, администратор ресепшен (Front Desk Receptionist), секретарь-референт, офис-менеджер, администратор офиса (Front Office Assistant), ассистент, специалист по административной поддержке (Administrative Assistant), делопроизводитель.
  • Позиции первого уровня (1): персональный ассистент (Personal Assistant), помощник руководителя, личный помощник, бизнес-ассистент, помощник генерального директора, помощник топ-менеджера, менеджер по документообороту, руководитель отдела секретариата.
  • Позиции второго уровня (2): начальник административно-хозяйственного отдела, управляющий офисом, административный менеджер, операционный менеджер, менеджер бизнес-проекта, административный управляющий, менеджер по административно-хозяйственной деятельности (Facility Manager).

Содержание:

  • Организация работы секретариата, управление отделом (секретариат + курьерская служба).
  • Event-поддержка (организация мероприятий, участие в организации конференций, выставок; сопровождение корпоративных мероприятий, оформление праздников, выбор и составление подарков сотрудникам компании).
  • Полный travel support (оформление виз, загранпаспортов, оформление командировок, трансфер, билеты, гостиницы, аренда машин, организация сложных поездок).
  • Организация материально-технического обеспечения центрального офиса (снабжение офиса продуктами, канцтоварами, медикаментами, оборудованием, мебелью, техникой, и т.д.).
  • Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журнала регистрации и базы данных исходящих писем.
  • Планирование рабочего времени первых лиц компании.
  • Контроль исполнения требований распорядительных документов и поручений руководства.

4. Обязанности

  • «Лучший сотрудник года» (2016). За обеспечение слаженной работы всех подразделений компании.
  • По итогам 2017 года получила звание «Лучший по профессии».
  • Получил награду за создание программы «Х» (2016).
  • «Почетная грамота за высокий профессионализм, образцовое выполнение служебных обязанностей».
  • «Почетная грамота за достижение высоких показателей в работе».
  • «За активное улучшение структуры бизнес-центров» (2017).

Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.

Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.

Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора

Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.

Свои подводные камни (без преувеличения) встречаются на пути буквально каждого ассистента — и опытного, и еще только начинающего. «Помню, в мои обязанности входило все, что не хотел делать руководитель. И это было жестко. Я обзванивала партнеров, выбивала из должников деньги, собирала документы, пересаживала растения, организовывала мероприятия. Тогда моя стрессоустойчивость нереально возросла. Зато я поняла, что могу выполнить любое поручение очень быстро, справилась со страхами и комплексами», — рассказывает Анна Голубева, которая раньше была ассистентом руководителя в строительной сфере, а теперь открыла интерьерный магазин.

Если же говорить четким языком резюме и вакансий, то, по словам представителей сайта «Авито», в обязанности ассистентов обычно входят умение вести деловую переписку, работа с информацией и документами, ведение календаря, выполнение поручений руководителей. Так что хорошенькое личико, вопреки предрассудкам, далеко не основной критерий при подборе личного помощника или помощницы. Хотя, конечно, представительный/привлекательный внешний вид — почти обязательное условие. Согласно исследованиям сервиса «Работа.ру», не меньше 71% работодателей обращают внимание именно на внешний вид потенциального сотрудника. Но сильны ассистенты должны быть другим.

Декретный запуск. Можно ли построить карьеру в декрете

Иногда личный помощник необходим с первого дня ведения бизнеса, а порой — еще до начала работы. Дела нет — ассистент есть: такой парадокс помогает бизнесу закрутиться быстрее. «Чтобы открыть свои онлайн–курсы, я сама пошла в бизнес–школу поучиться (хотела запустить свой проект, но не знала, как это сделать). В первый же месяц обучения нам сказали: найдите себе помощника. Это было практическое задание. Так еще до старта бизнеса у меня появилась «техническая» помощница. Сейчас у меня в команде пять человек, сразу двое из которых — ассистенты», — делится историей Валерия Семенова, автор практического онлайн–курса «Профессия: удаленный PR–менеджер».

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Должностная инструкция помощника руководителя

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Если вы не занимались активным поиском работы в последние пару лет, то ваши знания о форме, дизайне и контенте резюме уже неактуальны. Используйте рекомендации в этой статье для написания современного резюме для следующих позиций: бизнес-ассистент, персональный ассистент, помощник руководителя.

Каким должно быть резюме персонального ассистента в 2020 году?

Профиль должности — это эталон идеального кандидата, который содержит перечень требований к знаниям, навыкам, квалификации кандидата, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей. Описание вакансии – краткая версия профиля должности, которая включает список обязательных требований для первичного отбора кандидатов по резюме.

1. Подготовка

Раздел «О себе»- общее описание вашего профессионального бэкграунда. Он может быть оформлен в виде короткого абзаца из 1-4-х предложений или маркированного списка. Укажите те стороны вашей квалификации, которые являются неотъемлемыми компонентами вакансии, такие как направления деятельности, области специализации, ключевые компетенции, технические навыки, лицензии, сертификаты.
Далее я привожу примеры заполнения раздела «О себе», чтобы вы могли понять и наглядно представить, как это сделать правильно.

Профессиональные качества, которые указываются в резюме помощника менеджера, должны отражать его личностную готовность к выполнению обязанностей помощника. Среди важных качеств, которыми обладают помощники руководителей:

Рекомендуем прочесть:  Дела о наследовании земельных участков

Помощник руководителя — иногда он именуется личным секретарем или ассистентом руководителя (менеджера) — это правая рука человека, возглавляющего организацию или какое-то направление деятельности, поэтому к претенденту на должность предъявляются серьезные требования. Порядок подготовки успешного резюме секретаря (помощника) руководителя следующий:

Правила по составлению резюме

Прописывая должностные обязанности помощника руководителя для резюме в каждом из пунктов следует исходить из тех формулировок, которые приведены в описаниях понравившихся вакансий. Речь не идет о вранье: не следует писать того, чего не было, — обман вскроется если не на собеседовании, то в первые дни работы. Необходимо продумать, как подать собственный, реально имеющийся опыт, чтобы он соответствовал требованиям вакансий.

Работа личным помощником руководителя открывает для Вас безграничные возможности к своему перспективному будущему, ведь Вы принимаете опыт и знания уже у успешного и делового человека. Если Вам действительно нравится, то чем Вы занимаетесь, значит Вы на верном пути к профессиональному и личностному росту. Помощник руководителя — это очень важная и ответственная работа, которую доверяют исполнить далеко не всем, поэтому старайтесь впитывать всю полезную информацию и весь опыт, который дает Ваш непосредственный начальник. Спустя определенное время Вы сможете самостоятельно начать работать в выбранной вами сфере, но уже в качестве руководителя.

В СССР профессия «секретарь» имела пик популярности и развития. Это связано с ростом заводов, фабрик, предприятий, в каждом отделе нужен был свой специалист. Так профессия секретаря стала признанной и востребованной в обществе.

Обязанности

  • составление распорядка дня;
  • забота о комфорте руководителя и организация рабочего пространства;
  • запись на прием и личные встречи с руководителем;
  • проведение мероприятий и деловых обедов;
  • ведение документации;
  • деловая переписка;
  • поиск партнёров для сотрудничества;
  • личное присутствие на деловых встречах;
  • планирование и организация командировок и личных поездок;
  • сотрудничество с заказчиками или поставщиками.

Амбиции в рамках профессии. Многие ассистенты воспринимают эту работу как трамплин к чему-то большему. Иногда это происходит, потому что ассистент не видит перспектив развития в этой должности (а они есть!), а иногда потому что изначально «свернул не туда». Ассистент работает хорошо, если его цели лежат в поле его текущих профессиональных задач.

Навыки проджект-менеджера: исполнительность, настойчивость, внимательность, собранность, обязательность, системность. Ассистент с такими навыками сможет разделить с вами и личные, и бизнес-задачи.

Будет долго работать

Обучаемость. То есть умение быстро находить информацию и изучать ее. Чтобы быть максимально полезным и экстремально повышать вашу эффективность, ассистент и сам должен постоянно развиваться: разбираться в метриках и бизнес-процессах, знакомиться с лучшими практиками, изучать опыт своих коллег.

— Перфекционизм — это не про нас. Не буду говорить за всех, но у нас в работе часто проявляется треугольник время-качество-красота и выбрать можно только два “угла”, на третий придется сказать “и так сойдет”. Делать это без зазрения совести тоже пришлось научиться.

Арлингтон! А именно — бизнес-район Кристал Сити, позиция официантки в ресторанчике Тедз Монтана Грилл — вот, что ждало меня в качестве работы.
Если помните, то, чтобы заполучить нормальную работу, я отправила больше пятисот анкет на сайте j1. Потом еще мы с Крисом (менеджером) долго правили моё CV, чтобы оно хоть как-то подходило под нужную позицию и выглядело прилично.
Я помню первый созвон с Крисом, еще из России, был страшен. Ничего не понятно, связь прерывается, сколько-сколько будут платить? А, неважно.
Но вживую все было иначе. Во-первых, в Арлингтон я ехала уже абсолютно влюбленная в США — чудесные люди, кормящие меня лобстерами и дарящие ключи от квартиры, чудесные парки, чудесные дороги. Розовые очки, и так надежно сидевшие на моем носу, получили +50 к розовости и +100 к бронебойности.
Мы подыскали комнатку с русской девушкой. Снимали напополам за смешную сумму в районе 300 долларов в месяц.
Ресторан:
Правила простые — первые неделю-две ты на тренинге. Зарплата 5.5 баксов в час. Учишься, смотришь, чаевыми с тобой никто не делится. Затем ты становишься официанткой с зп в 2-2.5 бакса в час но. все чаевые — твои. При этом с чаевых «налом» оплата налога на твоей совести (я старалась все честно вбивать).
В первый день тренинга я смотрела на работу Скалли, опытной официантки и самого крутого человека того лета. Она закинула себе на ладошку поднос с порядка двадцати стаканов со льдом и напитками и сказала — учись носить на одной руке. И бодро пошагала к клиентам.
В этот день я смогла поднять то ли 4, то ли 6 стаканов на одной руке. Это был мой максимум.
При поступлении в универ я все ждала «магии и волшебства». Больших залов, интересных задач. Но, как ни странно, моим «Хогвартсом» стал «Тедз Монтана Грилл».
Во-первых, там были свои подразделения — официанты, кухня, менеджеры и хостесс (красивые! чаще русские девушки).
Во-вторых, там была своя магия — бесплатная кока-кола (сколько захочешь!), картошка (граниченно, но не ругались, если перекусывал — ее было несколько типов). По сути, ела я в основном на работе.
Я бы сказала, что русские хостесс были максимально близки к Слизерину (в хорошем смысле). Красивые, хитрые, умные (но не злые), они сразу предупредили меня — американские коллеги «жмут» чаевые, поэтому на тренинге сидишь на голодном пайке со своими пятью баксами в час. А менеджеры будут «зажимать» хорошие часы, поэтому не жди большого количества крутых смен (крутые — это вечерние. особенно в выходные — можно до 100 баксов со стола на чай получить, а, если это компания, то и все 200 — но вряд ли ты один осилишь компанию).
Но я носилась как неутомимый радостный щенок вокруг Скалли, помогая ей с подносами (пока двумя руками), тарелками (настоящий официант может 5-6 тарелок за раз отнести — мой максимум был 2), обучаясь, записывая все рядышком. Когда мне рассказали, что мне можно таскать лед для всех и убирать столы (помогать не только Скалли, но и остальным) — я разве что не пищала от восторга. Работа! Физическая! Настоящая! Все мои подработки в журналах, газетах, репетиторство, все это казалось каким-то ненастоящим. То ли дело таскать яркий блестящий лёд в огромных ведрах и складывать стаканы горками!
Я нас секунду поясню, откуда такой восторг. Всю жизнь я была «фиалочкой». В детстве мне давали прогноз на «доживет до 5», потом «с операциями до 7». Было много операций, много проблем со здоровьем, инвалидностью, освобождение от физкультуры и даже от уроков по первому «мне плохо». Соответственно, между «путь воина» и «путь мага» я выбрала второе) много занималась интеллектуальным трудом и это немножко. в печенках сидит. А тут — инвалидность сняли, живой-здоровый, работаешь, голова пустая, ощущается как игра, ручки-ножки приятно устают (иногда сильно, но это куда лучше забитой лишними мыслями головы).
Отсутствие физической активности делает меня несчастной, но, посидев в библиотеке часов 5, последнее, что ты хочешь — это прыгать на скакалке. Другое дело, когда тебя награждают за физическую работу.
В общем, эйфория была та еще. Еще больше меня подстегнуло, когда, где-то на третий день, Скалли с партнершей принимали огромный стол на 20 человек.
Поясню: обычно ты принимаешь двоих-четверых, они делают общий чек и все хорошо. Ты вбиваешь их по номерам и приносишь каждому заказ. В ресторане они могут заменить ЛЮБОЙ ингредиент. То есть бургер №5 может выглядеть в блокноте не «бургер№5″, а : бургер №5, мясо medium rare, салат убрать, сыр Ч заменить на сыр Б, вместо картошки дать брокколи on side + __вот так весь остальной заказ да вы издваетесь_». А потом. ОНИ МЕНЯЮТСЯ МЕСТАМИ.
И всё! Нумерация порушена, кому какой чек пробивать — черт голову сломит.
Но весь этот ад ждал меня впереди, в тот вечер я просто носилась, застилала столы, доносила напитки, таскала вилки-ложки-лед-салфетки-доп.блюда-заменыблюд и так далее.
А вечером девчата сняли 200 баксов и каждая положила передо мной то ли 10, то ли 20 баксов. И вот этот разговор я запомнила очень четко и ясно:
— Это за что?
— Ну, ты ж помогала.
— Так мне сказали, что вы не делитесь чаевыми, пока я на тренинге.
(барабанная дробь)
— Ну так если они не помогают — зачем с ними делиться?
Понимаете? Потом я присмотрелась, действительно, многие привозят с собой этот менталитет: «не работаешь, но получаешь деньги = молодец, работаешь = дурак». Я понимаю, что это сложилось потому, что в России (да и не только там) действительно часты ситуации, когда «Больше работаешь — молодец, на тебе будут больше ездить»), но это не делает ситуацию менее «неправильной».
На обеде можно было заказать еду в самом ресторане по скидке. Как правило, я или заказывала детское меню, или обходилась тем, что кухня подарит)
И вот мы все сидим за столом, обедаем, один из ребят рассказывает, как курил марихуану и рассказывает невероятно смешно. Вы же помните, про «английский так себе», да?)
А тут.. я все поняла. И захохотала.
Паренек спохватился, посмотрел на меня и говорит — ты что, поняла шутку?
А у меня аж слезы на глазах)
В общем, спустя неделю тренинга меня допустили к работе) И, хотя я сдавала самый настоящий экзамен на знания блюд, порядок обслуживания и проч. — я все равно думаю, что реальным экзаменом был тот случай с помощью и шуткой. Показавшие «Работу в команде» и вообще понимание английского, а не только » я вам тут меня зазубрила».
Относились очень хорошо — даже угощали покурить за ресторанчиком (да, я курила сигареты, хотя предлагали не только их).
Вообще меня поражало это отношение людей к марихуане. Это сейчас она везде легализована. А тогда-то ситуация была другой. У нас уволили одного парня — он накурился и на запрос клиента «я буду такой-то бургер» он ответил что-то вроде «нет, спасибо, я такое не ем».
Но пить я не пела, марихуану не курила, а сигареты курила редко — только когда совсем был перегруз и голова шла кругом. И остервенело после этого полоскала рот и мыла руки — не хотелось, чтобы от меня пахло.
И вот, начались рабочие деньки)
Расписание и фишки расскажу в следующий раз. Постараюсь завтра)

Рекомендуем прочесть:  Грабежи за неделю

Дубликаты не найдены

Вот уже 4 года я тружусь персональным ассистентом в организации, где мечтала работать все студенчество. Много мифов связано с нашим делом, в основном я слышу сплошной негатив от людей извне, но про это стоит рассказать отдельно. Да и вообще, у нас, борцов невидимого фронта, забавных и не очень рассказов больше, чем у наших руководителей, о чем я и буду писать.

Логичный вывод из предыдущего пункта: если не тратить рабочие часы на скучные монотонные задачи, будет больше времени. А еще сил и настроя на работу. Сегодня маркетолог или пиарщик приходит на работу, открывает почту, видит сто непрочитанных писем — и идет за кофе, потом тратит час на удаление лишнего и поиск важного, потом снова идет за кофе. А если бы он приходил и сразу получал список срочных и приоритетных писем, требующих ответа? Без спама или неважной информации? Это же сразу плюс два рабочих часа и плюс сто к мотивации. Правда, очередь в офисную кофейню станет меньше.

Это поможет успевать больше

Рутинные задачи, которые часто выполняются на автомате и не требуют особой квалификации, часто занимают уйму времени. Во многих компаниях часть рутины скидывают на секретарей или стажеров, но они не способны покрыть все задачи. К тому же ассистенты обычно есть только у высокопоставленных сотрудников, и вот менеджер по продажам тратит полдня на то, чтобы отксерить или подшить какие-то документы или написать скучный отчет.

Это избавит от рутины

Личный помощник — это прекрасное решение проблемы «Я не успел сегодня, давайте уже после выходных». Потому что как это не успел? А чем занимался? Почту за тебя разобрали, документы рассортировали, отчет заполнили (твоя задача — только просмотреть и проверить), чеки за командировку нашли, нужный телефон отыскали, даже за кофе сходили. А значит, можно наконец сосредоточиться на своих непосредственных обязанностях. Если не отвлекаться на мелочи — их выполнит ассистент — и не терять из-за этого концентрации, не выполнить задачу в срок становится просто невозможным.

Полный список функций бизнес ассистента этими пунктами не оканчивается. Личный помощник вникает в организацию деловых встреч, совещаний, переговоров, оформляет презентации, ведет протоколы. Командировки руководителя также в сфере деятельности его «правой руки». Другие обязанности — контролировать деятельность водителей, курьеров, делать покупки для мероприятий, следить за жизнеобеспечением кабинета босса.

Что должен уметь?

Для выявления определенных качеств характера кандидата тестируют методиками, психологическими опросниками. Это важно для понимания того, сможет ли человек справиться с этой должностью, найдет ли общий язык с руководителем.

Как проходить собеседование?

Зарплата зависит от территориальных особенностей (конкретного города, страны), конкретной компании, диапазона полномочий. В России помощнику директора платят от $900 до $5500. Чем больше цифра – тем многочисленней задачи персонального ассистента.

Ссылка на основную публикацию