Как принять к авансовому отчету чек за выходной день—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как принять к авансовому отчету чек за выходной день и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

При покупке через подотчетное лицо в товарном чеке обязательно следует указать все товары. Покупки должны совершаться для целей организации (п.1. ст.252 НК РФ). Считается ошибкой, ели в товарнике указано «Бытовая химия на сумму 3790 рублей» без указания конкретного вида товара, количества, цены за единицу и общей суммы. Но если чек составлен неверно, работник вправе написать пояснение (например, в форме служебной записки) с перечислением всех товаров и приложить к авансовому отчету. Но такое пояснение должен подтвердить генеральный директор фирмы.

Если в товарном чеке не указан номер

Если в чеке указано нерабочее время и праздничный день, либо чек для авансового отчета пробит в выходной день, то такие расходы не включатся при расчете налоговой базы. Допустимым расхождением считается пять минут после окончания рабочего дня. Так, для организации выгоднее покупать товары через подотчетные лица с ненормированным рабочим днем либо гибким графиком. Если чек пробит в нерабочее время, то работник прикладывает к авансовому отчету служебную записку.
Расходы, на которые уменьшаются доходы, перечислены в п.1 ст. 252 Налогового Кодекса.

В чеке гостиницы указаны вымышленные реквизиты

Расходы, которые не принимаются к налогообложению, перечислены в ст. 270 НК РФ. При проверке авансового отчета налоговики обращают внимание на цели затрат. И если в чеке указаны представительские расходы, доказанные нормативными документами фирмы, то на них не уменьшается сумма налога.

• порядковый номер за смену;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
• наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
• сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
• форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
• должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
• регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
• абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
• адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения.

Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:

• чек ККТ;
• пассажирские билеты, посадочный талон;
• товарные чеки/накладные;
• квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

• наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
• наименование фрахтовщика;
• дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
• стоимость пользования легковым такси;
• фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

Порядок выдачи подотчетных сумм

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

Изменения с 1 июля 2019 года

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

Формально никаких нарушений здесь нет. На практике все будет зависеть от настроя проверяющих, а если дело дойдет до арбитража, то и от судей. В споре, рассмотренном ФАС Дальневосточного округа, был вынесен вердикт не в пользу предприятия, сначала выдавшего физическим лицам беспроцентную ссуду, а затем переоформившего операцию как предоставление денег под отчет. Суд счел, что эта уловка «шита белыми нитками», так как компания не обосновала хозяйственную необходимость выдачи подотчетных средств (постановление ФАС ДО от 24 декабря 2003 г. № Ф03-А51/03-2/2720). Чтобы не оказаться в такой ситуации, бухгалтеру, проводящему заем как движение по счету 71, следует обзавестись внутренним документом, где директор приказывает произвести закупки материалов, необходимых для деятельности фирмы, за наличный расчет через «подотчетников». Последние могут написать объяснительные записки с изложением причин, по которым они не могут приобрести необходимые товары (в продаже нет подходящей продукции, цена, установленная продавцом, не выгодна для предприятия, и т. д.). Тогда, возможно, инспектор будет более лоялен.

Подтверждающие документы

1 Полное название документа — «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержден решением совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, приведен в письме Центробанка России от 4 октября 1993 г. № 18.

О времени и учете

Бывает, что предприятие использует счет 71, чтобы замаскировать займы, предоставленные работникам, под выдачу подотчетных денег. Логика очевидна. Получив беспроцентный кредит, человек должен заплатить НДФЛ, так как материальная выгода от экономии на процентах включается в облагаемую базу (п. 1 ст. 212 НК РФ). Если же выплата оформлена под отчет, то никакой выгоды и соответственно дохода нет. Нужно лишь утвердить срок, когда работник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет. Когда наступит самая поздняя дата, кассир выписывает два ордера: приходный (якобы человек вернул подотчетную сумму) и расходный (как будто сотрудник снова получил деньги с тем, чтобы приобрести для организации что-либо нужное).

Вместо ФКЧ продавец вправе выдавать специализированные БСО. Платежная квитанция без кассового чека к авансовому отчету принимается на общих основаниях. Требования к реквизитам бланка строгой отчетности те же, они закреплены в п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ.

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Почему бухгалтерия требует подтверждающие документы

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.

Общие правила выдачи денежных средств под отчет

Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Обратите внимание, что в служебную командировку может быть направлен сотрудник, работающий по трудовому договору, а не договору подряда (гражданско-правовому). Сотрудник, работающий по договору подряда, подотчетным лицом выступать не может.

Обязанности подотчетного лица

В качестве документов расхода для авансового отчета также могут прилагаться и товарно-транспортные накладные или бланки строгой отчетности, так как они содержат всю необходимую информацию о юридическом лице, продавшем товар/услугу, а также расшифровку каждой позиции.

Подтверждающие документы для авансового отчета

1. Алгоритм составления авансового отчета не меняется вне зависимости от формы выдачи средств — наличной либо безналичной.
2. Авансовый отчет может быть составлен как в свободной форме, которая закреплена в учетной политике организации, так и в унифицированной (АО-1), несмотря на то, что она была отменена еще в 2013 году.
3. Если подтверждающий документ составлен на иностранном языке, переводу подлежит только информация, касающаяся непосредственно товара/услуги.
4. Оплата товаров/услуг в нерабочие или праздничные дни может вызвать определенные вопросы со стороны проверяющих, поэтому если речь идет о тратах на производственно-хозяйственные нужды, желательно производить их в рабочее время.
5. Авансовый отчет можно составлять и в электронной форме, используя специализированные инструменты.

• авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
• первичные документы, подтверждающие расходы.

Проверка авансового отчета

• стоимость приобретенных для организации материальных ценностей или подтвержденных командировочных расходов (в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов – например, 10 «Материалы» или 20 «Основное производство»);
• входной НДС по приобретенным ценностям (в корреспонденции с дебетом счета 19);

Суточные

• чек ККТ;
• слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
• подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
• другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.