Взыскание подотчетных сумм

Взыскание подотчетных сумм

В обоснование понесенных расходов по авансовым отчетам работники представили первичные документы на приобретение товарно-материальных ценностей у контрагентов, которые, как выяснилось, не зарегистрированы в ЕГРЮЛ, то есть фактически не существовали. ФАС ПО в Постановлении от 01.07.2008 N А65-6677/2007 указал, что подтверждающие документы не могут носить достоверный и законный характер в целях налогообложения, в результате суммы, выплаченные организацией физическим лицам по авансовым отчетам, признал облагаемым доходом. Однако Президиум ВАС, пересматривая судебные акты нижестоящих инстанций, подчеркнув, что достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, определяет сама организация, пришел к иному выводу. Авансовые отчеты работников организацией приняты, приобретенный по подотчетным денежным средствам товар оприходован в учете в установленном порядке, а инспекция, в свою очередь, не доказала, что спорные суммы явились экономической выгодой работников, — при указанных обстоятельствах у инспекции отсутствовали законные основания для правовой оценки подотчетных сумм как дохода физических лиц или выплат и иных вознаграждений в пользу работников, исчисления НДФЛ и привлечения организации к налоговой ответственности.

Взыскание подотчетных сумм

Согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причинённый ему прямой действенный ущерб, под которым понимаются реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а так необходимость для работодателя произвести затраты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причинённого работникам третьим лицам.

Принципы подбора кадров

Так как администрация организации не получила письменное согласие Солнцевой на удержание невозвращенных подотчетной суммы из его заработной платы. Следовательно администрация не имела права удерживать с нее оклад 12000 руб., могла только удержать 20% от подотчетной суммы.(2400руб.)

Вынесено решение о взыскании задолженности по подотчетным суммам

В судебном заседании бесспорно установлено, что ответчик Иванов С.Н. получал в подотчет денежные средства, и был обязан отчитаться по подотчетным суммам не позднее ДД.ММ.ГГГГ, либо возвратить денежные средства в указанный срок в кассу предприятия. Однако ответчиком до настоящего времени не были предприняты меры по возвращению денежных средств, что влечет возложение на него полной материальной ответственности, следовательно, иск ООО «Вурнарский мясокомбинат» о взыскании с ответчика Иванова С.Н. задолженности по подотчетным суммам подлежит удовлетворению в полном объеме.

Порядок предоставления денег в подотчет и возврата остатка подотчетных сумм

Если сотрудник не возвращает деньги добровольно, то организация может вернуть их путем принятия решения об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При этом должно выполняться условие, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания ( ч.3 ст.137 Трудового кодекса).

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы

Но налоговые риски возникают, если остаток подотчетных сумм вовремя не возвращен в организацию или не утвержден отчет об использовании средств. В таких ситуациях, по мнению Минфина и налоговых инспекторов, физлицо получает доход в денежной форме, который должен учитываться в целях НДФЛ. Судебная практика по этому вопросу противоречива.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (см. таблицу 1).

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы

Затем такая задолженность подлежит отражению за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Требование к подотчетнику, которое поможет защититься от доначислений

По мнению Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа, средства, выданные подотчетному лицу для приобретения товаров, работ, услуг, не являются его доходом по смыслу статьи 209 НК РФ (постановление от 19.04.06 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1). К аналогичным выводам судьи приходили и во множестве других подобных споров (постановления федеральных арбитражных судов Московского от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3, Волго-Вятского от 12.11.08 № А43-3598/2008-6-65 округов).

Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского областного суда от 04 марта 2015 г

Согласно п. 4.1 Учетной политики ООО "Связь-Ком" для целей бухгалтерского учета на 2012 год, утвержденной Приказом директора N 75 от 31.12.2011 "Об утверждении "Положения об учетной политике для целей бухгалтерского учета на 2012 год и "Положения об учетной политике для целей налогового учета на 2012 год" организация обязана руководствоваться Положением ЦБ РФ "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" от 12.11.2011 года N 373-П. (следовательно, и его п. 4.4).

Погашение долга по подотчету при увольнении

Если увольняющийся не согласился вернуть долг, а сумма расчета не покрыла его полностью, то организация вправе подать на этого сотрудника в суд. Подать иск нужно успеть в течение года с даты, когда закончился срок, на который давались деньги под отчет (ст. 392 ТК РФ). Если суд не увенчался успехом либо организация решила туда не обращаться, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчету списывается в состав прочих расходов в бухгалтерском учете, а в налоговом может быть учтена во внереализационных расходах согласно подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ. Общий срок исковой давности равен 3 годам (ст. 196 ГК РФ).

Игры с подотчетом становятся все опаснее

Что касается арбитражной практики по вопросу обложения невозвращенных подотчетных сумм страховыми взносами, то она только начала складываться. Нам удалось найти только одно судебное решение по этой проблеме — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 07.12.2012 № А43-14173/2012.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги

• добровольный. В этом случае сотрудник (виновное лицо) должен полностью или частично самостоятельно возместить ущерб. Для этого работник в письменном виде оформляет данное обязательство с указанием конкретных сроков внесения платежей. Рассрочка при возмещении ущерба возможно только, если между сторонами достигнуто по этому поводу согласие;

• по распоряжению руководителя. Такой порядок возмещения возможен только если величина ущерба не превышает средний месячный заработок сотрудника. При этом распоряжение о взыскании должно быть дано не позже одного месяца со дня, когда был установлен окончательный размер причиненного сотрудником ущерба;

• в судебном порядке. Этот вариант взыскания ущерба возможен, если установленный выше месячный срок истек, либо если сотрудник отказывается от добровольного возмещения причиненного ущерба, а сама сумма ущерба превышает его среднемесячную зарплату.

Истребование подотчетных сумм

Если сотрудник, работающий или бывший, не согласен погасить задолженность, а работодатель не намерен с ним судиться, то избавиться от «дебиторки» можно стандартным способом. На основании пункта 77 ПБУ она подлежит списанию по истечении срока исковой давности, то есть через три года (ст. 196 и 199 ГК РФ). Кроме того, на эту задолженность распространяется общее правило о создании резерва сомнительных долгов (п. 70 ПБУ). В такой ситуации бухгалтер сделает проводки:

Взыскание подотчетных сумм

Кроме того, в ситуации, когда подотчетное лицо постоянно берет и возвращает денежные средства, ничего не приобретая для организации, нельзя исключить вероятности, что налоговые органы будут исходить из того, что организация фактичес-ки предоставляет работнику беспроцентные займы, а он при этом получает доход в виде материальной выгоды (пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ).