Нужно ли оформлять график отпусков приказом

График отпусков относится к числу обязательных документов для предприятий, в которых есть наемный персонал. Он должен разрабатываться руководством и является обязательным для применения для работодателя и сотрудника.

Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков

Ст. 123 Трудового кодекса указывает на обязательное утверждение графика отпусков на предприятии. Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется. Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года. График отпусков в дальнейшем может корректироваться и дополняться новыми сведениями.

Как составить

1. Официальное наименование работодателя.
2. Номер документа, согласно принятой системе нумерации.
3. Сущность документа: «Утвердить график отпусков на ___ год».
4. Перечень лиц, которые ответственны за подготовку приказа и соблюдение графика отпусков (необязательно).
5. Подпись руководителя.
6. Подписи лиц, которые указаны в качестве исполнителей.
7. Дата подготовки приказа.
8. Место подготовки приказа (город).

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

О праве переноса отпуска на следующий год

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2021 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать дополнительный приказ по предприятию по формированию графиков отпусков, чтобы ввести в действие разработанное расписание. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такое распоряжение необходимо.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается приказ. Необходимость его составления предусматривают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включаемой в него информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения расписания в действие, сколько для назначения лиц, ответственных за его исполнение, и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий. Еще один плюс заключается в том, что наличие распоряжения подтверждает согласование с руководством и утверждение самого плана. Особенно это важно, когда организация не использует унифицированную форму Т-7, а при разработке собственного бланка могла что-то упустить.

Как сформировать план отдыха сотрудников предприятия

Чтобы ответить на этот вопрос, посмотрим на унифицированный шаблон графика (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он носит рекомендательный характер, т. е. необязателен, и форму документа организациям разрешено разработать самостоятельно. Тем не менее многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться предложенным чиновниками шаблоном, то брать его за основу.

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

• необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
• обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
• непременность ознакомления с ним каждого работника;
• обязательность его как для работника, так и для работодателя;
• создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Зная нерасторопность сотрудников и даже руководителей подразделений в этом вопросе (всем нужно подумать, посоветоваться со второй половинкой, посмотреть, когда не учится ребёнок и т. п.), можно предположить, что рассмотрение документа будет проходить основательно и не спеша. Но кадровику и руководству компании нужно строго соблюдать сроки утверждения графика, так как за отсутствие в положенный срок этого документа и фирме, и директору грозит административная ответственность:

График отпусков — как составить и утвердить (видеоинструкция)

Стоит учесть: кадровые работники с серьёзным стажем работы рекомендуют ознакомить с этим документом каждого сотрудника, получив со всех подпись. Иначе призывать работников к выполнению установленных периодов для отдыха будет затруднительно. Сделать это можно двумя способами:

Для чего может понадобиться приказ о графике отпусков

Проговорим сразу, что обязанности вводить график отпусков отдельным распоряжением по компании, как правило, не возникает. Аргумент здесь один — сама форма графика (если она стандартная) предполагает утверждение документа.

Существует унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Форму документа организация вправе разработать самостоятельно Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

Следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине нужно обозначить название документа.

Кто и когда составляет распоряжение?

Обязанность выполнять данную работу должна быть им вменена надлежащим образом, например, в соответствии с должностными инструкциями. Если такая обязанность работнику не вменена, ему предлагается выполнять ее.

Обратите внимание, что не признается состоявшимся ознакомление сотрудников с графиком отпусков, если график просто размещен на стенде в компании (Решение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017).

Включите в график всех работников, с которыми на момент составления и утверждения графика действуют трудовые договоры. Отсутствие работника в графике отпусков может впоследствии привести к судебным разбирательствам, и высока вероятность, что работник через суд получит с работодателя компенсацию морального вреда в связи с нарушением его права на отпуск (Апелляционное определение Кемеровского облсуда от 12.10.2017 № 33-10931/2017).

7 ошибок по графику отпусков, за которые штрафуют

Если вас все же хотят оштрафовать за отсутствие ознакомления сотрудников с графиком отпусков, можно попытаться оспорить его в суде. Аргумент — в законодательстве не установлены сроки для такого ознакомления. Положительные для работодателей судебные исходы есть (Решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 № 12-548/2016).

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Кого можно не включать в график отпусков?

• несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
• отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
• неознакомление работников с графиком;
• составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
• неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• инвалиды войны, ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»;
• Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы, Герои Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
• Герои труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
• почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Однако, готовя такой документ в муниципалитете, необходимо иметь в виду не только нормы трудового права, но и местное законодательство. Оно будет касаться того, в какой форме готовится график, как формулируется, составляется и готовится приказ об его утверждении, а также кто уполномочен его подписывать и утверждать.

Трудовое законодательство определяет график отпусков как документ, который показывает, когда и на какой срок уходят в отпуск сотрудники организации. Как оформляется этот документ, обязательно ли его утверждение, и какие требования законодатель предусмотрел для составления графика? Подробнее об этих и других нюансах составления и утверждения графика отпусков узнаете в нашей статье.

Нужно ли утверждать?

В отличие от формы, к моменту, когда должен быть утвержден график, закон требования предъявляет. То есть период, когда утверждается документация, касающаяся времени ежегодного отдыха работников, строго регламентируется: согласно ст. 123 ТК РФ, график должен быть готов за 2 недели до того, как начнётся очередной календарный год.

Согласно статье 123 ТК РФ, работодатель обязан утвердить план отдыха работников не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. Это обязанность любого работодателя, но нужно ли утверждать график отпусков приказом? Законодательство не обязывает работодателей издавать отдельное распоряжение, но, как показывает практика, такой документ значительно упрощает жизнь кадровикам.

Нужно ли отдельное распоряжение

Документ состоит из «шапки» и основной части. Приказ на график отпусков на 2021 год надо составлять по новым правилам: следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине обозначается название документа. В вводной части приводится ссылка на статью 123 Трудового кодекса РФ.

Правила составления

Кроме того, унифицированной формы документа не существует. Законодательно утверждена лишь форма самого плана (форма Т-7). Но даже ее использование носит рекомендательный характер. Тем не менее, составлена она весьма удобно, в ней содержатся все необходимые поля, в том числе и для утверждения графика. Поэтому формой Т-7 пользуются многие коммерческие организации.

Работодателям часто не удается оспорить в суде штраф за ошибки при разделении отпуска на части. И хотя в трудовом законодательстве нет требования об обязательном получении письменного согласия сотрудника деление отпуска, безопаснее иметь такое подтверждение (Решение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 № 12-2-127/2017).

Не забудьте включить в график отпусков и увольняющихся сотрудников. Минтруд занимает в этом вопросе непреклонную позицию — в график должны попасть все сотрудники, работающие у данного работодателя по трудовому договору на день его утверждения. В том числе работники, срок трудового договора которых истекает: к примеру, в январе начавшегося года (Письма Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321, от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

7 ошибок по графику отпусков, за которые штрафуют

Утверждение о том, что график отпусков не является локальным нормативным актом и поэтому знакомить с ним работников не нужно, не находят поддержки Роструда и в судах (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, Постановление ВС Республики Татарстан от 13.06.2018 № 4а-575/2018, Решение ВС Удмуртской Республики от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018).

Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован. Мы рекомендуем составлять на таких сотрудников отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.

Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель. То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2021 год — 17 декабря 2020 года.

Как вносить изменения в график отпусков

Каждый работодатель должен ежегодно утверждать график отпусков. За отсутствие или неверное оформление этого документа госинспекция труда может выписать внушительный штраф. Наша статья поможет без ошибок заполнить, утвердить и скорректировать график отпусков на 2021 год, а значит, избежать санкций.

Данный приказ обязателен для исполнения всеми сотрудниками. В итоге отдел кадров получит информацию о предпочтительных датах отпусков всех работников и сможет подготовить график отпусков, учитывая мнение коллектива.

К составлению графика отпусков надо основательно подготовиться. Учитывая некоторые особенности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков отдельным категориям сотрудников, имеет смысл собрать информацию о предполагаемых датах отдыха со всех работников. Для этого рекомендуем издать приказ о подготовке графика отпусков.

Приказ о подготовке графика отпусков: образец

Законодательно утвержденной формы приказа об утверждении графика отпусков нет. Поэтому каждая компания может использовать свою форму. Ключевые моменты, которые обязательно должны быть в данном приказе: