Инвентаризация расчетов и обязательств в казенном учреждении—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Инвентаризация расчетов и обязательств в казенном учреждении и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Во время инвентаризации комиссия проводит не только физический подсчет объектов и фиксирует их наличие или отсутствие, но и оценивает состояние всех активов. В Письме от 15.12.2017 № 02-07-07/84237 Минфин сообщает следующее: чтобы выявить объекты основных средств, которые перестали соответствовать критериям актива, комиссия определяет:

Если объект не отвечает критериям актива, его переводят на забалансовый счет 02 «Материальные ценности на хранении», чтобы определиться, как с ним поступить дальше (п. 35 Инструкции № 157н). Представители Минфина многократно обращали внимание, что на забалансовых счетах учитывают объекты НФА, которые не приносят экономической выгоды или не имеют полезного потенциала, в том числе если активы полностью или частично утратили свои потребительские свойства из-за физического или морального износа.

Правило 8. Отразить результаты инвентаризации

• например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.​

В строках отчета возможна детализация данных: при расшифровке граф «Контрагент», «Договор» открываются для просмотра элементы справочников; при расшифровке граф «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» формируется отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с возможностью дальнейшей детализации данных, при расшифровке граф 7, 8, 9 открывается операция.

1. В реквизите «Тип задолженности» указывается тип задолженности контрагентов, которую следует отразить в отчете:
   • дебиторская и кредиторская;
   • дебиторская;
   • кредиторская.
2. В реквизите «Контрагент» можно указать конкретного контрагента, по которому будет отбираться отражаемая в отчете задолженность. Отчет можно также сформировать по всем контрагентам.
3. В окне «Счета, по которым производится инвентаризация» задается список счетов, по которым следует производить инвентаризацию. Список содержит субсчета расчетов, по которым ведется учет по субконто «Контрагенты». Для того чтобы субсчет участвовал в формировании отчета, он должен быть отмечен в списке счетов.
4. В окне «Варианты возможных группировок информации» задаются порядок и виды группировки данных в отчете. Возможны следующие виды группировки:
   • «Счет учета»,
   • «Контрагент».

Формирование унифицированной формы ИНВ-17

Для составления акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и справки к нему по унифицированным формам применяются отчеты «Инвентаризация расчетов с контрагентами» и «Справка к форме ИНВ-17». Вызов отчетов производится из меню «Отчеты — Инвентаризация» главного меню программы.

В остальном документ заполняется так же, как и в случае с инвентаризацией любого другого пассива или же актива. Нужно корректно отразить данные о составе комиссии, обеспечить заверку документа руководителем.

Как правило, данные расписки включены в структуру унифицированных инвентаризационных описей, задействование которых предполагается на следующем этапе. Но если это не так — данные расписки могут составляться в свободной форме.

Инвентаризация финансовых обязательств: заполнение форм ИНВ-22 и ИНВ-23

• перечни конкретных обязательств, которые подлежат инвентаризации;
• причину проведения инвентаризации (она может отражать специфику хозяйственных операций с пассивами — например, если кредитор направил учреждению исковое требование с завышенными цифрами, и это стало причиной инициирования инвентаризации обязательств).

Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).

К сведению: в Письме Минфина РФ от 24.04.2020 № 02-06-10/33612 сказано, что выявление факта отсутствия первичных учетных документов, обосновывающих расхождение между фактическим наличием активов и обязательств и данными регистров бухгалтерского учета, не является основанием для прекращения признания в учете объектов бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия

К сведению: по мнению Минфина, Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, не являются нормативным правовым документом, требования которого обязательны при определении порядка проведения инвентаризации; отдельные положения указанного документа, не противоречащие законодательству РФ, учреждение вправе включить в документы учетной политики (см. письма от 19.05.2020 № 02-07-10/41023, от 10.02.2020 № 02-07-10/8553).

Анализ кредиторской (дебиторской) задолженности. С этой целью запрашивается реестр кредиторской (дебиторской) задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками. Далее проводится анализ контрактов (договоров), заключенных, исполненных в проверяемом периоде. Необходимо изучить контракты (договоры) на предмет правильности совершенных расчетов. Анализ лучше вести в таблице по наименованиям организаций поставщиков (подрядчиков). В таблице следует последовательно отразить:

Предмет проверки

4. Проверить, проводилась ли сверка остатков, числящихся на соответствующих счетах, с данными кредиторов, и сравнить их с аналогичными показателями предыдущих периодов. Сравнить оборот кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками с аналогичными показателями предыдущих периодов.

Документы, подлежащие проверке

Если по результатам инвентаризации выявлена просроченная кредиторская задолженность, то учреждением должны быть выяснены причины ее образования и приняты меры к ее погашению. В случае если кредиторская задолженность не востребована кредиторами, она подлежит списанию с балансовых счетов и принятию на забалансовый счет 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами». В случае истечения срока исковой давности, ликвидации юридического лица (смерти физического лица) кредиторская задолженность списывается с учета безвозвратно на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном в учетной политике учреждения.

При этом объекты земельных участков с их зданиями, сооружениями, недвижимостью не подлежат обязательной годовой проверке, и бюджетное учреждение не обязано проводить инвентаризацию таких средств ежегодно – достаточно проверять их раз в три года.

Выявленная при инвентаризации бюджетного учреждения недостача подлежит анализу. Само по себе определение недостачи являет собой нехватку товарно-материальных ценностей, выявленных в ходе проверки и их непосредственного пересчета. Если недостача была подсчитана в пределах норм естественной убыли, штрафные санкции к материально-ответственному лицу не применяются. В этом случае сумма недостачи или испорченных запасов списывается со счета учета по конкретной себестоимости, включающей в себя договорную цену и долю транспортных расходов, затраченных на эти запасы. Если же недостача превышает норму естественной убыли, то устанавливается виновное лицо и с него взыскивается штраф в размере суммы, полученной в ходе проверки недостачи.

Недостача при инвентаризации

Второй этап – непосредственное проведение инвентаризации в бюджетном учреждении. Подготавливаются соответствующие бланки для внесения в них данных по результатам проверки, вносятся имена членов комиссии, производится подсчет, взвешивание, замер конкретных позиций, подлежащих инвентаризации, после чего помещения, подверженные проверке, опечатываются для предотвращения подлога или последующего хищения проинвентаризированного имущества.

При инвентаризации расчетов с работниками учреждения необходимо проверить правомерность образования кредиторской и депонентской задолженности по состоянию на конец отчетного года, состояние расчетов по возмещению нанесенного учреждению ущерба, а также правомерность образования дебиторской задолженности по подотчетным суммам, не погашенным по состоянию на отчетную дату.

Инвентаризация расчетов в учреждениях

Также целесообразно провести тщательную проверку полноты, правомерности и своевременности изменений, внесенных в коллективные и трудовые договоры, локальные нормативные акты учреждений, регулирующие трудовые отношения (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании и прочие), в связи со вступлением в силу нового закона об образовании

Объекты инвентаризации

1. В отличие от казенных учреждений бюджетные учреждения не являются участниками бюджетного процесса, а финансирование получают в виде субсидий на выполнение госзадания, на иные цели, а также на цели капвложений. При этом остатки средств субсидий на выполнение задания могут переходить на следующий год, остатки субсидий на иные цели подлежат возврату в соответствующий бюджет, а условиями предоставления субсидий на капвложения могут быть установлены сроки, выходящие за пределы одного календарного года. Таким образом, целесообразно все расчеты инвентаризовать в разрезе источников финансирования расходов и затрат – по каждому виду субсидий.

О том, что проведение инвентаризации активов и обязательств перед составлением годовой отчетности является обязательным, бухгалтерам организаций бюджетной сферы напоминать не нужно. По общему правилу, при проведении инвентаризации в учреждении необходимо сверить информацию, отраженную в бухгалтерском (бюджетном) учете, с фактическими данными. При этом, с учетом изменений, вносимых в нормативные правовые акты, регулирующие проведение инвентаризации, перед должностными лицами ставятся и иные вопросы. О них и поговорим в статье.

Объекты, которые должны быть проинвентаризированы

Еще одной задачей, которую необходимо решить в рамках инвентаризации, проводимой в целях обеспечения достоверности данных годовой отчетности, является выявление признаков обесценения актива. Оно осуществляется путем анализа наличия любых признаков, указывающих на возможное обесценение актива, перечисленных в п. 6 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Обесценение активов», утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 259н (далее — Федеральный стандарт «Обесценение активов»).

Соответствие объекта понятию «Актив»

• основные средства;
• нематериальные активы;
• финансовые вложения;
• материальные запасы;
• незавершенное производство и расходы будущих периодов;
• животные и молодняк животных;
• денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
• расчеты;
• резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы.

Инвентаризация расчетов с бюджетом по налогам (сч. 68) и по страховым суммам (сч. 69) означает прежде всего сверку сумм по соответствующим субсчетам и данных, декларируемых организацией при сдаче отчетности: по каждому виду налога, страхового взноса. Члены инвентаризационной комиссии обязаны обратить внимание на своевременность сдачи отчетности (т.е. декларирования задолженности) и перечисления средств. При обнаружении задолженности по указанным счетам также обращается внимание на дату, когда она образовалась.

Что подлежит проверке

Законодатель отмечает в числе первоочередных целей инвентаризации урегулированиерасчетов с банком по кредитам: краткосрочным и долгосрочным (сч. 66, 67 бухгалтерского учета). Инвентаризируют обязательства в разрезе каждого заключенного кредитного договора, по видам займов, по заимодавцам (банкам и иным учреждениям). Проверяется правомерность отнесения кредитов и займов на соответствующий счет по срокам погашения: более года либо менее года. Сверяются расчеты по начисленным организации процентам. Такие расчеты должны быть учтены отдельно от сумм основного кредита, займа. Отдельно должны отражаться в учете и просроченные, неоплаченные в установленные сроки кредиты и займы.

Общие правила проведения инвентаризации

Приложением к нему служит справка о расчетах, где указана подробная информация по дебитору, кредитору, характер задолженности, подтверждающий сумму документ. Сведения, отраженные в справке, составляют основу акта инвентаризации. Вместо унифицированных форм в организации могут применять собственные, разработанные и утвержденные ЛНА, формы.

В бюджетном учреждении списание дебиторской задолженности по доходам, признанной в соответствии с законодательством РФ нереальной к взысканию, отражается по дебету счета 040110173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020500000 «Расчеты по доходам» (020521660 — 020541660, 020552660, 020553660, 020571660 — 020575660, 020581660) с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».

В период между инвентаризациями следует систематически проводить выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения. Основной задачей таких инвентаризаций является осуществление контроля за сохранностью материальных ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета.

Отражение в бюджетном учете операции по оприходованию оборудования, не учтенного на балансе учреждения

• излишек имущества оприходован по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли отнесены на расходы, а сверх норм — на счет виновных лиц или на финансовые результаты.

Указанные обстоятельства были расценены судом как свидетельствующие о том, что кроме МОЛ доступ к складированной ткани имели и другие лица. Суду не были представлены документы учета движения, в том числе, спорной ткани на складе в период проведения проверки. БУ могло исполнить пункты 3.18, 3.19 Методических указаний № 49 и оформить во время проверки отдельные описи по ТМЦ, которые во время инвентаризации поступили или, наоборот, были отпущены.

Проводите обязательную инвентаризацию в других случаях, установленных законодательством или по решению вышестоящего органа. Например, федеральные учреждения инвентаризируют дебиторку по расходам и капвложения.

Порядок подготовки к ежегодной инвентаризации

БУ системы МВД РФ, ежегодно, до 15 августа представляют ГРБС перечни движимого имущества, подлежащего высвобождению. Соответственно при утверждении проведения инвентаризации необходимо предусмотреть до ее проведения формирование перечней указанного имущества. Указанные требования характерны и для других КУ, например, подведомственных:

Самым простым (в методологическом, но не техническом плане) инструментом проверки актуальности и достоверности данных о долгах компании за отгруженные ей товары и предоставленные услуги является составление и подписание актов сверки с каждым контрагентом. В Методологических Указаниях предлагается образец такого акта, но он не является нормативным и может составляться предприятием в произвольной форме.

Инвентаризируем финансовые обязательства организации

Инвентаризация финансовых обязательств организации, как и любая другая инвентаризация, проводится с целью проверки достоверности данных регистров бухгалтерского учета и отчетности. Методологические указания (пункт 1.2.) представляют финансовые обязательства предприятий и организаций (независимо от формы собственности и юридического статуса) в следующем виде:

Объекты инвентаризации

Так как казенные учреждения являются участниками бюджетного процесса, при проведении инвентаризации расчетов необходимо провести тщательный анализ всех операций, совершенных в отчетном году, на предмет выявления фактов нецелевого использования бюджетных средств и иных бюджетных нарушений.

Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.

По активам учреждения, не имеющим аналогов и не являющимся предметами договоров купли-продажи, по которым информация о стоимости изготовления отсутствует, следует применять (Письмо Минфина РФ от 11.02.2016 № 02-07-10/7458):

Особенности проведения инвентаризации финансовых обязательств

Впоследствии все три МОЛ были уволены, но на момент проверки ТМЦ, все объекты находились на ответственном хранении у всех МОЛ — членов коллектива. Члены комиссии допустили отсутствие подписи одного из МОЛ в различных описях.