Нужно ли оставлять мед справку в личных делах уволенных сотрудников на хранение

1. На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.
2. На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
3. Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.
4. Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.

Архивное хранение

МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться. Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров. Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

Карточка работника

1. Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
2. Анкета.
3. Личная карточка.
4. Резюме.
5. Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
6. Трудовой договор.
7. Характеристика.

Вкладывать в дела работников копии их персональных бумаг или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области персданных штрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц штрафуют на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

Чиновники по-своему ответили на вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника в 2020 г., но в судебной практике уже имеются случаи, когда хранение копий у работодателя судьи посчитали ненужным. В частности, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и храниться копия паспорта в личном деле работника не должна.

Условия, при которых хранение копий безопасно

Кстати, информация, что ввели запрет на 9 документов в личных карточках сотрудников, — не более чем предупреждение, основанное на законодательстве. Но рекомендуем перестраховаться и убрать из дел сотрудников те бумаги, которые не нужны для реализации задач и обязанностей работодателя.

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Учет, внесение изменений и хранение

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Место хранения должно быть недоступным для широкого круга лиц. В помещение с архивом личных дел доступ строго ограничивается. Нужно обеспечить условия для невозможности хищения документов, их утери или порчи.

Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников. Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.

Что делать с личным делом, если сотрудник увольняется?

Если у работодателя остались личные документы уволенного, за которыми он по какой-либо причине не обратился в день увольнения, то их следует также сохранить. Нужно положить их в плотный непрозрачный конверт и подшить его к закрытому делу.

Ведение персональных дел сотрудников обязательно только для некоторых категорий работников, например, госслужащих, что обозначено в гл. 7 ФЗ №79 от 27.07.04. У коммерческих организаций формирование информации о работниках осуществляется на добровольной основе.

Хранятся ли досье на уволившихся работников?

Личные дела сотрудников, в том числе уволенных, подлежат длительному хранению. Даже после их закрытия избавляться от документации нельзя. Период хранения персональной папки гражданина строго регламентирован. Архивация дел осуществляется в течение 3 лет после их закрытия, для муниципальных и государственных гражданских служащих этот срок увеличивается до 10 лет.

Состав

1. сверка всех бумаг;
2. прошивка дела или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
3. закрытие и прикрепление внутренней описи;
4. формирование листа-заверителя (приложение 8 приказа Минкультуры РФ № 526 от 31.03.15);
5. заполнение титульного листа с обозначением даты закрытия документа и совокупного числа листов (включая заверительный).

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

• обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
• обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
• содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Под личным делом подразумевается совокупность документов и сведений о конкретном работнике и его трудовой деятельности, систематизированных в определенном порядке. В общем виде личное дело представляет собой папку, в которую помещаются все документы, связанные с конкретным работником.

Что это такое?

• заявление о приеме на работу,
• трудовой договор,
• личная карточка (форма № Т-2),
• приказ о поступлении на конкретную должность,
• копия паспорта,
• СНИЛС, ИНН и др.

1. Документы, оформляемые в процессе трудовой деятельности.

Сколько хранятся?

По закону работодатели обязаны обеспечивать сохранность документов, имеющих отношение к конкретному работнику, даже после его увольнения. Именно для этого и прописываются конкретные сроки хранения. При этом также должен быть соблюден определенный порядок реализации данной процедуры.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Порядок формирования личного дела работника в 2020 году

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ.

Дела хранятся как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование — доступ третьих лиц к содержанию этих хранилищ запрещен. Документы в сейфах располагают по номерам, в небольших организациях — в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Хранение и учет

• название организации;
• номер (если ведется нумерация);
• Ф.И.О. сотрудника;
• дата начала ведения (дата издания приказа о приеме);
• дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
• срок хранения личных дел уволенных сотрудников (прописывается при закрытии дела);
• количество листов самого дела (данную графу заполняют, отправляя дела в архив).

Образец листа ознакомления

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и продвижении по службе. В обязательном порядке дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон №79-ФЗ от 27.07.2004, Указ Президента №609 от 30.05.2005), сколько и где хранятся личные дела сотрудников — определено на уровне законодательства. В отношении сотрудников прочих организаций такие документы ведутся по решению и желанию руководства. Но если принято решение вести их, то хранить бумаги придется с учетом нормативных актов для государственных компаний.