Журнал по регистрации приказов в суде—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Журнал по регистрации приказов в суде и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Организация вправе вписывать в журнал не всю документацию. Исключением являются бумаги, имеющие значение для проверяющих организаций, государственные общепринятые документы и пр. В других случаях решение, регистрировать акт или нет, принимает ответственный за документооборот компании. В любом случае схема действий по этому вопросу должна быть отражена в учетной политике организации.

Обычно журнал регистрации актов вводят в систему документооборота компании, когда актов составляется большое количество. Если впоследствии будет необходимо найти конкретный акт, то с журналом это можно будет сделать оперативно.

Значение

• Порядковый номер.
• Дата.
• Вид акта.
• Краткое содержание документа.
• ФИО и должность составителя акта. Столбец может быть как единый, так и разделенный на две части.
• Кто присутствовал при составлении акта. В этой графе перечисляются председатель и члены комиссии, которые ставят свои подписи.
• Выполненные на основе акта действия.
• Примечание. Здесь могут содержаться, например, особое мнение одного из членов комиссии или отметки о наличии визы руководителя в регистрируемом документе.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Требования к оформлению журнала

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

• 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
• 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

Для чего ведут журнал регистрации

• используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
• регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
• закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

Что в нем регистрируют

• не допускайте ошибок, помарок;
• избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
• имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
• номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
• номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
• рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
• в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
• укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма. Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.

Пример журнала регистрации приказов работодателя

Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном. Если работодатель закрепит в локальных актах, например, распоряжении, необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить. Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.

Нужен ли журнал приказов работодателя

Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя. Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много. Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

1. Номер по порядку. Данная графа нужна, чтоб избежать издания приказов задним числом.
2. Номер регистрируемого приказа.
3. Дата регистрации распоряжения (приказа).
4. Краткое содержание документа.
5. Фамилия, имя, отчество и должность лица, в отношении которого издан приказ.
6. Должность лица, в отношении которого издан приказ.
7. Основания для создания приказа или распоряжения.
8. Примечание (дополнительная информация по документу).

Изменения в журнале

• название компании, в которой ведется данный документ;
• место ведения (город, поселок, ПГТ и т.п.);
• название структурного подразделения (например, «административный отдел»);
• название журнала;
• дата начала заполнения;
• дата закрытия (проставляется после завершения заполнения документа);
• период хранения журнала после окончания заполнения;
• номер тома (если журнал заканчивается до конца рабочего года).

Внешний вид документа, описание его полей, содержание

Журнал регистрации приказов и распоряжений существует для достижения одной единственной цели — быстрого нахождения конкретного приказа, независимо от того сколько времени прошло (конечно, в рамках срока хранения документов). Например, при оформлении пенсии работнику, уволенному с предприятия 10 лет назад, может потребоваться копия приказа о приеме или увольнении на работу. В случае разногласий между работником и администрацией предприятия, решаемых в судебном порядке, журнал регистрации приказов позволяет убедить суд в том, что приказ был издан своевременно (не задним числом).

• регистрация документов ведется в хронологической последовательности и исключает возможность издания приказов «задним числом»;
• поиск документа становится легче и быстрее, что актуально при проведении проверки внешними контролерами (ФНС, ПФР, ГИТ) и в споре с сотрудниками;
• руководство всегда может получить информацию о количестве приказов по каждой сфере учета.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 вводит сроки хранения документов организации. Учитывая, что приказы и распоряжения по основной деятельности хранятся постоянно (п. 19 Перечня), журнал их регистрации рекомендуем также хранить бессрочно.

Локальные нормативные акты призваны регулировать деятельность и обеспечить ее соответствие законам РФ. Воля руководства оформляется приказом или распоряжением и касается абсолютно всех вопросов, возникающих в работе:

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

• реквизиты документа — дата и номер;
• наименование приказа и его краткое содержание;
• исполнитель (автор) приказа;
• круг лиц, которые должны быть ознакомлены с документом;
• примечание — графа, которая заполняется при необходимости.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Образец книги приказов по основной деятельности

1. Порядковый номер документа.
2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

• все страницы нумеруют;
• книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
• указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
• подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
• на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.

Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

Виды журналов регистрации

• когда человек был принят на работу;
• переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
• привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
• дату и причину прекращения трудовых отношений.

Можно ли регистрировать проведение инструктажей в электронном виде и подтверждать это электронной цифровой подписью? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г.

Нужно ли вести книгу учета движения трудовых книжек, если работникам выдаются расписки о получении от них трудовых книжек? Оштрафует ли Гострудинспекция, если при данных обстоятельствах КУДТК не велась? Если не вели, а надо, то что делать?

Материалы по теме:

Формы журналов, которые не утверждены официальными органами, разрабатываются работодателями самостоятельно. Разумеется, с оглядкой на требования нормативных актов и общепринятые правила кадрового делопроизводства.

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

1. Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
2. Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
3. Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
4. Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
5. В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
6. В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.

Последняя страница

После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).

• возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
• возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
• придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания. Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье.

Какие документы нужно регистрировать

С целью систематизации работы с этими документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, журналов, которые ведутся в организации. Обычно их несколько, и каждая ведется в соответствии с имеющейся номенклатурой дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.

Порядок ведения

Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует. Однако рекомендуется вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам: