Как правильно оформить служебку по недостающему персоналу—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как правильно оформить служебку по недостающему персоналу и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Решение производственных вопросов часто связана с замещением отсутствующих работников. Первым документом, на основании которого это оформляется – Служебная записка. Основная цель написания записки – обеспечить бесперебойную работу предприятия.

Цель служебки

• Грамотное и последовательное изложение сути вопроса замещения.
• Грамотный и понятный текст.
• Полное содержание сведений для принятия решения руководителем.
• Полный набор параметров для служб, имеющих отношение к оформлению.
• Необходимые согласования, если они требуются для замещения.

Оформление документа на совмещение должностей

Обязанность или инициатива оформления Служебной записки на доплату принадлежит любому сотруднику или руководителю, ответственного за решение этих вопросов. Зависит это от принятого регламента, внутреннего Положения или Стандарта предприятия.

• в шапке – наименование компании, Ф.И.О. и должность адресата (чаще всего пишется на имя директора, но есть иные варианты), Ф.И.О. и должность составителя;
• ниже – название документа – докладная записка о прогуле (иное нарушение, происшествие). Рекомендуется писать первые два слова прописными (большими) буквами, а продолжение – маленькими строкой ниже. Ставить точку в конце не надо;
• основной текст обычно начинается с фразы: «Довожу до вашего сведения следующую информацию». Но это необязательно, документ составляется в свободной форме, и разрешается импровизировать. Главное, чтобы была понятна суть. Помимо подробного описания ситуации составитель просит руководство повлиять на ситуацию. Если речь идет о том, что некий работник Иванов регулярно опаздывает, можно просить повлиять на нерадивого коллегу путем вынесения выговора или снижения премиальных выплат, если такой способ воздействия предусмотрен в ЛНА работодателя;
• заключительная часть содержит подпись и расшифровку составителя, дату обращения. Помните, что составителем может быть и один человек, и группа коллег. Если жалоба коллективная, ее подписывают все.

Правила составления

Поскольку образец, как пишется докладная записка на сотрудника, не утвержден, то нет и требований к тому, писать ее от руки или напечатать. Какой бы вариант вы ни выбрали, соблюдайте общее правило – документ подписывает лично составитель. Остальные нюансы второстепенны.

Что это такое и когда понадобится

• документ составляют на обычном листе формата А4;
• если текст занимает больше 2 страниц, их нумеруют и каким-то образом соединяют;
• наименование организации и ФИО адресата указывают в верхней правой части документа (угловое расположение реквизитов) или справа под реквизитами бланка (продольное расположение реквизитов);
• заголовок документа рекомендуется писать полностью, чтобы он отвечал на вопрос «о чем?»: к примеру: «Докладная записка о неисполнении служебных обязанностей»;
• дату составления допускается писать арабскими цифрами или в формате типа «30 сентября 2020 года».

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

• уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
• внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
• побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

• бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
• далее указывается наименование документа;
• вносится дата его составления и номер;
• описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
• ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Обычной практикой считается использование норм оформления, которые устанавливаются локальными нормативными актами. То есть ведение делопроизводством определяет структуру и внешний вид представленного документа. Документация проходит регистрацию, специализированный учет, так как является письменной бумагой. При решении сложных задач, которые невозможно решить без участия «параллельных» структур. Учет документооборота является доказательной базой, то есть позволяет оттянуть время и перераспределить ответственность.

Общее определение

На текущий момент на территории отечественного государства действует государственный стандарт Р7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Для организационно-распорядительной документации имеется отдельная статья, где представлены основные особенности и нормативные указания. В пункте 5.15 располагается упоминание относительно СЗ. Важно отметить, что документ носит рекомендательный характер.

Оформление служебной записки по ГОСТ

При условии внесения пункта-отсылки к ГОСТ представленные нюансы нужно будет соблюдать. В самом документе детальное регулирование относится к внешнему виду, особенностям оформления на различных типах бумаги, в том числе регулирование по форматированию. По краям должны располагаться поля 10 и 20 мм справа и слева соответственно. Все документы должны заполняться только на русском. Справа в верхнем углу вписывается адресат, слева наименование бумаги, дата регистрации, регистрационный номер. В заголовке должна отражаться суть служебной записки.

Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности.

Зачем писать, если можно сказать?

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов.

Содержание «командировочной» служебной записки

1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

• Для написания документа используется фирменный бланк организации. В его отсутствие записку можно составить на листе А4;
• В правом верхнем углу указывается адресат в лице руководителя, с указанием должности, фамилии, имени и отчества в родительном падеже. Например, «директору ООО «Организация» Сидорову Ивану Петровичу»;
• Под этой записью указываются данные составителя в родительном падеже. Например, «от специалиста отдела контроля качества Иванова Михаила Александровича»;
• Ниже, в середине бланка указывается называние документа. Например, «служебная записка о нарушении должностных обязанностей»;
• Далее – основная часть, текст, в котором излагаются факты происшествия и указываются данные провинившегося сотрудника (ФИО, должность);
• В заключении – подпись составителя с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Грамотный образец в 2020-2021 году

Цель создания докладной – необходимость в информировании руководства, поэтому она и передается директору организации, его заместителю или другому ответственному сотруднику, в соответствии с локальными документами. Ответственно лицо должно рассмотреть предоставленную записку, после чего принять решение и посредством резолюции дать старт его исполнению.

Реакция руководителя на документ

Докладная записка о нарушении правил дисциплины входе трудового процесса – наиболее распространенный тип этого документа. Создаваться он должен в том случае, когда начальство необходимо оповестить о нарушении сотрудником норм поведения и правил рабочего процесса. Иногда составление такой докладной является необходимостью: например, если сотрудник, производящий контроль за осуществлением трудовой деятельности, должен ежедневно составлять отчет о соблюдении рабочего распорядка. Если сотрудник нарушил внутренний распорядок (предположим, опоздал на работу), то о его проступке необходимо доложить начальству. Записка может составляться и инициативно, если рабочий коллектив (или одного и работников) не устраивает поведение кого-то из коллег, которое выражается, например, в пренебрежительном отношении к работе или другим людям.

Данная записка является официальным документом, поэтому она должна быть составлена письменно или в печатной форме с использованием информационно-делового стиля изложения. Содержание официальной бумаги должно быть:

1. Точное время и место дисциплинарного нарушения.
2. Суть нарушения (конкретные действия или бездействие сотрудника).
3. Правовые основания для привлечения к взысканию (пункты Трудового Кодекса РФ, трудового договора, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и др.).
4. Описание обстоятельств и деталей произошедшего (данные свидетелей, их роль, документы-доказательства, фото и т.п.), их необходимо приложить к служебной записке.

Виды и специфические особенности служебной записки

На любом предприятии отыщется сотрудник, не уважающий своих сослуживцев, подчиненных и иногда даже начальство. В отличие от дисциплинарных проступков и ненадлежащего исполнения своих обязанностей иногда бывает трудно наказать сотрудника за некорректное поведение, поскольку нормы о некорректном поведении практически не встречаются в ТК РФ (за исключением педагогических работников).

Я опросил наладчика станков Тарасова Тараса Тарасовича, известна ли ему какая-либо информация о Сидоровом С. С. Однако Тарасов Т. Т. пояснил, что Сидоров С. С. с ним не связывался сегодня и где тот находится ему не известно.

Популярные посты

До настоящего момента связаться с Сидоровым С. С. не представляется возможным. На время 16.50 ч. сведения об уважительных причинах Сидорова С. С. отсутствуют. При выходе Сидорова С. С. на работу с него будет запрошено объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени.

Алексей Смирнов

С увольнением за прогул вроде всё понятно. Но вот незадача, бумажек слишком много придётся писать, чтоб вменить работнику дисциплинарное взыскание. И без этих бумажек никуда. Если надлежаще не оформить отсутствие работника на рабочем месте, суд признает увольнение незаконным, если до него всё-таки дойдёт, и восстановит работника на работе, как униженного и оскорблённого.

Служебные записки составляют, если нужно внести временные изменения в режим труда сотрудника, поощрить или наказать его, скорректировать график отпусков, пополнить запасы канцтоваров и запчастей. Образец служебной записки Несмотря на то, что все виды служебных записок относятся к категории внутренних документов, при их оформлении рекомендуется придерживаться требований, которые .

С появлением нового ГОСТа оформление служебной записки приобрело нюансы. Обязательны ли эти требования? Или работодатель может разработать свою форму служебной записки? Документа, которые используется исключительно внутри организации. Для решения разнообразных организационных, кадровых или материальных вопросов.

Служебная записка с приложением образец

Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:В верху в правом углу листа отображается адресат записки.

Уход работника в отпуск или на больничный сопряжен с некоторыми проблемами для работодателя. Ему приходится продумывать систему временной замены отсутствующего и хотя бы частично переложить его функционал на другого работника. Для этой цели составляется служебная записка о возложении обязанностей на период отпуска. Как правильно ее оформить и что должно быть указано в этом документе?

Как возложить обязанности сотрудника, ушедшего в отпуск?

Однако такие меры принимают в крайних случаях, если бесконфликтно решить проблему не удалось. Заинтересованному лицу всегда следует попытаться мирно урегулировать вопрос, не прибегая к постороннему вмешательству.

Пример написания

В этом случае подразумевается, что в стандартной ситуации работник осуществляет свой круг обязанностей, но ему в любой момент могут предложить выполнить и иные производственные поручения. Это в корне неверный подход, так как он заведомо невыгоден для сотрудника.

1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Кто и на кого подает

После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

По сути служебный бланк является средством деловой переписки в середине компании, между работниками разных подразделений, у которых разные руководители. Если же работник написал записку вышестоящему начальнику, то это уже докладная.

Оформление служебной записки

Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

Как правильно написать служебную записку

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.