Содержание
Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как правильно написать об отсутствии обученного персонала и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Акт может быть написан на фирменном бланке организации или на обычном листе А4 формата. Составляется он в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, второй передается сотруднику. Оба экземпляра должны быть подписаны комиссией и самим работником.
Если сотрудник не согласен с актом, он может обратиться за защитой своих интересов в трудовую инспекцию или суд. В некоторых случаях, оспаривание факта прогула и последующего дисциплинарного взыскания приводит к его аннулированию. В частности, это может быть, когда:
Инструкция по оформлению Акта о прогуле
Согласно закону РФ, прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте от четырех и более часов подряд без предварительного предупреждения руководства. Главная особенность прогула – отсутствие уважительной причины или нежелание работника как-либо объяснить этот факт. Таким образом, неисполнение сотрудником служебных обязанностей вполне закономерно приводит к различным мерам воздействия в отношении него со стороны работодателя.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
Для чего составляют
Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Работодатель обязан затребовать объяснительную у работника перед тем, как наложить на него дисциплинарное взыскание, но форма запроса законодательно не установлена: можно передать требование и в письменной, и в устной формах. Как правило, работодатели предпочитают оформлять свои требования в письменной форме, чтобы у них сохранились доказательства на случай судебных споров с работниками о законности увольнения или объявления выговора.
👩💼 Уведомление работника о необходимости дать объяснения. Как это происходит
Объяснительная помогает работодателю посмотреть на случившееся глазами работника и сделать вывод о степени его вины. Какие из доводов работника можно считать уважительной причиной нарушения трудовой дисциплины, а какие – нет, работодатель определяет по своему усмотрению.
👇 Причины истребования
Право работодателя истребовать у работников объяснения до момента дисциплинарного взыскания предусмотрено в статье 193 Трудового кодекса. На основании объяснительной записки определяется степень вины работника в случившемся, и выбирается наказание для него.
На крупных предприятиях, где работает большое количество людей, трудно контролировать процесс на словах. Поэтому в работе с коллективом используется специальная внутренняя документация. Сюда относятся всевозможные служебные записки.
Кто составляет документ?
В работе большого предприятия недопустимо просто сказать начальнику, что такого-то работника не было вчера на месте. Все, что касается сверхурочных, отгулов, прогулов, больничных необходимо отражать в отчетной документации. Поэтому прогул тоже должен быть учтен документально.
Основные требования
Пример: «Подобная ситуация случается уже в 4 раз за последние полгода, указанные ранее причины отсутствия не находили своего подтверждения, а подобное поведение Петрова П.П. приводит к срывам рабочих планов и убыткам. В связи с этим, прошу уволить менеджера по продажам Петрова П.П. в соответствии с п. 6 ст. 81 ТК РФ за прогул».
- в шапке – наименование компании, Ф.И.О. и должность адресата (чаще всего пишется на имя директора, но есть иные варианты), Ф.И.О. и должность составителя;
- ниже – название документа – докладная записка о прогуле (иное нарушение, происшествие). Рекомендуется писать первые два слова прописными (большими) буквами, а продолжение – маленькими строкой ниже. Ставить точку в конце не надо;
- основной текст обычно начинается с фразы: «Довожу до вашего сведения следующую информацию». Но это необязательно, документ составляется в свободной форме, и разрешается импровизировать. Главное, чтобы была понятна суть. Помимо подробного описания ситуации составитель просит руководство повлиять на ситуацию. Если речь идет о том, что некий работник Иванов регулярно опаздывает, можно просить повлиять на нерадивого коллегу путем вынесения выговора или снижения премиальных выплат, если такой способ воздействия предусмотрен в ЛНА работодателя;
- заключительная часть содержит подпись и расшифровку составителя, дату обращения. Помните, что составителем может быть и один человек, и группа коллег. Если жалоба коллективная, ее подписывают все.
Правила составления
- документ составляют на обычном листе формата А4;
- если текст занимает больше 2 страниц, их нумеруют и каким-то образом соединяют;
- наименование организации и ФИО адресата указывают в верхней правой части документа (угловое расположение реквизитов) или справа под реквизитами бланка (продольное расположение реквизитов);
- заголовок документа рекомендуется писать полностью, чтобы он отвечал на вопрос «о чем?»: к примеру: «Докладная записка о неисполнении служебных обязанностей»;
- дату составления допускается писать арабскими цифрами или в формате типа «30 сентября 2020 года».
Примеры
Прежде чем показать примеры, как написать докладную записку руководителю, напомним про ГОСТ Р 7.0.97-2016, регламентирующий в 2020 требования к оформлению документов. Он добровольный, и следовать его нормам не обязательно. Но в нем есть несколько важных общих правил:
Первое, что следует сделать работодателю, выявившему отсутствующего работника, это документально зафиксировать факт отсутствия с помощью акта. В акте указывается дата составления, документируется время, после чего документ подписывают свидетели из числа других сотрудников организации. После того, как лицо, в отношении которого был составлен акт об отсутствии на рабочем месте, появилось на работе, работодатель вправе требовать с отсутствовавшего объяснений в письменной форме, предварительно ознакомив подчиненного с актом.
Как написать
- Наименование организации;
- Фамилия, инициалы должностного лица, которому адресовано объяснение;
- Дата написания;
- Название документа – объяснительная об отсутствии на работе;
- В основном тексте требуется указать от первого лица, что имело место отсутствие на рабочем месте (уточнить дату и время произошедшего) и максимально лаконично описать причины случившегося;
- В конце объяснительная визируется подписью составителя.
По состоянию здоровья
Наверняка, многим работающим гражданам на протяжении своей профессиональной деятельности хотя бы раз хотелось прогулять работу, но, с точки зрения трудового законодательства, такой поступок подлежит дисциплинарному взысканию, а в определенных случаях — даже увольнению. Но иногда отсутствие на работе сотрудника во время рабочей смены может быть вызвано обстоятельствами непреодолимой силы или иными вескими причинами. В такой ситуации помочь работнику избежать наказания может обычная объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте.
Обратите внимание! Можно подать предварительно жалобу в инспекцию по труду, у них есть полномочия на отмену приказа об увольнении. Но нужно помнить, что существует срок исковой давности по подобным спорам. Если не обратиться в суд в течение календарного года после увольнения, спор не будет рассмотрен.
Возможно, когда человек сможет, он даст письменные объяснения своего отсутствия. Например, по дороге на работу водитель попал в аварию, был госпитализирован, не смог сообщить о своём состоянии. Руководство фиксирует тот факт, что он работе он не появился к началу рабочего дня и в течение последующих 4 часов. Потом начальство узнаёт о ситуации со здоровьем, у работника будет больничный лист, причина отсутствия уважительная. Но, если бы не авария, то акт стал основанием для увольнения.
Кто должен составлять акт о прогуле?
У работника есть право оспорить действия своего руководства. Если он не согласен с применением дисциплинарного наказания, в том числе, увольнением, он может обжаловать его в судебном порядке. Для этого нужно предпринять несколько действий:
2 Об ошибках в работе – имеются в виду неумышленные ошибки в расчетах, в действиях работника и т.п. Здесь лучшей стратегией будет признание ошибки и обещание впредь такого не допускать. Попытка возложить ответственность за ошибку на другого человека допустима только при наличии документального подтверждения.
– В законодательстве нет норм, обязывающих ходить на родительские собрания, поэтому требовать от вас написания такой объяснительной записки никто не вправе. В случае если классный руководитель или директор школы начинают давить на вас рекомендуем обращаться в Департамент Образования, координаты которого можно найти на сайте администрации вашего населенного пункта.
Сколько времени хранится объяснительная
Подобные записки имеют существенное правовое значение, особенно если дело касается трудовых отношений. Согласно Трудовому кодексу РФ, объяснения работника – обязательная часть процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности. До тех пор, пока не получена объяснительная записка (если не истек срок ее предоставления, указанный в предыдущей главе) никакие меры к работнику приняты быть не могут.
Не рекомендуется пренебрегать и детальным описанием обязанностей работника. Например, можно зафиксировать обязанность предоставлять работодателю информацию о сдаче промежуточных экзаменов, прохождении практики и т.п.
Но главное — в ученическом договоре необходимо указать срок, в течение которого работник обязан проработать в организации по полученной профессии (специальности, квалификации). Кроме того, в договоре необходимо зафиксировать срок обучения и размер оплаты в период ученичества.
Наконец, повышение квалификации — это дальнейшее обучение работника по той же профессии в целях совершенствования профессиональных знаний, умений и навыков. Тут примером могут быть всевозможные курсы повышения квалификации.
Как видим, основное отличие повышения квалификации от других форм обучения заключается в том, что новой профессии сотрудник не получает. Этот нюанс имеет значение при налогообложении. Поэтому первое, на что нужно обратить внимание при составлении документов на обучение — как грамотно указать вид обучения. Ведь расхождение между документами и фактическими обстоятельствами может привести к весьма неблагоприятным налоговым последствиям.
Налоговая формулировка
Независимо от того, чему и как вы решили обучать сотрудника, направление на учебу оформляется отдельным договором. По своей сути такой договор является дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 2 ст. 198 ТК РФ). А это значит, что его содержание в первую очередь должно соответствовать требованиям ТК РФ. Проще говоря, включить в договор условия, ухудшающие положение ученика (например, установить отпуска в меньшем размере или ограничить оплату проезда к месту учебы) нельзя. Точнее, включить такие условия можно, но они будут недействительными (ст. 206 ТК РФ).
Более того, ст.84.1 ТК РФ освобождает нанимателя от ответственности в случае, если трудовая книжка будет выдана не в день оформления увольнения за прогул, а значит допускает ситуацию, когда расторжение трудового договора происходит задним числом (о том, каким числом уволить нарушителя за прогулы и в какие сроки нужно это сделать, читайте тут).
В таком случае стоит направить требование о даче объяснений по месту регистрации сотрудника, причем почтовое отправление следует направить заказным письмом с уведомлением о получении. Только так в дальнейшем наниматель сможет подтвердить соблюдение требований ст. 193 ТК РФ.
Порядок расчета работника, который исчез и не появляется
Если же работник готов пояснить причины своего отсутствия, то он должен сделать это в письменной форме на бланке заявления, только вместо слова «Заявление» пишется «Объяснительная». Такой документ пишется в свободной форме. В тексте описывается сама причина прогула, например, плохое самочувствие.
Работодатель (например, в лице начальника отдела кадров) можно устно попросить работника написать объяснительную об отсутствии на рабочем месте. Если же ситуация носит напряжено-конфликтный характер, то уведомление с требованием представить объяснения имеет смысл оформить письменно и вручить работнику под подпись. Если работник откажется принимать и подписывать уведомление, то нужно составить акт об этом.
Работодатель может уволить работника за прогул, то есть за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня или смены независимо от их продолжительности. Также могут уволить в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены) (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Но если же работник отсутствовал на работе менее четырех часов (например, опоздал из-за пробок на один час), то увольнять за одно лишь это его нельзя. Однако можно объявить замечание или выговор.
Срок представления объяснений
Основные права и обязанности работника названы в статье 21 Трудового кодекса РФ. Так, к примеру, он должен добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, дисциплину труда. Соответственно, если работник отсутствует на рабочем месте, то это может быть расценено как нарушение правил внутреннего трудового распорядка. Если так, то за отсутствие на рабочем месте (даже всего несколько часов), работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание.
Например, подобное наказание предусматривается только определенное время. Нельзя уволить сотрудника, если с момента реального прогула прошло больше 6 месяцев. При ревизорских и аудиторских проверках увольнение разрешается провести не позже, чем через 24 месяца с момента проступка.
Если планируется оформить взыскание за прогул, то отдельного документа не потребуется. В приложении к приказу об увольнении работодатель указывает на необходимость взысканий и соответствующие доказательства.
Ограничения по увольнению
Единственное, что встречается на практике чаще всего — это объяснительные. Можно, но не обязательно, попросить работника прояснить ситуацию. Не исключено, что пропуск рабочего дня был совершен по веским причинам.
Каждый работник обязан понимать, что в процессе трудовой деятельности на протяжении всей жизни и для карьерного роста ему непрерывно придется где-то чему-то учиться. Поэтому постоянно рассчитывать на оплату всего процесса обучения и требовать этого в каждом заявлении на учебный отпуск не рекомендуется.
Наиболее удобным и выгодным для всех сторон сроком является четыре или пять дней до дня ухода на сессию. Если работник оповестил руководство за день до начала отпуска, работодатель вынужден будет его отпустить. При этом, если в ходе проверки будет установлено нарушение сроков перечисления суммы отпускных, работодателю грозит штраф (руководителю компании — от десяти до двадцати тысяч, а организации – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей).
Сроки подачи заявления
Заявление на учебный отпуск по ТК РФ является единственным основанием для составления и издания соответствующего приказа в организации. Приказ может быть зафиксирован в свободной форме. При этом в нем должна отражаться информация о причине и периоде отсутствия работника, а также об обязательной оплате данного периода.
Загрузка...
